ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 18.11.2021
Просмотров: 301
Скачиваний: 3
6
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
Лента содержит три основных типа объектов:
1.
Вкладки
.
Вкладок всего семь, и они находятся в верхней части окна. Каждая из них предоставляет
возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel.
2.
Группы
.
Каждая вкладка состоит из групп, объединяющих связанные друг с другом элементы.
3.
Команды
.
Команда — это кнопка, поле для ввода данных или меню.
Основные команды Excel собраны на первой вкладке —
Главная
. По мнению, корпорации Майкро-
софт, эти команды являются наиболее часто используемыми при выполнении основных задач с листами.
Например, команды
Вставить
,
Вырезать
и
Копировать
расположены первыми на вкладке
Глав-
ная
в группе
Буфер обмена
. Далее в группе
Шрифт
находятся команды форматирования шрифта. Коман-
ды для центрирования или выравнивания текста по левому или правому краю расположены в группе
Вы-
равнивание
, а команды для вставки и удаления ячеек, строк, столбцов и листов находятся в группе
Ячей-
ки
.
В группах собраны все команды, которые могут понадобиться для выполнения конкретной задачи,
и в процессе ее выполнения они всегда находятся в поле зрения, готовые к использованию, а не скрытые в
меню. Эти важные команды отображены над рабочей областью.
Если в ячейке нужно отобразить текст в несколько строк нужно нажать кнопку
Переносить по сло-
вам
в группе
Выравнивание
на вкладке
Главная
.
При этом откроется соответствующее окно с инструментами.
В связи с тем, что и текстовый редактор Word, и табличный процессор Excel относятся к пакету
прикладных программ Microsoft Office, все операции по настройке панелей инструментов, по работе ана-
7
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
логично соответствующим операциям, описанным в методических указаниях для студентов для текстового
процесcора MS Word.
Режимы просмотра документа
При загрузке табличного процессора мы можем выбрать режим просмотра документа. MS Excel
содержит режимы просмотра документов:
Обычный режим
– этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим позволяет видеть элемен-
ты форматирования текста, но при этом упрощается разметка страницы, что позволяет быстро вводить, ре-
дактировать и просматривать текст.
Режим разметки страницы
– позволяет увидеть документ в этом виде, в котором он будет напе-
чатан, и внести нужные уточнения в текст и форматирование. Но в Excel эта операция производится при
подключенном принтере.
В режиме
Страничный
в окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки
листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно изменять
порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме того, только в этом режиме можно эф-
фективно работать с разрывами страниц.
При переходе в режим
Страничный
обычно появляется информационное окно
Страничный
ре-
жим
. Для дальнейшей работы следует нажать кнопку
ОК
. Перед этим можно поставить флажок
Больше не
показывать это окно
.
Во вкладке
Вид
в группе
Режимы просмотра книги
можно выбрать еще один режим просмотра –
Во весь экран
.
Этот режим обеспечивает скрытие большинства элементов окна для увеличения видимой
части документа.
В отличие от других режимов просмотра, режим
Во весь экран
устанавливается для всех листов
книги и всех открытых файлов.
Чтобы вернуться в исходный режим, следует нажать клавишу
Esc
.
Изменение масштаба отображения листа
Изменить масштаб отображения листа можно при работе в любой вкладке Excel 2007. Щелкните по
кнопке со знаком
+
(плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком
–
(минус) для уменьшения
(смотрите в правом нижнем углу листа) . Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка ли-
нейки масштаба. Если линейка масштаба не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте
строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду
Масштаб
.
Минимальный масштаб отображения – 10 %, максимальный – 400 %.
Масштаб отображения листа можно изменять также во вкладке
Вид
. Нажав кнопку
Масштаб
диалоговом
окне
Масштаб
можно установить требуемый масштаб отображения листа.
Параметры страницы
После выбора вида рабочего окна и настройки необходимых панелей инструментов желательно сра-
зу установить поля в создаваемом документе. Установка полей, ширины переплета, размера и направления
бумаги производиться с помощью пункта ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ (Office – Печать).
