Файл: Проектирование автоматизированной информационной системы кадрового учёта предприятия.docx

Формы можно создавать не только вручную, но и с помощью мастера создания форм. Рассмотрим процесс создания формы через Мастер форм.В MS Access открываем вкладку Создание, выбираем пункт Мастер форм.Рис.8. Мастер формОткроется окно «Создание форм», в котором нужно выбрать таблицу, на основе которой будет создана форма, затем добавить нужные поля.Рис.9. Создание формПосле выбора полей нажимаем Далее, появятся варианты внешнего вида формы, выбираем наиболее подходящий, например в один столбец.Рис.10. Выбор внешнего вида формыНажимаем далее и появившемся окне задаем имя формы, например, Должности1.Рис.11. Имя формыНажимаем Готово. Откроется макет формы созданной формы.Рис.12. Макет формы «Должности»Далее нам необходимо открыть конструктор, чтобы отредактировать поля и добавить кнопки. Нажимаем на форму правой кнопкой мыши и выбираем конструктор.Рис.13. Конструктор формы «Должности»Нам необходимо добавить кнопки, чтобы была возможность добавлять, удалять, сохранять записи, а также выйти из формы.Для добавления кнопок выбираем в конструкторе кнопку.Рис.14. Добавление кнопкиДалее появится окно Создания кнопки, где нужно выбрать действие, которое будет происходить при нажатии кнопки.Чтобы создать кнопку, которая будет добавлять запись выбираем следующее:Рис.15. Меню «Создание кнопок»Далее выбираем как будет отображаться кнопка, в виде картинки или текстом.

---

Рис.16. Отображение кнопкиНажимаем Готово. Кнопка появится в Примечании.Рис.17. Кнопка «Добавить запись»Кнопки: Удалить, Сохранить и Выйти создаем аналогично.

4. 
   Проектирование отчетов
   

После проектирования форм необходимо создать отчеты, выходными данными должны быть следующие отчёты:Личная карточка сотрудника, Сотрудники, График отпусков (по году, месяцу, отделу). Отчет можно создать вручную, либо воспользоваться Мастером отчетов.Открываем вкладку Создание, выбираем пункт Мастер отчетов.Рис.18. Мастер отчетовОтроется окно Создание отчетов. Нужно выбрать необходимые поля, которые будут в отчете, т.е. мы можем выбрать поля из разных таблиц. Например, для создания отчета График отпусков, нам нужны данные из таблиц: Сотрудники, Отдел и Отпуска.Рис.19. Меню «Создание отчетов»Далее выбираем вид представления данных, как будут располагаться поля, как одна таблица или как главная и подчиненные.Рис.20. Вид представления данныхНажимаем далее, выбираем Вид макета.Рис.21. Вид макета отчетаДля нашего отчета предпочтительнее вид в столбец и ориентация – книжная. Нажимаем Далее, задаем имя Отчета.Рис.22. Имя отчетаНажимаем Готово. Появится созданный отчет.Рис.23. Сформированный отчетДополнительно для отчета Отпуска необходимо сделать отбор данных по критериям: Год, Месяц, отдел.Для выборки данных по заданному параметру, создадим запросы.Переходим на вкладку Создание, выбираем пункт Конструктор запросов.Рис.24. Конструктор запросов

