Файл: Лекция организация работы с документами организация документооборота.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.11.2023
Просмотров: 50
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Контроль исполнения документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов, с другой стороны – соблюдение соответствия формы создаваемых документов их содержанию и своевременности исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба.
Основные задачи контрольной службы – контроль исполнения входящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.
Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностных инструкциях.
В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, исполнение которых подлежит контролю. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов, а также распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
Информация о результатах исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля сроков исполнения данных документов. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения: например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя эта группа может входить в состав канцелярии, а последняя – в состав секретариата данного учреждения. Повышению эффективности контроля исполнения и дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения и должностные инструкции, четкие и однозначные формулировки решений, высокое качество подготовки документов.
Сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции.
Если в документе и резолюции не указаны иные сроки исполнения, документ должен быть исполнен до истечения месяца со дня его поступления.
На документы, подлежащие контролю, заводится карточка с указанием сроков исполнения и исполнителей. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок исполнения документов могут лишь руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
Согласно ГОСТу Р 6.30–2006 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле – знак контроля «К».
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами. По данной справке можно проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. Если руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может проверить качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие отчеты помогают руководителю оценить труд работников.
4.6. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ
Номенклатура дел согласно основным правилам работы ведомственных архивов представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.
Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.
Конкретная номенклатура дел– это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном
календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.
Типовая и примерная номенклатуры делявляются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
Типовая номенклатура делустанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями архивной службы Российской Федерации в порядке оказания методической помощи организациям.
Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (центральными экспертными комиссиями) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководителем организации.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел и правильную классификацию документов.
Работа по составлению номенклатур дел структурных подразделений и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой, которая определяет принципы формирования документов в дела. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел руководители структурных подразделений получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, рассматривается экспертной комиссией и ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел структурных подразделений координируется службой делопроизводства. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, куда передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о включении новых дел и т. д.
Формирование дел– это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
При формировании дел необходимо обеспечить оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформление в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежат возврату (возвращаются исполнителю для доработки). Черновики, копии в дело не помещают.
Дела формируются централизовано (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс: например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты комитета по начальному профессиональному образованию может иметь индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т. д. Контроль формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные и отчетные планы и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
В дела группируются документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и служебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов. При большем количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам, например, дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлению деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
При формировании дел используются скоросшиватели.
Большие дела могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри папки необходимо использовать разделители с указанием года.
Завершающим этапом работы с документами является подготовка исполненных документов к хранению и передаче в архив.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
-
экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; -
оформление дел; -
описание документов постоянного и длительного хранения; -
обеспечение их сохранности; -
передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.
Отметим, что ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящий в систему государственной архивной службы или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел. Для проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля правильности отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК) и разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.