Введение

Для принятия эффективных управленческих решений необходимо владеть информацией обо всех процессах, происходящих на предприятии. Для качественного информационного обеспечения в организации существует процесс делопроизводства и документооборот. Отлаженный процесс документационного оборота повышает результативность деятельности каждого отдела и организации в целом. Документационное обеспечение деятельности государственных служащих является важной задачей отделов в органе власти. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческого персонала. С помощью усовершенствованной системы документационного обеспечения достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их хранение и использование. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более организованной и точной.

Также для руководителей органов власти на различных уровнях очень важно знать о состоянии кадрового ресурса в организации. Данную функцию выполняет отдел государственной службы и кадров.

В научной литературе и периодических изданиях уделяется внимание кадровому делопроизводству в органах государственной власти, рассматриваются проблемы и разрабатываются методы совершенствования данного процесса. Данная тема рассматривается в работах Куракина А.В., Костроминой С.В., Янковича Ш.А., Лытова В.В. Исторические аспекты возникновения делопроизводства исследует в своих работах Кузнецова Т.В.

Однако необходимо отметить, что автор курсовой работы приложил большие усилия, чтобы найти необходимый объем источников и справочных материалов по данной теме, так как основная информация, где рассмотрены основные стороны данного вопроса, содержится в федеральных законах и локальных нормативных актах.

Целью исследования стала разработка обоснованных рекомендаций по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:

- рассмотрение кадрового делопроизводства, как управленческого процесса;

- определение роли отдела государственной службы и кадров в Аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области;

- разработка организационно-кадровой характеристики Аппарата;

- оценка качества организации работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.

Объектом исследования выступает отдел государственной службы и кадров, являющийся структурным подразделением Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.

Предметом исследования является организация работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров.

---

Методами исследования послужили анализ нормативно-правовых документов и теоретической базы по исследуемой теме, рассмотрение основных понятий, а также принципов работы кадрового отдела в органе государственной власти.

Информационная база исследования: нормативно-правовые акты РФ и Оренбургской области, регламентирующие деятельность Аппарата Законодательного Собрания и отдела государственной гражданской службы и кадров, информационные ресурсы и справочные материалы.

В курсовой работе были использованы следующие основные понятия:

Государственный служащий – гражданин Российской Федерации, взявший на себя обязательства по прохождению гражданской службы и осуществлению профессиональной служебной деятельности по исполнению полномочий федерального органа власти. [Федеральный закон от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 13]

Делопроизводство – это вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию ра­боты с документами, т.е. весь процесс возникновения документа от момента создания и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. [ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Автором было уточнено определение понятия «кадровое делопроизводство». Под кадровым делопроизводством понимается совокупность процессов, операций и методов работы с кадровыми документами в процессе исполнения своих функций службой кадров.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

1. 1 Организация работы с кадровыми документами, как управленческий процесс

Термин делопроизводство возникает в устной речи примерно в XVII в. и означает он сам процесс решения дела. А так как в ходе решения любого дела возникают документы, подтверждающие юридическую силу договоренности (дела), то уже в XVI в. слово дело понимается, как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г. [Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4,  М.: Институт русского языка АН СССР, с. 207, 1977 год]

Без делопроизводства и качественного документооборота не может функционировать ни одно предприятие, будь то коммерческая организация или же орган власти.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Данный термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения». [ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения. — М.: Госстандарт России, с.3]

Профессор экономических наук Кудряев В.А. выделяет технологические этапы документооборота на предприятии:

---

• прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация документов;

• контроль над исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

• отправка или направление в дело.

[Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. 592 с.]

1.2 Отдел государственной службы и кадров: основные направления и принципы деятельности

Отдел государственной службы и кадров является важным структурным подразделением любого государственного органа, будь то федеральный или местный уровень власти. Основной функцией данного отдела является кадровое обеспечение государственной службы. Под кадровым обеспечением государственной службы понимается система работы с кадрами органа власти в организационном, профессиональном и иных отношениях, обеспечивающая насыщение высококвалифицированными кадрами всех звеньев государственной власти и управления (Б.В. Лытов).

Также стоит рассматривать кадровое обеспечение, как управленческий процесс, представляющий собой целенаправленную, практическую деятельность, устремленную на комплектацию государственных органов профессионально подготовленными, высоконравственными государственными служащими, способными в соответствии с современными требованиями исполнять свои должностные полномочия. В данном управленческом воздействии субъектом выступает отдел кадров, а объектом нанимаемый им персонал. [диссертация Шкелева Татьяна Олеговна «Формирование кадрового состава государственными гражданскими служащими в современных условиях» 2012, с.70, стр.161]

При формировании кадрового состава государственной гражданской службы, отдел госслужбы и кадров опирается на следующие принципы:

1. Обеспечение высокого уровня квалифицированности и профессионализма кадрового состава государственных служащих, его постоянного роста, развития и обогащения.