Управление файлами
Файлы электронных таблиц называются рабочими книгами. По умолчанию, Excel предлагает назва-
ние:
Книга 1, Книга 2
и т.д. Каждая книга состоит их листов (
Лист 1, Лист 2
и т.д.), на каждом листе рабо-
чей книги можно размещать данные, выполнять вычисления, строить диаграммы и графики. Ярлычки ра-
бочих листов находятся в нижней части экрана.
8
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
Рабочие листы можно использовать для составления таблиц, проведения математических (статисти-
ческих) расчетов, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений
программа может создавать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Создание нового документа
Для создания нового документа из Office нужно вызвать команду
Создать
. На экране появиться до-
кумент с именем
Книга1:
программа присваивает новым документам имя
Книга
с добавлением текущего
порядкового номера.
Загрузка рабочего документа
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно выбрать команду
Открыть
из Office (выбрав диск, папку и искомый файл).
Сохранение документа
При первом сохранении документа нужно вызвать из Office директиву
Сохранить как
. После этого
откроется диалоговое окно, в которое нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и папку, в ко-
торой его надо расположить.
Общие операции над листами и ячейками рабочей книги
Структура рабочей книги
Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007) и называется
рабо-
чая книга
. Рабочая книга состоит из
листов
. По умолчанию их создается три. Переключаться между лис-
тами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д.
Каждый
лист
представляет собой
таблицу
. Таблица состоит из
столбцов
и
строк
. Столбцов в листе
256
(2 в 8 степени в MS Excel 2003) и 16 384 (2 в 14 степени в MS Excel 2007), а строк
65536
(2 в 16 степени
в MS Excel 2003) и 1 048 576 (2 в 20 степени MS Excel 2007). Количество ячеек предлагаю посчитать са-
мим. Столбцы обозначаются
буквами латинского алфавита
(в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет
"AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. до "IV" (256), "A-XFD"(16384) . Строки обозначаются обычными арабскими чис-
лами.
На пересечении столбца и строки находится
ячейка
. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пре-
делах данного листа)
адрес
, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки
(например "A1").
Адрес
ячейки (ссылка на ячейку) используется
в расчётах
для того, чтобы "достать"
данные из этой ячейки, и использовать в
формуле
.
Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является
активной
. Вокруг активной ячейки видна
жирная чёрная
рамка
с
квадратиком
в нижнем правом углу (
маркером автозаполнения
). Даже если вы-
делен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она
не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводиться наби-
раемый с клавиатуры текст.
Операции над листами (ярлычками) рабочей книги
С использованием левой кнопки мыши:
щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо ис-
пользовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown);
перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;
Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;
Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;
Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;
двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения.
9
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается
контекстное меню
, в котором доступны
следующие команды:
"Добавить..."
. Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, гото-
вый шаблон и т.д.;
"Удалить"
.
"Переименовать"
.
"Переместить/Скопировать..."
:
o
в выпадающем списке "в книгу:" выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых до-
кументов или в новую книгу;
o
В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, перемес-
тить лист в конец или перед каким листом вставить;
o
Если не устанавливать галочку "Создавать копию", лист будет
перемещен
в выбранную
книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана
копия этого листа.
"Выделить все листы"
.
"Цвет ярлычка..."
.
"Исходный текст"
.
Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)
Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.
С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить "курсор" (рамку) на ячейку
вверх/вниз/вправо/влево.
Внимание!!!
Если нажать клавишу
"Scroll Lock"
, клавиши управления курсором будут переме-
щать не курсор, а весь лист!
Нажатие клавиши
"Tab"
приводит к перемещению в
следующую
(справа) ячейку в строке, а
"Shift+Tab"
— в предыдущую. Нажатие клавиши
"Enter"
приводит к перемещению на ячейку
вниз
, а
"Shift+Enter"
—
вверх
.
Однако, если нажать несколько раз
"Tab"
, затем нажать
"Enter"
, курсор прыгнет
под
ту ячей-
ку, в которой мы в первый раз нажали
"Tab"
. Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем
таблицу
построчно
.
