Тема №6. Специальные приемы работы с текстовым редактором MS Word

Цель: Изучить специальные функции, облегчающие и ускоряющие работу с документами: автозамена, автотекст, автоматическая печать конвертов, обработка почты. Изучить шаблоны текстового редактора.

Задачи обучения: Отработать практические умения и навыки по автозамене, автотексту, автоматической печати конвертов, обработку почты, шаблоны текстового редактора (резюме, письма, отчеты).

Основные вопросы темы:

1. Автозамена текста. Вставка специальных символов. Автотекст.

2. Печать конвертов. Настройка параметров печати.

3. Сохранение документа в качестве шаблона. Автоматическое сохранение документа.

4. Создание бланков писем путем слияния документов.

Методы обучения и преподавания: решение ситуационных задач

Теоретический блок.

Word – это программа, позволяющая создавать на компьютере документы. С помощью Word можно создать привлекательный текст, используя красочные фотографии или рисунки в качестве иллюстраций или в качестве фона, а также другие элементы оформления, такие как карты и таблицы. Кроме того, Word предоставляет разнообразные вспомогательные средства для подготовки текста, позволяя с легкостью создавать любые деловые документы от статей до отчетов. Так же легко можно печатать адреса для открыток или конвертов.

Почему пакет назван «Office»?

Может вызывать удивление, почему использующиеся дома программы для создания документов и таблиц являются частями пакета, который называется «Office». Так сложилось исторически. Ранее программы для создания документов и таблиц использовались преимущественно на работе. Эти программы были объединены в пакет приложений для работы в офисе. Поэтому пакет был назван «Office». Позже персональные компьютеры перестали быть редкостью и дома, но пакет приложений, объединяющий программы для создания документов и таблиц, по-прежнему называется «Office».

Название Word?

В справке и в элементах интерфейса редактор Word обычно называют словом «Word». Иногда его называют также «Microsoft Word», «Office Word» или «Microsoft Office Word 2007». Все эти названия относятся к приложению Word, предназначенному для создания документов.

Использование автозамены при вводе текста

Об автозамене

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и ввода некоторых специальных символов.

Например, при вводе с клавиатуры слова «адэкватный» оно автоматически заменяется правильным написанием — «адекватный». Или, например, при вводе набора символов «==>» они автоматически заменятся на символ жирной стрелки «»

Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.

---

При наведении указателя мыши на автоматически исправленный текст появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозаменыа сам текст выделяется серым фоном. Можно отменить исправление, либо включить или отключить параметры автозамены.

Автозамена работает во всех языках, для которых установлена поддержка в Word.

Настройка параметров автозамены

Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.

1. Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word.

2. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены.

3. Во вкладке Автозамена окна Автозамена установите или снимите флажки, определяющие особенности автозамены.

Создание элемента автозамены

Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов.

1. Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе.

2. Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены

3. Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле на отображен выделенный текст. В поле заменить введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае это слово или аббревиатура будут автоматически заменяться при вводе.

4. Нажмите кнопку Добавить.

Для того, чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или Enter. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.

Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии Microsoft Office на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений Microsoft Office.

Размер элемента автозамены не ограничен. Он может включать в себя не только текст, но и таблицы, рисунки, специальные символы и т.д.

Удаление элемента автозамены

Ошибочно созданный элемент автозамены можно удалить.

1. Н ажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле заменить введите сочетание символов удаляемого элемента автозамены.

2. .

Нажмите кнопку Удалить.

Отменить удаления элемента автозамены невозможно.

Вставка специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ; буквы греческого алфавита, например, , латинские буквы с надбуквенными значками, например, ñ ö è š , или просто символы-картинки, например, .

1. Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы

2. Во вкладке Символы окна Символ в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов.

3. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.

---

Можно вставить несколько символов. Не закрывая окна Символ, в документе переведите курсор в другое место, и продолжите вставку символов. Для окончания работы нажмите кнопку Закрыть или Отмена или клавишу Esc.

Для удобства работы можно изменять размеры окна Символ. Наведите указатель мыши на любую границу окна и когда он примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу, чтобы выбрать необходимый размер.

Использованные ранее специальные символы можно быстро вставить снова, поскольку они автоматически помещаются в список кнопки Символ. Математические символы большей частью содержатся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) содержит буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т.п.

Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS. Используя для представления каждого знака более одного байта, этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.

Для вставки часто используемых символов можно создать элемент автозамены.

Для создания элемента автозамены в окне Символ выделите изображение символа и нажмите кнопку Автозамена. Затем в окне Автозамена

в поле Заменить введите сочетание символов, которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом, и нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.

Теперь при вводе текста достаточно ввести установленное буквосочетание и поставить пробел, после чего буквосочетание заменится соответствующим символом.

Настройка обратного адреса

Запустите Word. Щелкните знач«Блок_адреса»ок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.

Нажмите Дополнительно. Прокрутите вниз и в разделе Общие введите обратный адрес в поле Почтовый адрес. Word сохранит этот адрес, и его можно использоваться каждый раз при необходимости вставить в документ обратный адрес.

Нажмите ОК.

Проверка параметров принтера

Прежде чем сразу распечатывать на принтере пачку конвертов, убедитесь, что параметры принтера установлены правильно. На вкладке Почта в группе Создать выберите пункт Конверты.

Нажмите Параметры, а затем нажмите вкладку Параметры конверта.

В поле размеров Размер конверта нажмите размер, совпадающий с размером конвертов. Если ни один из перечисленных размеров не соответствует имевшимся конвертам, прокрутите список до конца вниз, нажмите Другой размер, а затем введите нужные размеры конверта в поля Ширина и Высота. Нажмите вкладку Параметры печати.

