Файл: Инструкция по делопроизводству. Инструкция состоит из 10 разделов раздел 1 Общие положения.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 262
Скачиваний: 7
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Лист-заверитель делаПриложение 9 к п. 3.6.16ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито и пронумеровано листов,(цифрами и прописью)в том числе:литерные номера листов ;пропущенные номера листов + листов внутренней описи
Дата 7. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу. Для выполнения этого задания необходимо перечислить правила составления описей дел постоянного хранения и по личному составу. В приложении к отчету представить формы описей дел постоянного хранения и по личному составу.Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;индекс дела (тома, части);заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;даты дела (тома, части);количество листов в деле (томе, части);срок хранения дела.При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.Приложение 12 к п. 3.7.2(наименование организации)(наименование структурного подразделения)УТВЕРЖДАЮ(наименование должности руководителя структурного подразделения)
ОПИСЬ №
литерные номера: пропущенные номера:
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.2 При наличии ЭК структурного подразделения.МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»1. Анализ должностной инструкции секретаря.Для выполнения данного задания необходимо проанализировать представленную должностную инструкцию (Приложение 2 в разделе «Приложения к заданиям») секретаря по следующему плану:- квалификационные требования;- основные функции;- права;- знание каких нормативных документов необходимо. Квалификационные требования секретаря руководителя заключаются в том, что он должен знать:- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;- методы оформления и обработки документов;- архивное дело;- машинопись;- правила пользования приемно-переговорными устройствами;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;- основы этики и эстетики;- правила делового общения;- основы организации труда и управления;- правила эксплуатации вычислительной техники;- основы административного права;- основы трудового законодательства;- Правила внутреннего трудового распорядка;- правила охраны труда и пожарной безопасностиОсновными функциями секретаря являются организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации, ведение делопроизводства и контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.Секретарь руководителя имеет право участвовать в совещаниях по организационным вопросам, запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы, участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей, требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей. В своей работе секретарь должен руководствоваться Уставом своего учреждения, данной должностной инструкцией..8. Составление отчета по практике. Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| Наименование должности работника | | | |
| | (подпись) | | (расшифровка подписи) |
порядковый номер дела (тома, части) по описи;индекс дела (тома, части);заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;даты дела (тома, части);количество листов в деле (томе, части);срок хранения дела.При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.Приложение 12 к п. 3.7.2(наименование организации)(наименование структурного подразделения)УТВЕРЖДАЮ(наименование должности руководителя структурного подразделения)
| | | | ||
| (подпись) | | (расшифровка подписи) | ||
| Дата | | | ||
ОПИСЬ №
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 1 | 7 |
| Название раздела | ||||||
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| В данную опись внесено | | ед. хр. с № | | ||
| | (цифрами и прописью) | | | ||
| по № | | , в том числе: | |||
| Наименование должности составителя описи | | | | ||
| | (подпись) | | (расшифровка подписи) | ||
| Дата | | | | | |
| СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ | | СОГЛАСОВАНО 2 Протокол ЭК структурного подразделения | ||||||||||||
| | | | | от | | № | | |||||||
| (подпись) | | (расшифровка подписи) | | | | | | |||||||
| Дата | | | | | | | | |||||||
- организацию делопроизводства;- методы оформления и обработки документов;- архивное дело;- машинопись;- правила пользования приемно-переговорными устройствами;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;- основы этики и эстетики;- правила делового общения;- основы организации труда и управления;- правила эксплуатации вычислительной техники;- основы административного права;- основы трудового законодательства;- Правила внутреннего трудового распорядка;- правила охраны труда и пожарной безопасностиОсновными функциями секретаря являются организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации, ведение делопроизводства и контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.Секретарь руководителя имеет право участвовать в совещаниях по организационным вопросам, запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы, участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей, требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей. В своей работе секретарь должен руководствоваться Уставом своего учреждения, данной должностной инструкцией..8. Составление отчета по практике. Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.