ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 20.06.2021
Просмотров: 231
Скачиваний: 1
Тема: Процессы управления документами и контроль
1 Экспертиза письменной информации, подлежащей включению в документную систему
Определение состава документов в документной системе, базируется на анализе регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности, а также на анализе рисков в случае, если документы не включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует.
Документы создаются в самой организации и поступают в нее из вне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Документальная информация является динамичной, она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организацию или частное лицо к действию, служит для отчетности организации или частного лица, а также документально фиксирует действие, решение или процесс принятия решения.
2 Определение сроков хранения документов
Принятие решений о сроках хранения документов в документной системе
основывается на оценке регулирующей среды, требований деловой деятельности и подотчетности, а также оценке риска. Изначально к принятию таких решений должны привлекаться структурные подразделения, администрирующие конкретный вид деловой деятельности, ответственный сотрудник службы управления документами и другие необходимые лица, причастные к этому процессу, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами. Правовыми или иными требованиями регулирующей среды могут устанавливаться минимальные сроки хранения документов в документной системе или же решение этого вопроса может быть передано уполномоченному органу (архивному органу или аудитору). При определении сроков хранения документов должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа. Управление хранением документов должно осуществляться для:
а) соответствия текущим и будущим потребностям деловой деятельности посредством:
1) сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах
деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;
2) сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для
соблюдения обязательств отчетности;
3) своевременного, санкционированного и, систематического уничтожения
документов, которые больше не используются;
4) сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи
могли считать документы аутентичными и достоверными, даже в тех случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям;
б) соответствия правовым требованиям путем обеспечения документирования, разъяснения и применения регулирующей среды в сфере управления документами в конкретном направлении деловой деятельности;
в) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних
заинтересованных лиц посредством:
1) идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранности документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности (аудиторы, органы власти и управления, органы следствия,
архивные органы или исследователи);
2) установления и оценки правовых, финансовых, политических, социальных
или других позитивных результатов от сохранения документов для служения интересам исследователей и общества в целом;
3) соблюдения требований соответствующего архивного органа в рамках
действующего законодательства.
К документам длительного срока хранения обычно относятся документы, которые:
- обеспечивают доказательство и информацию о политике и действиях организации;
- обеспечивают доказательство и информацию о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;
- документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;
- используются для создания “памяти” об организации в научных, культурных или исторических целях;
- содержат доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.
3 Включение документов в систему
Целью включения документов в документные системы является:
- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;
- размещение документа и его взаимосвязей в документной системе;
- установление связей с другими документами.
Этот процесс может осуществляться путем присвоения документу любого формата подробных метаданных, включенных в документ, присоединенных к нему или связанных с ним. Это должно быть предусмотрено в процедурах документной системы. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое определенное время, а также для показа его связей с другими документами.
Методы, обеспечивающие включение документа в документную систему, могут включать:
а) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, производить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также поиск, отбор и идентификацию особо ценных документов;
б) упорядочение документов путем создания логической структуры и
последовательности как для бумажных дел, так и для электронных директорий, что упрощает последующее использование документов и справочную работу;
в) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в документной системе;
г) системы, которые формализуют (строят по шаблонам) действия в процессе деловой деятельности:
1) обеспечивают метаданные, описывающие контекст;
2) обеспечивают доказательство месторасположения документа;
3) идентифицируют, какое действие не выполнено;
4) идентифицируют, кто имел доступ к документу;
5) идентифицируют, когда такой доступ имел место;
6) обеспечивают доказательство операций, произведенных с документом.
4 Регистрация
В документной системе, осуществляющей процессы регистрации:
а) документ регистрируется при включении его в документную систему;
б) до завершения регистрации не допускаются предпринимать какие-либо действия, влияющие на документ.
Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а дополнительным назначением:
— упрощение поиска документа. Регистрация включает краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора,уникального внутри определенной документной системы. Регистрация формализует включение документа в документную систему.
Документы могут быть зарегистрированы в документной системе как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде документные системы могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.
1 Классификация деловой деятельности
Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая:
а) обеспечение связей между отдельными документами, которые накапливаются для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
б) обеспечение согласованного присвоения имен документам в течение длительного времени;
в) оказание помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;
г) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;
д) разграничение прав пользователей на доступ или проведение действий с
определенными группами документов;
е) распределение ответственности по управлению определенными группами
документов;
ж) распределение документов по отдельным процедурам в рамках деловой
деятельности;
з) определение соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.
9.5.2 Классификаторы
Классификаторы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификаторы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определить уровень классификации, необходимую для целей их деловой деятельности.
9.5.3 Контрольные словари
Классификаторы и индексы могут быть дополнены контрольными словарями, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.
9.5.4 Индексирование
Индексирование может производиться «вручную» или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в документной системе.
9.5.5 Предназначение номеров и кодов
При ссылках на документы обычно используются более краткие записи, чем заголовки(как правило, номера и коды).Цель кодирования связана с функцией установления местоположения, поскольку номер или код указывают “адрес” определенного документа с тем, чтобы документ мог быть найден путем определения места его расположения в документной системе.
6 Хранение и обращение с документами
Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла.Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их
особые физические и химические свойства. Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания, с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций. Организации должны разработать и применять инструкции по конвертации или миграции документов из одной документной системы в другую. Электронные документные системы должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования. Изменения в системе могут включать миграцию на другое программное обеспечение, воспроизведение в форматах эмуляции или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять доказательство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.
7 Доступ
Организации должны разработать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам. Регулирующая среда, в которой организация функционирует, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны быть учтены при управлении документными системами. Такие области, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В некоторых случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать.
Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Документы с ограниченным доступом следует идентифицировать, только если это особая потребность деловой деятельности или регулирующей среды. Ограничения доступа должны действовать в течении обоснованно установленного периода времени, по истечении которого они могут быть отменены.
Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам. Управление процессом доступа предусматривает, что:
а) документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;
б) документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;
в) зашифрованные документы могут быть прочтены только при наличии
соответствующего разрешения;
г) процессы и операции с документами осуществляются только теми, кому разрешено их выполнять;
д) подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности. Мониторинг и отображение прав пользователя и функциональных обязанностей является непрерывным процессом, происходящим во всех документных системах независимо от их форматов. Электронные документные системы, в частности, территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей из других приложений.
8 Контроль
Контроль движения и использования документов в документной системе требуется для:
а) идентификации невыполнения требуемых действий;
б) обеспечения поиска документа;
в) предотвращения утраты документов;
г) мониторинга использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе включении в систему или регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);
д) сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций возникли отдельные документы при объединении или миграции систем.