Практическое занятие № 2 (2 часа). 

Тема: Организация бездокументного секретарского обслуживания.

Цель занятия – отработка умений, знаний и практических навыков по организации бездокументного секретарского обслуживания.

 Задание 1 (максимальное количество баллов – 3 балла).

Вы являетесь секретарем руководителя крупной организации. Начинается рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря (количество строк в таблице должно соответствовать количеству пунктов, которые вы впишите)

№ п/п	Наименование вида оргтехники/канцтоваров	Количество/показатели
Мебель и оборудование
	Офисная мебель	5
	Периферийное оборудование	1
Технические средства (оргтехника)
	Принтер , телефон	1
	Компьютер , факс	1
Условия труда
	Общая площадь	15 кв.м.
	Рабочее освещение	3000 лк
	Температура в помещении	25 градусов
	Влажность в помещении	30%

Задание 2 (максимальное количество баллов – 3 балла).

---

Вы являетесь документоведом. Вместе с вами в приемной главного врача медицинского центра работает секретарь. Раздается телефонный звонок, секретарь берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:

Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.

Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?

Офис-менеджер: А кого вам нужно?

Абонент: Это телефон 333-33-33?

Офис-менеджер: Да.

Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.

Офис-менеджер: Ее нет.

Абонент: А где она?

Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?

Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.

Секретарь: Но его нет, и я не знаю, как вам помочь (первой кладет трубку).

Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог.

Офис-менеджер: Здравствуйте, я вас внимательно слушаю!

Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?

Офис-менеджер: С вами разговаривает офис - менеджер

Абонент: Это телефон 333-33-33?

Офис-менеджер: Всё верно

Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.

Офис-менеджер: Ее нет сейчас на месте , может я вам смогу помочь ?

Абонент: А где она?

Офис-менеджер: Отъехала по важным делам

Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.

Секретарь: Попробуйте перезвонить чуть позже. Или дайте ваш контактный номер телефона , как главный бухгалтер приедет , она вас обязательно наберёт. Хорошего дня вам.

Задание 3 (максимальное количество баллов – 4 балла).

Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы

Нужно важные документы под роспись отдать.Отсканировать,  все что передаете и что не требует его подписи - отправляйте на email, а оригиналы у себя держите. В журнал, в котором записывается наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО и подпись получившего. Если он теряет

---

 - можно завести журнал т показать ему когда  он брал и не брал документ - ,что стоит  его подпись.

Задание 4 (максимальное количество баллов – 3 балла).

На прием к Вашему руководителю неожиданно пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем.

Секретарь: Добрый день , чем я могу вам помочь ?

Посетитель: : Добрый день , мне нужен ваш начальник

Секретарь: На данный момент он сейчас занят , вы можете присесть и подождать его , я обязательно сообщу о вашем визите

Посетитель: Хорошо

Диалог с руководителем:

Секретарь: Извините что прервала ваш диалог , к вам пришёл посетитель

Руководитель: Хорошо , предложите ему чая , а я как освобожусь приму его.

Секретарь: Хорошо!

Задание 5 (максимальное количество баллов – 5 баллов).

Ваш руководитель уехал в командировку в г. Ростов-на-Дону по билетам, которые были приобретены сотрудником, исполнявшим Ваши обязанности (секретаря руководителя) на время Вашего больничного. В ходе командировки выяснилось, что исполняющий обязанности секретаря приобрел билеты на самолет в одну сторону по паспорту гражданина РФ, а в обратную сторону по заграничному паспорту. У руководителя, который в настоящий момент находится в командировке, имеется только российский паспорт. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?

Для начала попрошу прощения за такую неловкую ситуацию. Попрошу фото российского паспорта и куплю билет назад

Задание 6 (максимальное количество баллов – 3 баллов). 

Вашу организацию пришел посетитель, крайне агрессивно настроенный в отношении Вашего руководства. Конкретные претензии он не высказывает и рвется напрямую в кабинет руководителя. С Вами (секретарем руководителя) общаться отказывается. Руководитель в это время в своем кабинете готовится к очень важному совещанию, которое состоится через час (он просил его не беспокоить). Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь посетителю?

---

Для начала я попробую попросить прощения у о посетителя и предложу ему чашечку кофе. Поинтересуюсь в чем дело и что данного человека не устраивает в нашей компании. Объясню То что руководитель занят.

Задание 7 (максимальное количество баллов – 3 баллов). 

Ваш руководитель просит Вас срочно найти договор, который был подписан 4 года назад (в то время Вы не работали в организации и не знаете о существовании данного договора). В папке с договорами данного документа не оказалось. Договор руководителю необходимо предоставить в течение ближайшего часа. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?

Для начала я найду номер телефона бывшего секретаря. Поинтересуюсь куда она могла деть документы. Думаю после нашего с ней разговора она объяснит мне и я найду этот самый документ и понесу её руководству

---

Смотрите также файлы

• Решение Вычисляем 1 Год Процентная ставка.docx

• Знаменитая каменная черепаха Уссурийска.docx

• Методы определения компонентного состава природного газа Выполнила Коузова Виктория ээ2205.pptx

• 1 Производственный процесс это.docx

• Основные положения квантовой механики.docx