Файл: Лабораторная работа 8 основы работы с системой управления базой данных ms access информатика (модуль 2).pdf

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ
С СИСТЕМОЙ
УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ
ДАННЫХ MS ACCESS

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
2
Содержание
1. Цель работы...................................................................................................................... 3 2. Краткие сведения ............................................................................................................. 3 3. Задание ............................................................................................................................. 6 4. Технология работы .......................................................................................................... 7 4.1. Создание базы данных ............................................................................................... 7 4.2. Создание форм для ввода данных в таблицы ......................................................... 11 4.3. Обработка информации базы данных на основе запросов .................................... 12 4.4. Вывод информации из БД на основе отчёта ........................................................... 15 5. Контрольные вопросы ................................................................................................... 20

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
3
1.
Цель работы
Практическое освоение приёмов и методов работы сСУБД при выполнении ос- новных элементарных операций с БД в среде MS Access:
• создания базы данных в MS Access; создания таблиц в базе данных;
• добавления данных и редактирования записей в таблице; создание форм; создания и работы с запросами; создания отчётов.
2.
Краткие сведения
Основным структурным компонентом базы данных (БД) является таблица, строки
(записи) которой содержат данные по каждому объекту, а колонки (поля) – данные по характеристикам объектов. В первой строке поля отображается его имя.
СУБД Access представляет собой многокомпонентный объект, позволяющий включать кроме таблиц отчёты, запросы, формы. Это даёт возможность эффективно об- новлять данные и анализировать их, осуществлять поиск, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.
Основная цель проектирования базы данных – это сокращение избыточности хра- нимых данных, а, следовательно, экономия объёма используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возмож- ности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте. При создании баз данных следует придерживаться методологии нор- мализации отношений.
Процесс проектирования базы данных начинается с построения инфологической модели данных, т. е. идентификации сущностей. Затем инфологическая модель должна быть отображена в компьютероориентированную даталогическую модель, «понятную»
СУБД. Работу с базой данных можно представить в виде следующей последовательно- сти:
1.
Представить предметную область в виде совокупности отдельных независимых друг от друга объектов, каждый из которых будет описываться своей таблицей.
2.
Для каждой таблицы определить ключевые поля; установить связи между табли- цами; для каждой связи определить тип.
3.
Разработать структуру каждой таблицы: перечень полей, их типы и свойства.
4.
Заполнить таблицы данными.
5.
Разработать необходимые запросы к БД, входные и выходные формы и отчёты.
6.
Предусмотреть возможность автоматизации часто выполняемых действий путём создания макросов и программных модулей.
Реляционная база данных –это совокупность взаимосвязанныхтаблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, товаре, клиенте), а столбцы таблицы

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
4 описывают различные характеристики этих объектов – атрибутов (например, наимено- вание, код товара, сведения о клиенте). Записи, т. е. строки таблицы, имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, хранящих атрибуты объекта. Каждое поле, т. е. стол- бец, описывает только одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них отображаются различные информационные свойства объекта.
В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ –поле или комбинацию полей,которые единственнымобразом идентифицируют каждую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным.
Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания ин- формации в БД.
Реляционные таблицы могут быть связаны друг с другом, следовательно, данные могут извлекаться одновременно из нескольких таблиц. Таблицы связываются между собой для того, чтобы в конечном счёте уменьшить объем БД. Связь каждой пары таб- лиц обеспечивается при наличии в них одинаковых столбцов.
Существуют следующие типы информационных связей:
•
один-к-одному – предполагает,что одному атрибуту первойтаблицы соответ- ствует только один атрибут второй таблицы и наоборот;
•
один-ко-многим – предполагает,что одному атрибуту первойтаблицы соответ- ствует несколько атрибутов второй таблицы;
•
многие-к-одному – предполагает,что нескольким атрибутам первойтаблицы со- ответствует один атрибут второй таблицы;
•
многие-ко-многим – предполагает,что нескольким атрибутам первойтаблицы со- ответствует несколько атрибутов второй таблицы и наоборот.
Таблица –это объект БД,который служит для ввода и храненияинформации.
Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.
Для каждого поля задаётся имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.
Связи между таблицами устанавливаются на Схеме данных.
Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.
Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая – подчинённой.
Accessпозволяет установить связи следующих типов:
• связь «один-к-одному», при которой одной записи из главной таблицы соответ- ствует одна запись из подчинённой таблицы;
• связь «один-ко-многим», при которой одной записи из главной таблицы соответ- ствует несколько записей из подчинённой таблицы.
В окне Связи можно задать параметры для устанавливаемой связи:
• обеспечение целостности связи;

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
5
• каскадное обновление полей;
• каскадное удаление связанных полей.
Целостность данных означает систему правил,которыеиспользуются для под- держания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.
Запросы – это объект базы данных,который служит дляизвлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Они черпают данные из ба- зовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позво- ляет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гиб- кость при поиске и отображении данных в базе данных
Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.
•
QBE-запросы (Query By Example)–запросы,строящиеся спомощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запро- сов по образцу.
•
SQL-запросы –запросы,строящиеся при помощиунифицированного набора ин- струкций SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов).
Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.
Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с за- данными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.
•
Запрос к связанным таблицам – позволяет производить выборку данных из свя- занных таблиц.
•
Перекрёстный запрос – отображает итоговые данные с группировкой их по гори- зонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.
•
Запрос с параметром – позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.
•
Запрос с вычисляемым полем – позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.
•
Запрос с критерием поиска – позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.
•
Запрос с итогами – производит математические вычисления и выдаёт результат.
Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, об- новлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие.
•
Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержа- щихся в результирующем множестве запроса.
•
Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создавае- мые запросом.
•
Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.
•
Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновре- менно.

