Файл: Основная часть рабочее время, планирование рабочего времени.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 88
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».
При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).3
1.4 Формы, применяемые при планировании рабочего времени.
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система MicrosoftOutlook.
Ведение ежедневника - это также неотъемлемая часть при планирования рабочего дня секретаря.
Хорошая память секретаря – большой плюс, но все таки не так надёжна как вышеперечисленные формы, применяемые при планировании рабочего времени.
Примерный план (схема) рабочего дня секретаря
1.Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы
привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и
руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.
3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.
4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по
исполнителям не сложных документов.
5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий,
приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах
и других мероприятиях.
6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не
текущий день и на следующий.
8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя
соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
10. Подшивка исполненных документов в дела.
11. Выполнение работ на компьютере
12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями
руководителя.
13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
15. Уведомление руководителя об исполненных документах.
16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.
17. Наметить мероприятия на следующий день.
18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о
необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием
делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня –
обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.
20. Приведение в порядок своего рабочего места.
Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рабочее время — это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе такого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение структуры его затрат и выявление неиспользованных резервов.
Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию. Именно планирование рабочего времени позволяет сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности организаций.
Необходимо стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов дела. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.
Список литературы
1. Делопроизводство "Организация и технологии документационного обеспечения управления": Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
2. Кузнецов И.Н. "Деловое общение": Учебное пособие /Авт. - сост. И.Н. Кузнецов - 5-е изд. - М: Издательско - торговая корпорация "Дашков и К0" 2012 - 528с.
3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 5-е изд., исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. – 334 с.
4. Румынина В. В. "Правовое обеспечение профессиональной деятельности" : учебник для студ. сред. проф. учеб. заведений / В. В. Румынина. — М.: Издательский центр «Академия», 2006. — 192 с.
5. Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела. Учебное пособие. – М.: ООО "Новая правовая культура", 2005. – 165 с.
6.Стенюков М.В. Секретарское дело. Практическое пособие. – М.: «Книга сервис», 2003. – 224 с.
7. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.12.2012) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2013)
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Тема: Планирование рабочего дня
Архангельск
2014
1 "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.12.2012) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2013)
2 Румынина В. В. "Правовое обеспечение профессиональной деятельности" : учебник для студ. сред. проф. учеб. заведений / В. В. Румынина. — М.: Издательский центр «Академия», 2006. — 192 с. С.116
3 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с. Стр 140-142
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».
При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).3
1.4 Формы, применяемые при планировании рабочего времени.
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система MicrosoftOutlook.
Ведение ежедневника - это также неотъемлемая часть при планирования рабочего дня секретаря.
Хорошая память секретаря – большой плюс, но все таки не так надёжна как вышеперечисленные формы, применяемые при планировании рабочего времени.
Примерный план (схема) рабочего дня секретаря
первая половина дня
1.Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы
привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и
руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.
3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.
4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по
исполнителям не сложных документов.
5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий,
приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах
и других мероприятиях.
6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не
текущий день и на следующий.
8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя
соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
10. Подшивка исполненных документов в дела.
11. Выполнение работ на компьютере
12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями
руководителя.
вторая половина дня
13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
15. Уведомление руководителя об исполненных документах.
16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.
17. Наметить мероприятия на следующий день.
конец рабочего дня
18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о
необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием
делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня –
обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.
20. Приведение в порядок своего рабочего места.
Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рабочее время — это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе такого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение структуры его затрат и выявление неиспользованных резервов.
Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию. Именно планирование рабочего времени позволяет сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности организаций.
Необходимо стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов дела. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.
Список литературы
1. Делопроизводство "Организация и технологии документационного обеспечения управления": Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
2. Кузнецов И.Н. "Деловое общение": Учебное пособие /Авт. - сост. И.Н. Кузнецов - 5-е изд. - М: Издательско - торговая корпорация "Дашков и К0" 2012 - 528с.
3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 5-е изд., исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. – 334 с.
4. Румынина В. В. "Правовое обеспечение профессиональной деятельности" : учебник для студ. сред. проф. учеб. заведений / В. В. Румынина. — М.: Издательский центр «Академия», 2006. — 192 с.
5. Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела. Учебное пособие. – М.: ООО "Новая правовая культура", 2005. – 165 с.
6.Стенюков М.В. Секретарское дело. Практическое пособие. – М.: «Книга сервис», 2003. – 224 с.
7. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.12.2012) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2013)
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Тема: Планирование рабочего дня
Архангельск
2014
1 "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.12.2012) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2013)
2 Румынина В. В. "Правовое обеспечение профессиональной деятельности" : учебник для студ. сред. проф. учеб. заведений / В. В. Румынина. — М.: Издательский центр «Академия», 2006. — 192 с. С.116
3 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с. Стр 140-142