МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления»
1. Анализ Инструкции по делопроизводству.

Для выполнения данного задания необходимо проанализировать представленную Типовую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах власти (Приложение 1 в разделе «Приложения к заданиям») и представить анализ по следующим пунктам

- количество разделов Инструкции;

- перечислить разделы Инструкции;

- кем и когда Инструкция была утверждена;

- на основание каких нормативных документов Инструкция разрабатывается;

- перечислить виды нерегистрируемых документов.
Нами проанализирована Типовая Инструкция по делопроизводству. Инструкция состоит из 10 разделов:

- раздел №1 – Общие положения;

- раздел №2 - Документирование управленческой деятельности

- раздел №3 - Подготовка и оформление отдельных видов документов

- раздел №4 - Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов

- раздел №5 - Организация документооборота

- раздел №6 - Контроль исполнения документов (поручений)

- раздел №7 - Организация работы исполнителя с документами

- раздел №8 - Формирование документального фонда организации

- раздел №9 - Организация доступа к документам и их использования

- раздел №10 - Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Инструкция по делопроизводству была утверждена 11.04.2018 приказом N 44 Федерального архивного агентства. Инструкция разрабатывается на основании Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также законодательства Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации

---

, используемой в справочных целях.

Виды нерегистрируемых документов:

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.


5. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу

Для выполнения этого задания необходимо перечислить основные принципы организации работы с документами конфиденциального характера, в том числе по личному составу. При этом необходимо отразить следующие данные:

- виды конфиденциальных документов, в том числе по личному составу;

- реквизиты, которые проставляются на конфиденциальных документах;

- основные принципы работы с конфиденциальными документами.
Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Виды конфиденциальных документов:

- нормативно-методические (НМД);

- руководящие (РД);

- распорядительные (РПД);

- информационно-справочные (ИСД);

- организационные (ОД);

- финансово-бухгалтерские (ФБД);

- кадровые (по личному составу) КД.

---

К документам по личному составу относятся:

· заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

· трудовые книжки;

· личные дела;

· личные карточки формы ;

· трудовой договор;

· лицевые счета по заработной плате и др.

Реквизиты, которые проставляются на конфиденциальных документах:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Основные принципы по работе с конфиденциальными документами:

- Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

- Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование, порядок подготовки и размножения документов, отдельную регистрацию документов, формирование дел, организацию выдачи и хранения документов, проверку наличия документов, архивное хранение и порядок уничтожения.

- Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

- Размножение конфиденциальных документов производится с разрешения руководства предприятия, с ограниченным количеством копий, в специально выделенном помещении, в присутствии должностного лица, ответственного за документ, с немедленным уничтожением бракованных копий.

- Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

- Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

- Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

---

- При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

- Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

- Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

- Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».
6.Оформление документов для передачи на архивное хранение.

Для выполнения этого задания необходимо перечислить правила оформления дел постоянного хранения и по личному составу для передачи на архивное хранение (формирование дела, подшивка дела, нумерация листов, оформление листа-заверителя, оформление обложки дела). В приложении к отчету должны быть представлены формы обложки дела, внутренней описи, лист-заверитель дела.

Правила оформления дел постоянного хранения:

подшивка или переплет дела;

нумерация листов дела;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

---

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела — бланк внутренней описи документов дела.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме, подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Форма обложки дела
Приложение 11 к п. 3.6.18

Код гос. архива

Код организации

		Ф. №
		Оп. №
		Д. №

(Наименование архивного учреждения)

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО №

ТОМ №

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На листах

Хранить

Ф. №
Оп. №
Д. №

---

Смотрите также файлы

• 1 Методы диагностики структуры семьи. Опросник Шкала семейной адаптации и сплоченности.docx

• Отчет по учебной практике пм. 02. Выполнение сварочных работ ручной и электродуговой сварки группа.docx

• Вл. С. Соловьев. Философские начала цельного знания фрагмент работы 1877 г.docx

• Добавьте пропущенные слова в крылатые выражения синтаксический.docx

• Дневник отчет о прохождении производственной практики преддипломная практика.docx