Файл: 1. Назначение и возможности Форм Форма.pdf

Тема 3.4. Работа с Формами
ВОПРОСЫ
1. Назначение, возможности, структура Форм.
2. Виды форм и способы их создания.
3. Выполнение вычислений.
1. Назначение и возможности Форм
Форма - это объект базы данных, который можно использовать для со- здания интерфейса пользователя для приложения базы данных. Формы позво- ляют просматривать содержимое таблиц и запросов, редактировать содержи- мое полей, разграничивать доступ различных пользователей к отдельным таб- лицам и полям таблиц. Кроме того, можно спроектировать внешний вид формы таким образом, чтобы облегчить ввод и редактирование данных и обеспечить наглядность просмотра элементов записей таблицы или запроса.
Различают формы «привязанные» и «свободные».
«
Привязанная» форма напрямую соединена с источником данных, например, с таблицей или запро- сом, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных
«Свободная» форма напрямую не связана с источником данных, но может содержать необходимые для работы различные элементы управления. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне при- влекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффектив- ной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных.
Разделы формы
Для создания форм используются кнопки области Форма вкладки Со-
здание (рис. 1).
Рис. 1

Форма имеет определенную структуру, включает ряд разделов, которые хорошо просматриваются в режиме Конструктора (рис. 2).
Рис. 2. Вид формы (незаполненной) в режиме Конструктора
Разделы формы: Заголовок формы, Область данных, Верхний и нижний
колонтитулы, Примечание формы. Если какого-то раздела нет, то его можно вставить командами из контекстного меню (рис. 2) - Колонтитулы страницы и
Заголовок/Примечание формы.
При создании формы используются различные элементы управления, ко- торые являются частью формы или отчета и используются для ввода, измене- ния или отображения данных. Размеры разделов формы можно изменять, пере- таскивая границы разделов мышью.
К элементам управления (рис. 3) относятся: Поле, Надпись, Флажки, списки, кнопки, командные кнопки, поле со списком, вкладки, поле объектов OLE и др.
Рис. 3. Панель элементов управления

Элементы управления могут быть связанными, свободными и вычисляемыми.

Связанные элементы управления - элементы управления, источником дан- ных которых служит поле таблицы или запроса. Связанный элемент управ- ления служит для отображения значений полей базы данных, которые мо- гут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками или диаграммами.

Свободные элементы управления - элементы управления, не имеющие ис- точника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, рисунков, линий или прямоугольников. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

Вычисляемые элементы управления - элементы управления, источником дан- ных которых является выражение, а не поле. Для задания значения, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выра-
жение, служащее источником данных элемента. Выражение - это сочетание операторов (таких как «=» и «+»), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант.
Наиболее распространенным элементом является текстовое поле, кроме него используются кнопки, надписи, флажки и элементы управления подчи- ненной формы или отчета
Рассмотрим назначение некоторых элементов управления:
 Переключатели могут использоваться, например, для организации фильтра- ции.
 Флажки действуют аналогично переключателям, но допускают множествен- ный выбор.
 Список может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц.
 Поле со списком применяется так же, как и список, но занимает меньше ме- ста в форме, так как раскрывается только после щелчка по кнопке раскрытия списка.
 Командные кнопки позволяют связать с ними какую-либо команду.
 Вкладки позволяют разместить много информации на ограниченной площа- ди. Могут содержать другие элементы управления.
 Поле объекта OLE служит для размещения внешнего объекта, соответству- ющего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов

(иллюстраций, видеозаписи, музыкального фрагмента, голосового сообще- ния и др.).
Для работы с формой используются различные режимы - макета,
формы, конструктора.
В режиме макета можно просматривать, форматировать и редактировать форму.
В режиме формы можно просматривать записи БД, вводить новые данные и редактировать содержимое записей.
В режиме конструктора удобно проектировать форму, задавать свойства полей, добавлять элементы управления, выполнять вычисления и др.
Построенную форму можно доработать в режиме макета и режиме конструктора.
Редактирование включает создание новых или изменение имеющихся элементов управления, а также изменение их взаимного расположения.
Форматирование включает изменение шрифта, цвета символов, их размеров, способов начертания, выравнивания текста, установку видов границ , заливку и др.

Замечание. Перед форматированием элемента управления его необходимо выделить, после чего вокруг объекта образуется рамка с маркерами, при наведении которые указатель мыши меняет форму. В этот момент рамку можно перемещать и изменять размеры. Дополнительные возможности изменения оформления можно выполнить, выбрав их из контекстного меню соответсвующего элемента управления.
2. Виды форм и способы их создания
Рассмотрим различные способы создание форм.
1. С помощью инструмента «Форма»
Это самый простой способ, который позволяет создать форму одним щелчком мыши. Для этого следует:
 пометить на панели навигации таблицу или запрос, для которой(ого) будет строиться форма;
 на вкладке Создать выбрать кнопку <Форма>.
В результате будет создана форма, в которой будут размещены все поля источника данных, в заголовке отобразится имя исходной таблицы или запроса, форма отобразится в режиме макета, что позволяет одновремен- но отображать данные и вносить изменения в структуру формы. В форме

будет отображаться только одна запись, просмотреть остальные можно, используя кнопки прокрутки записей (в нижней части формы).
Например, форма, созданная на основе таблицы «Список» (рис. 4).
Рис. 4. Форма, построенная на основе таблицы «Список» с помощью инструмента Форма

Замечание. Если таблица имеет отношение типа один-ко-многим с другой таблицей, то автоматически эта таблица будет добавлена в форму, но если таких таблиц несколько, то они не добавляются.
3. С помощью инструмента Разделенная форма Access выведет в режиме макета форму, позволяющую синхронно просматривать данные из источника в виде формы (вверху) и в виде таблицы (внизу) (рис. 5).
Рис. 5. Пример раз- деленной формы на основе таблицы
«Список»