2. Создание эффективно действующего коллектива, с благоприятным социально-психологическим климатом.

3. Обеспечение стабильности состава кадров при его рациональном обновлении. То есть использование профессиональных качеств, способностей и достоинств гражданских служащих различных возрастов за счет привлечения потока молодого персонала и работников среднего возраста.

4. Использование экономических возможностей государства содержать аппарат управления. Это означает улучшение условий для трудовой деятельности, их социальной защиты.

5. Точность в определении количества и качества кадров в зависимости от объема и содержания функций и компетенции органа власти. [диссертация Шкелева Татьяна Олеговна «Формирование кадрового состава государственными гражданскими служащими в современных условиях» 2012, с.71, стр.161]

---

Помимо кадрового обеспечения на отдел государственной службы и кадров возложена не менее важная функция, функция кадрового делопроизводства.

Делопроизводство в данном отделе имеет некие особенности, обусловленные уровнем ответственности, возложенным на него. К ним относятся: специфические цели и задачи, принципы работы с кадровыми документами. Все это отличает отдел государственной службы и кадров от кадровой службы в любой другой негосударственной организации.

Документирование деятельности кадровой службы охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным регламентам, и помогает разрешить следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников (установление и упорядочивание трудового процесса);

● заключение трудового договора  и прием на работу (отбор, подбор);

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков (расчет отпускного времени, оформление соответствующих документов);

● поощрение работников (материальное и нематериальное стимулирование);

● наложение на работников дисциплинарных взысканий (управленческая мера наказания);

● аттестация работников (повышение профессиональной квалификации);

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы. [Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс] http://www.edou.ru/enc/]

Состав документов, обработка которых входит в перечень задач отдела государственной службы и кадров при приеме на работу государственных служащих, закреплен законодательно. В соответствии с ФЗ №79 «О государственной гражданской службе РФ», в их состав входят следующие обязательные документы:

• личное заявление кандидата на вакантную должность государственного служащего;

• анкета, заполненная собственноручно соискателем должности;

• копии документов удостоверяющих личность и подтверждающих трудовой стаж (паспорт РФ и трудовая книжка);

• документы об образовании;

• документы, подтверждающие отсутствие у кандидата заболеваний, наличие которых препятствует поступлению на государственную гражданскую службу;

• иные документы, предусмотренные законодательством. [Федеральный закон от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»]

Помимо вышеперечисленных документов, из которых далее составляются личные дела государственных служащих и основного штата Аппарата, отдел государственной службы и кадров имеет дело с кадровой документацией, которая сопровождает любой процесс деятельности кадровой службы. Например, это штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, различные унифицированные формы и др.

---

Таким образом, основными задачами деятельности отдела являются:

1) реализация положений Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» по направлениям, относящимся к компетенции подразделения государственного органа по вопросам государственной службы и кадров;

2) профилактика коррупционных и иных правонарушений, обеспечение соблюдения государственными гражданскими служащими Аппарата ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

3) обеспечение реализации трудового законодательства в части оформление трудовых отношений с руководителями подведомственных учреждений;

4) обеспечение реализации законодательства по вопросам награждения в части компетенции отраслевого исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации;

В ходе реализации всех поставленных задач данный отдел выполняет определенные функции, среди них:

• анализ количественного и качественного состава гражданских служащих, обеспечение подготовки для представления в Аппарат предложений о направлении гражданских служащих для получения дополнительного профессионального образования, осуществление контроля соблюдения сроков прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации, стажировки гражданскими служащими Законодательного Собрания;

• организация подготовки проектов актов Законодательного Собрания, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебных контрактов, назначением на должность государственной гражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнением гражданского служащего с государственной гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет в соответствии с компетенцией отдела, оформление соответствующего решения руководства Аппарата;

• оформление трудовых отношений и соответствующих удостоверений и др. [Положение «Об отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области», от 27 мая 2013 года]

Исполняя свои должностные полномочия, работники отдела государственной службы и кадров обязаны опираться на определенные принципы. К общим принципам деятельности относятся:

• законность;

• справедливость;

• равенство и др.

К частным принципам деятельности работников кадровой службы в органе государственной власти относятся:

• приоритет квалификационных качеств кандидата на вакантную должность над личностными характеристиками;

• половозрастные, расовые, национальные или конфессиональные признаки не должны быть причиной отказа соискателю в работе;

• соблюдение законодательства о защите персональных данных;

• правомерность и справедливость в ходе проведения конкурса и др.

---

Смотрите также файлы

• курсовая.docx

• Эссе по филму С. Джобс.docx

• складское хоз.лето2015.docx

• полный фарш.docx

• Экология практикум ГМУ.docx