Нажатие сочетаний клавиш
"Ctrl + клавиши управления курсором"
приводит к "прыжку"
курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не
встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.
Если выделен
диапазон ячеек
, одна из них все равно остается белой, "невыделенной". При этом
нажатие клавиш "Tab", "Enter" [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячей-
ки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе переме-
щения активной ячейки нажать
"Ctrl+Enter"
(не выходя из режима редактирования), значение
из этой ячейки
скопируется
во
все
ячейки выделенного диапазона;
Нажатие клавиш
"Page Up" / "Page Down"
приводит к перемещению
на страницу
вниз /
вверх;
Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк
Чтобы выделить
одну
ячейку, щелкнете на ней
левой
кнопкой мыши;
Чтобы выделить
связанный диапазон
ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет на-
чалом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и,
не отпуская ее
, двигайте
мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите ле-
вую кнопку мыши;
Если нужно выделить два и более
несвязанных
диапазона/ячейки, выделите сначала пер-
вый/первую, затем зажмите
"Ctrl"
, и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они
добавятся в выделение;
10
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
Нажатие сочетания клавиш
"Ctrl+A"
приводит к выделению
всей таблицы
. Но не всегда, есть ма-
ленький
нюанс
. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая дан-
ные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого бу-
дет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие "Ctrl+A" приведет к выде-
лению
всей
таблицы;
Чтобы выделить
всю таблицу
, можно щелкнуть левой кнопкой мыши
на пересечении столбцов и
строк
("между" столбцом "A" и строкой "1");
Чтобы выделить
весь столбец
, щелкнете на
заголовке
столбца ("шапка" таблицы сверху);
Чтобы выделить
всю строку
, щелкнете на
заголовке
строки ("шапка" таблицы слева);
Чтобы выделить
диапазон столбцов или строк
, наведите курсор мыши на начало диапазона, за-
жмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;
С зажатой клавишей
"Ctrl"
можно выделять не только несвязанные ячейки и диапазоны, но и
строки и столбцы
;
Если зажать клавишу
"Shift"
и нажимать на
клавиши управления курсором
, выделяется диапа-
зон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а
концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши
управления курсором.
Внимание!!!
В Excel существует только добавление к выделению (с Ctrl),
убрать из выделения
ошибочно выделенные ячейки
нельзя
! Будьте внимательны.
Изменение ширины столбцов и высоты строк
При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в "шапке" табли-
цы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить кур-
сор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая под-
сказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).
При изменении
ширины столбцов
, первое число будет означать,
сколько символов
шрифта теку-
щего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в
пикселях
.
При изменении
высоты строк
, первое число показывает, какого максимального
размера (шрифта)
текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в
пикселях
.
Если
выделить несколько столбцов (строк)
, затем изменить ширину (высоту) одной из них, все
выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).
Внимание!!!
Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчез-
нут! В 2007 нельзя сделать ширину отрицательной, перетаскиванием границы.
Если выполнить
двойной щелчок
левой кнопкой мыши на
правой границе
столбца (
нижней гра-
нице
строки), то ширина столбца (высота строки)
подгонится под содержимое
(под самый "длин-
ный" ("высокий") элемент. Аналогично, если выделены
несколько столбцов (строк)
, то двойной
щелчок на правой (нижней) границе
любого
из них подгонит
все выделенные
столбцы (строки)
под содержимое;
Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся ко-
манды
"Ширина столбца..."
(
"Высота строки"
). После выбора одной из них откроется окно
"Ширина столбца" ("Высота строки"), в котором пользователь может ввести
числовое значение
ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).
Ввод и редактирование данных в ячейках
Для ввода данных в таблицу необходимо подвести курсор к ячейке и набрать нужную информацию.
Вводимые символы будут появляться в строке формул. Чтобы исправить ошибочный символ, нужно на-
жать клавишу
Backspace
и ввести правильный. Для завершения ввода в ячейку нажимается клавиша
Enter
.