При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, удалять, изменять в любой части.
Разделенная форма строится на основе предварительно выделенной таблицы или запроса из списка кнопки <Другие формы> в области Формы вкладки Создание.
4. С помощью инструмента Несколько элементов(выбирается из списка кнопки <Другие формы>) можно построить форму (рис. 6), в которой отображается сразу несколько записей. Форма внешне напоминает таблицу, но предоставляет больше возможностей настройки, в нее можно в режиме конструктора добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.
Рис. 6. Форма на основе таблицы «Список», построенная с помощью инструмента «несколько элементов»
5. С помощью инструмента Пустая форма строитсяформа, в которой мож- но отобразить несколько полей одной таблицы или запроса, а также поля из разных таблиц и /или запросов.
После выбора кнопки <Пустая форма> MS Access выведет пустую форму в режиме макета и в правой части окна отобразит область Список полей. Сна- чаласледует раскрыть пункт
Показать все таблицы
, а затем в списке таблиц последовательно «раскрывать» их содержимое, нажав на знак плюс («+») ря-

дом с таблицей или таблицами, выбрать из них нужные поля и перетащить их мышью в область формы (перед этим лучше перейти в режим конструктора, задать разделы формы, рис. 7). Затем следует отформатировать форму, придав ей наиболее удобный для работы вид. Именно пустая форма предоставляет пользователю большие возможности для проявления творческих и проектиро- вочных способностей.
Создание формы с вкладками
Если форма содержит много полей, то работа с ней может быть затруд- нена. В этом случае удобно воспользоваться формой с вкладками и распреде- лить различные поля по различным вкладкам, например, основные данные разместить на одной из вкладок, а дополнительные - на другой.
Рис. 7. Форма, построенная с помощью инструмента
Пустая форма (незаполненная)
С вкладками можно выполнять различные действия:
 создавать вкладки;
 добавлять новые вкладки;
 перемещать существующие элементы управления на вкладки;
 добавлять другие элементы управления;
 изменять очередность вкладок,
 переименовывать вкладки;
 удалять вкладки.

Для создания вкладок следует:
 построить пустую форму;
 выбрать элемент управления Вкладка;
 очертить в области данных вкладки (в результате появятся вкладки с услов- ными именами Вкладка 1, Вкладка 2, рис. 8);
 перетащить мышью поля из таблиц и/или запросов на соответствующую вкладку из списка полей (если область Список полей не отображается, ее следует отобразить, нажав кнопку <Добавить поля>);

Замечание. Если вкладки создаются для уже построенной формы, то перенос полей на нужные вкладки осуществляется через Буфер обмена с помощью команд Вырезать и Вставить.
Для добавления новых вкладок следует выбрать элемент управления
Вставить вкладку или выполнить команду Вставить вкладку из контекстного меню.
Для изменения очередности вкладок следует:
 щелкнуть мышью в области вкладок и в контекстном меню выбрать команду Порядок страниц, в результате чего появится диалоговое окно
Порядок страниц (рис. 9);
 выбрать мышью нужную вкладку;
 выбрать вариант перемещения (Вверх или Вниз).
Для переименования вкладок следует:
 щелкнуть название вкладки, имя которой надо изменить;
Рис. 8. Форма с вкладками в режиме конструктора

 в контекстном меню выбрать команду Свойсва или нажать клавишу F4;
 в окне свойств на вкладке Все заадть нужное имя, например, «Основная»
(рис. 10).
Для удаления вкладки следует из контекстного меню выбрать команду
Удалить страницу.
6. С помощью инструмента Мастер форм форма строится за несколько ша- гов (их количество зависит от выбранного вида формы):
 на первом шаге выбирается таблица (запрос) и нужные поля (если в форми- ровании участвуют поля из разных таблиц (и/или запросов), то переход к следующему шагу осуществляется только после выбора всех полей из всех таблиц (рис. 11);
Рис. 9. Диалоговое окно для изменения очередности вкладок
 на втором шаге выбирается вид представления данных (рис. 12);
 на третьем шаге выбирается внешний вид формы (рис. 13):
 в один столбец,
 ленточный,
 табличный,
 выровненный.

Рис. 10. Изменение имени вкладки
 на четвертом шаге выбирается стиль;
 на пятом шаге задается имя формы (рис. 15).
Рис. 11. Первый шаг Мастера форм
Рис. 12. Втрой шаг Мастера форм
Рис. 13. Третий шаг Мастера форм
Рис. 14. Четвертый шаг Мастера форм

В результате работы Мастера форм будет построена форма, вид которой приведен на рисунке 15. В форму вставлены текущие дата и время, отформатированы поля в области Данных и название формы в области
Заголовка форм.
Рис. 15. Форма, построенная с помощью Мастера форм
3. Выполнение вычислений в форме
Довольно часто в форме необходимо выполнить вычисления. Для этого вводится свободное поле:
 в режиме конструктора в области Элементы управления выбираетя элемент
Поле (ab|);
 очерчивается место вставки поля, в результате появится область свободного поля (рис. 16);
 название Поле № заменяется на требуемое (например, Доплата)
 щелкном по «Свободный» и вызовом окна своиств в поле вкладки Данные выбираетя Построителя выражений;
 далее работа осуществляется, как это описано в предыдущей лекции в п.6.
Рис. 16. Вставка поля для вычислений

Например, в форме следует вывести дополнительное поле Доплата, ко- торое определяется в размере 1% от оклада.
Рис. 17. Вставка выражения для вычисления доплаты (режим конструктора)
Рис. 18. Форма с вычисляемым полем Доплата (режим формы)