ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 20.06.2021
Просмотров: 230
Скачиваний: 1
8. Контроль действий
Контроль действий в документной системе может применяться для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:
а) определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в
документе;
б) распределяет между исполнителями ответственность за действия;
в) фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.
Контроль действий может эффективно применяться, только если материал зарегистрирован в документной системе прежде, чем направлен исполнителям.
9.8.3 Контроль местоположения
Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения их обнаружения всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сотрудника или подразделения, обладающего документом, и времени (даты) перемещения документа. Система должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из документной системы для уничтожения либо передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам для дальнейшего хранения.
9.. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в качестве доказательства. Действия по отбору и передачу документов на последующее хранение или уничтожение могут охватывать:
а) непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание;
б) дальнейшее хранение в структурном подразделении;
в) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);
г) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
д) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации
независимым поставщиком услуг, по соответствующему контрактному соглашению;
е) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранятся организацией-создателем;
ж) передачу в архив организации;
з) передачу в сторонние архивные учреждения
При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
- уничтожение должно всегда быть санкционированным;
- документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
- уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.
9.10 Документирование процессов управления документами
Документация, описывающая процессы управления документами и документные системы, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.
Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определить требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и политикам, применяемым внутри организации, чтобы сохранить корпоративную целостность среды управления информацией. Все решения о включении документов в систему и установлении сроков хранения документов должны четко документироваться и сохраняться. Эти решения могут представлять собой инструкцию по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация по анализу или другим оценкам, результатом которых явилось принятие решений о включении документов в систему и сохранении документов, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, явившихся результатом каждого вида деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко идентифицированы.Также должны использоваться инструкции по передаче документов на альтернативные средства хранения (например внесетевое хранение). При необходимости такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивные органы, аудиторы и т. д. Следует сохранять документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.
10 Мониторинг и аудит
Для обеспечения внедрения таких процедур и процессов документной системы, которые соответствуют политике и требованиям организации и позволяют получать ожидаемые результаты, должен регулярно проводиться мониторинг соответствия. Такой мониторинг должен проверять качество работы документной системы в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы, а также удовлетворенность пользователей данной системой. Регулирующая среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организациями. В случае обнаружения непригодности или неэффективности документных систем и процессов управления документами они должны быть модифицированы. Соответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять.
11 Обучение
Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принять долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованными всем руководящим, штатным, временным работникам, волонтерам и любым другим индивидуальным лицам, ответственным за создание документов во время их работы и за включение этих документов в документные системы (в
процессе всей или части деловой деятельности организации). Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними орган