Драйвер принтера посылает в Word данные о том, каким образом конверт следует загружать в принтер. Эти данные отображаются в диалоговом окне Параметры конверта на вкладке Параметры печати.

Метод подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева), а также широким или узким краем он подается в принтер.

---

Конверт может подаваться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевая сторона — это та сторона, на которой печатается адрес.

Если конверт подается узким краем, то его может понадобиться перевернуть, чтобы текст не был напечатан на лицевой стороне перевернутым.

Ниже показан конверт, подаваемый в принтер справа, лицевой стороной вниз, клапаном вверх, узким краем вперед, в соответствии с настройками в диалоговом окне, показанными выше.

Вставьте конверт на принтер как указано в диалоговом окне.

Нажмите ОК.

Введите какой-нибудь пробный текст в поле Адрес получателя и нажмите Печать. Конверт пойдет на печать. Проверьте, правильно ли напечатан конверт.

Если конверт напечатан неправильно, то выполните одно из следующих действий. Обратитесь за справкой к инструкции к принтеру, если таковая имеется, как вставлять в него конверты.

Обновите драйвер принтера.

Вернитесь в диалоговое окно Параметры конверта вкладки Параметры печати и измените параметры печати. Опять распечатайте конверт. Повторяйте эти действия до тех пор, пока не найдете такое сочетание параметров печати, которое дает нужный результат.

Когда пробный конверт будет напечатан правильно, запишите значения параметров на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта, чтобы позже во время слияния можно было их воспроизвести.

Продолжение работы с главным документом конверта

Запустите Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Оставьте его открытым. Если его закрыть, то команды, описанные в следующем шаге, станут недоступны.

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

Нажмите Конверты.

В диалоговом окне Параметры конверта нажмите вкладку Параметры конверта, а затем в поле размеров Размер конверта выберите размер, соответствующий размеру имеющихся конвертов.

Если ни один из перечисленных размеров не соответствует имеющимся конвертам, прокрутите список до конца вниз, выберите пункт Нестандартный размер, а затем введите размеры имеющегося конверта в поля Ширина и Высота.

Сделайте любые необходимые изменения форматирования в разделах Адрес получателя и Обратный адрес. Результат применения этих параметров форматирования можно посмотреть в разделе Образец этого диалогового окна.

Если проверка настроек печати показала, что нужно их изменить, то нажмите вкладку Параметры печати и внесите необходимые изменения.

По завершении нажмите ОК.

Word создаст документ, страница которого имеет указанные размеры конверта. Если в Word имеются настройки обратного адреса, то этот обратный адрес будет отображен в рамке на этой странице. Другая пустая рамка будет заполнена адресом доставки. Чтобы увидеть границу рамки, щелкните мышью в теле конверта в том месте, где должен быть отображен адрес получателя.

Возобновление слияния

---

При необходимости приостановить работу по слиянию можно сохранить основной документ конверта и возобновить слияние позже. Word сохранит источник данных и данные полей. Если использовать области задач Слияние, то при возобновлении слияния Word вернется в то место в области задач, где оно было прервано. Чтобы возобновить слияние, откройте документ.

Word предложит подтвердить открытие документа, который запустит выполнение команды SQL.

Поскольку документ соединен с источником данных, и из него данные нужно извлечь, нажмите Да. Если соединение документа с источником данных было не предусмотрено, то нажмите Нет, чтобы предотвратить случайный несанкционированный доступ к данным.

Отобразится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

Нажмите вкладку Рассылки и возобновите работу. Присоединение конвертов к списку адресов

Чтобы ввести данные в конверты, необходимо присоединить конверты к списку адресов, называемому также источником данных или файлом данных. Если файла данных еще нет, то в процессе слияния можно его создать.

Выбор файла данных

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

Выполните одно из следующих действий.

Столбцы в файле данных представляют собой категории данных. Поля, которые добавляются в конверт, ­указывают на место расположения этих категорий.

Строки в файле данных представляют собой записи данных. При слиянии Word создает для каждой записи отдельный конверт.

«Блок_адреса»«Имя»

Помещение поля данных на первоначально оформленный конверт (основной документ конверта) указывает, что нужно поместить на месте этого поля данные определенной категории, например, имя или название улицы и номер дома.

 Примечание.    При вставке поля в основной документ конверта название поля всегда заключается в кавычки-шевроны (« »). В готовых конвертах эти кавычки не печатаются. Они лишь позволяют отличить в основном документе поля слияния от обычного текста.

Что происходит при слиянии

При слиянии данные из первой строки файла данных помещаются на первый конверт. Данные из второй строки файла данных помещаются на второй конверт, и так далее.

Работа с полями: примеры

В качестве поля на конверте можно использовать любой заголовок столбца в файле данных. Это позволяет варьировать структуру данных, отображаемых на конвертах. Предположим, что имеется список адресов подписчиков бюллетеня, в котором есть столбец «Дата окончания», в котором указана дата, когда истекает срок подписки. Если поместить на основной документ конверта поле «Дата окончания», то подписчики на полученном конверте увидят дату, когда заканчивается их подписка.

Поля можно соединять и разделять с помощью знаков пунктуации. Например, чтобы оформить обычный адрес, можно расположить поля на основном документе конверта следующим образом:

---

Смотрите также файлы

• Документ Microsoft Word.docx

• Eko_teoria_1_kurs_RUS_test-2.docx

• oftalmo.docx

• Оксикбаева Газиза.docx klin.farma.docx

• Аномалии яичек.docx