---

Появится окно выбора таблиц, на основе которых будут создаваться запросы.Рис.25. Добавление таблиц в запросНам понадобится 3 таблицы: Сотрудники, Отпуска, Отделы. Выбираем их и нажимаем добавить, отобразятся таблицы и связи.Рис.26.Таблицы для запроса по году, месяцу, отделу Далее необходимо написать запрос для каждого критерия.Например, чтобы создать запрос на выборку отпусков по году, нужно выбрать поля, которые должны отображаться в результате.Рис.27. Выбор полей для запросаА также с помощью Построителя задать функцию по работе с датой и временем, в нашем случае Год.Для этого выбираем свободное поле, и в панели инструментов выбираем Построитель.Рис.28. ПостроительОткроется построитель выражений.Рис.29. Меню «Построитель выражений»Нам нужно написать выражение, по которому будет происходить отбор по году, который введет пользователь при выполнении запроса. Для этого раскрываем пункт Функции, переходим во вкладку Встроенные функции, в категории выбираем Дата и время, в значении выбираем Year(т.е. год). Рис.30. Выбор функцииДалее необходимо выбрать таблицу и конкретное в ней поле с которым будет происходить сравнение. В нашем случае это таблица «Отпуска» и поле «ДатаНачОтпуска»Рис.31. Выбор поля таблицыПолное выражение выглядит следующим образом: Год: Year([Отпуска]![ДатаНачОтпуска])Год: - название поля, далее идёт выражение. После создания выражения, добавляем условие, чтобы пользователь вводил дату, по которой нужно сделать отбор.Выбираем пункт Условие и пишем его в квадратных скобках [].Наприме,: [Введите год, например: 2020].Сохраняем запрос и запускаем его.

---

При открытии запроса, появится предложение ввести параметр, указываем нужный год.Рис.32. Ввод значения параметраВ результате увидим сотрудников, у которых отпуск в 2023 году.Рис.33. Результат выполнения запросаАналогично создаём выборку по месяцу, выражение для Построителя будет следующее:Месяц: MonthName(Month([Отпуска]![ДатаНачОтпуска]))В этом выражении используется две функции.Month отображает численное значение месяца, например 5. Чтобы возвращалось текстовое значение, его необходимо преобразовать с помощью функции MonthName. Те. Функция увидит месяц 4 и автоматически преобразуется его в Апрель. Для создания выборки по отделу Построитель не потребуется, достаточно задать условие в Поле НаимОтдела: [Введите название отдела, например,: Бухгалтерия].

4. 
   Функциональная модель АИС
   

2. ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В данной курсовой работе была спроектирована и автоматизированная информационная система кадрового учёта предприятия.При проектировании, раскрыта предметная область, созданы таблицы, связи между ними, а также созданы запросы по выборке данных, формы для ввода и корректировки данных, отчеты по определенным критериям. При создании информационной системы были использованы программы Microsoft Access.Главным результатом проведенной работы является создание функционирующей СУБД, которая выполняет требуемый круг задач по ведению и использованию базы данных.В заключении можно сказать, что созданная программа – проста, удобна в применении, так как данные отображаются в таблице, экономит большое количество времени. Эта программа доступна для любого человека, работающего в библиотеке и обладающего простыми навыками пользования компьютером. Это позволит сэкономить на рабочей силе.В качестве предложения, считаю, что для более удобной работы с базой можно создать графическую оболочку в виде отдельного приложения, чтобы пользователь не работал непосредственно с базой (так как не опытный пользователь может случайно удалить исходные таблицы, запросы и т.д.). При работе через приложение он этого сделать не сможет, так как эти данные будут от него скрыты.

---

2. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. 
   Гвоздева В. А. Основы построения автоматизированных информационных систем [Текст] / В. А. Гвоздева - Москва: Форум, Инфра-М, 2016. - 320 c.
   
2. 
   ГОСТ 30.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания. По внедрению [Текст]. - Введ.01.01.1992. - Москва: Изд-во стандартов, 2014. - 35 с.
   
3. 
   Карминский А. М. Методология создания информационных систем [Текст] учебник / А. М. Карминский - Москва: ИНФРА-М, 2018. - 282 c.
   
4. 
   Коканова Р. А., Климова А. Ф. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления [Текст]: учебник / Р. А. Коканова, А. Ф. Климова - Москва: Проспект, 2015. - 112 с.
   
5. 
   Лукьянова Д. М Внедрение автоматизированных информационных систем в деятельность предприятий [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://novainfo.ru/article/6997 (дата обращения: 07.05.2019).
   
6. 
   Необходимость внедрения информационных технологий на предприятии [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://vuzlit.ru/472368 /neobhodimost_vnedreniya_informatsionnyh_tehnologiy_predpriyatii/ (дата обращения: 24.05.2019).
   
7. 
   Автоматизированные информационные технологии в экономике / под ред. Г.А. Титоренко - М.: ЮНИТИ, 2012.
   
8. 
   Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2017.
   

---