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
6
В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью
Конструктора.
Форма –это объект БД,предназначенный для ввода иотображения информации.
Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вы- числения, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчинён- ных форм.
Работа с формами может происходить в трёх режимах: в режиме Формы, в ре- жиме Таблицы, в режиме Конструктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню
Вид.
В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и ре- дактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.
В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку.
3.
Задание
Создайте базу данных «Магазин косметики».
1.
База данных «Магазин косметики» должна включать следующие таблицы с по- лями:
Таблица
Поля
Товары
Код товара, Наименование товара, Вид товара
Поставщики Код поставщика, Наименование поставщика, Адрес, Телефон
Поставки
Код поставки, Дата поставки, Код товара, Код поставщика,
Количество товара, Цена за единицу
Продажи
Код продажи, Дата продажи, Код товара, Количество товара,
Цена за единицу
2.
Создайте формы для ввода данных в базу данных:
Форма
Поля
Товары
Код товара, Наименование товара, Вид товара
Поставщики Код поставщика, Наименование поставщика, Адрес, Телефон
Поставки
Код поставки, Дата поставки, Код товара, Код поставщика,
Количество товара, Цена за единицу
Продажи
Код продажи, Дата продажи, Код товара, Количество товара,
Цена за единицу
3.
Введите данные в базу данных, используя созданные формы (4-5 записей).

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
7 4.
Создайте связи для таблиц по полям: Код товара (для таблиц Товары и Поставки), товара (для таблиц Товары и Продажи), Код поставщика (для таблиц Поставщики и Поставки).
5.
Создайте запросы к базе данных:
•
Поставки товара с полями: Дата поставки, Наименование товара, Наимено- вание поставщика, Количество товара, Цена за единицу, Сумма (расчётное
(вычисляемое) поле: Количество товара*Цена за единицу).
•
Продажи по датам с полями: Дата продажи, Наименование товара, Количе- ство товара, Цена за единицу, Сумма (расчётное поле).
•
Создайте отчёты на основе запросов:
•
Поставки товара. Группировка по полю Наименование поставщика, Сорти- ровка по полю Дата поставки, итоги по полю Сумма.
•
Продажи по датам. Группировка по полю Дата продажи, Сортировка по полю
Наименование товара. итоги по полю Сумма.
•
Создайте кнопочную форму для работы пользователя с базой данных, в ко- торой должны быть созданные вами формы и отчёты.
4.
Технология работы
4.1.
Создание базы данных
1.
Запустите Access.
2.
Создайте базу данных (меню Файл – Создать – Новая база данных).В окне
Файл новой базы данных укажите место хранениябазы данных и задайте имя файла базы данных Магазин косметики в поле Имя файла (рисунок 4.1).
Рисунок 4.1 – Создание структуры таблиц БД
3.
Создайте таблицу базы данных ТОВАРЫ с информацией о товарах. Для этого в окне База данных выберите выбрать объект Таблицы.

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
8 4.
Выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора. В окне конструк- тора указать имя поля и тип данных для каждого из полей таблицы. Имена и ха- рактеристики полей указаны ниже в таблице 4.1.
Таблица 4.1 – Описание структуры таблицы Товары
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код товара
Числовой Целое Ключевое поле
Наименование товара Текстовый 50
Вид товара
Текстовый 50 5.
Определить первичный ключ таблицы (Код товара). Для этого выделите строчку поля Код товара и нажмите пиктограмму «Ключевое поле»на панели инструмен- тов.
Рисунок 4.2 – Определение ключевого поля «Код товара»
6.
Закройте окно Конструктора и сохраните таблицу под именем ТОВАРЫ.
7.
Создайте другие таблицы базы данных аналогичным образом. Имена и типы по- лей таблицы введите как представлено в таблицах 4.2-4.4.
Таблица 4.2 – Описание структуры таблицы Поставщики
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код поставщика
Числовой Целое Ключевое поле
Наименование поставщика Текстовый 50
Адрес
Текстовый 50
Телефон
Текстовый
6

Информатика (модуль 2)
(Информационно-коммуникационные технологии)
Лабораторная работа 8
ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS
9
Таблица 4.3 – Описание структуры таблицы Поставки
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код поставки
Числовой Целое
Ключевое поле
Дата поставки
Дата/время
Краткий формат даты
Код товара
Числовой Целое
Код поставщика
Числовой Целое
Количество товара Числовой Целое
Цена за единицу
Денежный
Таблица 4.4 – Описание структуры таблицы Продажи
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код продажи
Числовой
Целое
Ключевое поле
Дата продажи
Дата/время Краткий формат даты
Код товара
Числовой
Целое
Количество товара Числовой
Целое
Цена за единицу
Денежный
Рисунок 4.3 – Определение ключевого поля «Код поставщика»
8.
Установите связи между таблицами по полям: Код товара (для таблиц ТОВАРЫ и ПОСТАВКИ), Код товара (для таблиц ТОВАРЫ и ПРОДАЖИ), Код постав-
щика (для таблиц ПОСТАВЩИКИ и ПОСТАВКИ). Для этого выполните ко- манду меню Работа с базами данных – Схема данных.
9.
Добавить таблицы, участвующие в связях и закрыть окно Добавить (рисунок 4.4).