Файл: Программа Расчет стоимости коммунальных услуг в бухгалтерии домоуправления.doc

Введение

1. 
   Анализ предметной области
   

1. 
   Общая характеристика ПО
   
2. 
   Анализ информационных потоков
   
3. 
   Описание выходных данных
   
4. 
   Анализ информационных потоков
   

2. 
   Разработка структуры БД
   

1. 
   Характеристика СУБД
   
2. 
   Описание структуры БД
   

3. 
   Разработка приложения БД. Описание логики
   

4 Руководство пользователя

4.1 Назначение и условия применения

4.2 Подготовка к работе

4.3 Описание операций

4.4 Аварийные ситуации

Список используемой литературы

Введение
Цель курсового проектирования - закрепление навыков по разработке баз данных (БД) в экономических информационных системах; развитие навыков по программированию в среде ACCESS; приобретение практических навыков по созданию сопроводительной документации. В качестве предметной области может быть выбрано автоматизированное рабочее место бухгалтера домоуправления. Тема проекта: “Разработка базы данных для оплаты квартиры ”

Режим работы: БД работает в диалоговом режиме, имеет интерфейс, содержащий элементы, поддерживаемые ОС Windows.

При работе над курсовым проектом использовалась операционная система Microsoft Windows XP. Программа, являясь приложением MS Access, будет корректно работать под управлением любой ОС, которая позволяет запускать MS Office 2000, XP.

Архитектурно разрабатываемая БД является персональной.
1. Анализ предметной области

1.1. Характеристика функциональной структуры предметной области
Программа «Расчет стоимости коммунальных услуг в бухгалтерии домоуправления» разрабатывается для автоматизации работы бухгалтера по расчету квартплаты.

Цель работы бухгалтера: ведение учета и расчетов с населением за предоставляемые коммунальные услуги.

Функциональное назначение разработанной базы данных состоит в выполнении следующих системных операций:

1. 
   поиск данных о стоимости (тарифе) заданной услуги в заданный период времени;
   
2. 
   расчет квартплаты для каждой квартиры;
   
3. 
   формирование квитанций на оплату коммунальных услуг для заданного месяца, с сортировкой по квартирам;
   
4. 
   выборка номеров квартир и ФИО ответственных квартиросъемщиков, где имеются задолженности по оплате коммунальных услуг;
   
5. 
   поквартирное распределение суммарной квартплаты на заданный месяц;
   
6. 
   расчет суммарной квартплаты по квартирам и видам услуг.
   

---

Целью решения комплекса задач является повышение эффективности управления, максимальная автоматизация труда работников бухгалтерии на основе применения вычислительной техники. Решение этих вопросов выполняется программным обеспечением, включающим в себя:

- ввод, хранение, введение данных о жильцах и потребленных услугах;

- работа со справочниками о текущих тарифах по оплате услуг;

- начисление суммы оплаты за услугу;

- получение выходных форм.

Оплата начисляется по каждой услуге на основе тарифов и количеству потребления. После производства этих расчетов, определяется общая сумма к оплате по каждому квартиросъемщику.

По окончании отчетного периода (1 месяц) формируется отчеты по видам оплаты.
1.2. Описание входных данных

Входными данными являются:

- данные о новых видах услуг и изменении тарифов;

- данные о жильцах (о новых жильцах или изменение ранее внесенных данных);

- данные об оплаченных услугах.

Характеристики первичных документов

Данные о видах услуг и изменении тарифов формируются на основании писем вышестоящих инстанций, в которых сообщается о начале предоставления нового вида услуг и тарифах на оплату за услугу.

Данные о жильцах составляются на основе предоставленных паспортным столом сведений о составе семьи и прописке, а также сведений о площади квартир.

Данные об оплаченных услугах поступают от отделений Банка России и Почты России в электронном виде на основе оплаченных квитанций.
1.3. Описание выходных данных

Выходные данные формируются при решении задачи данной предметной области и выдаются в виде экранных форм и распечатанных отчетов.

Экранные формы предназначены для просмотра, заполнения, коррекции или удаления данных, а также проведения необходимых расчетов. Распечатанные отчеты предназначены для получения твердых копий выходных документов и ведения бухгалтерской отчетности. В результате работы формируются следующие формы и отчеты:

- данные об услугах и тарифах,

- сведения о квартиросъемщике,

- сведения о потребленных услугах квартиросъемщика,

- сведения об оплате за потребленные услуги,

- квитанция на оплату услуг,

- список должников по оплате за месяц,

- ведомость оплаты услуг за месяц.

По желанию пользователя он может получить любую выходную форму в печатном виде. Для удобства работы и восприятия экранных форм и отчетов документы формируются похожими на реальные документы. Выходные сообщения выдаются на экран и печать по запросу пользователя.

---

В ходе работы базы данных выполняются следующие запросы:

- поиск данных о стоимости (тарифе) заданной услуги в заданный период времени;

- расчет квартплаты для каждой квартиры;

- вывод данных для формирования квитанций на оплату услуг за месяц;

- вывод списка должников в месяце;

- поквартирное распределение суммарной квартплаты за месяц;

- расчет суммарной квартплаты по квартирам и видам услуг.
1.4 Анализ информационных потоков

Для наглядного представления информационных потоков строится диаграмма потоков данных (ДПД), которая показывает перемещение данных между различными процессами их обработки. Диаграмма помогает устранить избыточные или неэффективные операции, уменьшить затраты на обработку информации, наглядно показать документооборот.

ДПД состоит из 4-х компонентов: процессов, накопителей, внешних объектов и потоков данных.

Внешний объект – это предмет или лицо, являющийся приемником или источником информации и не входящий в состав системы. Обычно в виде внешних объектов изображают конечных пользователей системы.

Процесс преобразует входной поток данных в выходной в соответствии с заданным алгоритмом.

Накопитель данных – это некоторое место или устройство для хранения информации (файл, папка с однородными документами, база данных).

Поток данных – это информация, передаваемая от одного блока диаграммы к другому. Поток данных изображается в виде линий со стрелкой от источника к приемнику.

Параметрами каждого блока на ДПД являются номер, имя, поле физической реализации и описание. Нумерация блоков производится в соответствии с их иерархией.

Для ЭИС «Расчет стоимости коммунальных услуг» составляется 2 иерархически связанных диаграмм: каждая диаграмма соответствует одному из уровней функциональной диаграммы.

Самый верхний уровень имеет номер 0 и называется контекстным, так как он наглядно показывает информационные связи системы с внешним миром (контекстом). На этом уровне внешние объекты связаны входными и выходными потоками данных с главным процессом.

На 0-ом уровне АРМ бухгалтера домоуправления связано с бухгалтером, занимающимся расчетом коммунальных услуг и контролем ее оплаты.

Затем главный процесс разбивается на несколько дочерних процессов и накопителей данных, связанных потоками данных. Это разбиение соответствует второму уровню ДПД и изображается в виде отдельного чертежа. Накопитель D0 разбивается на следующие накопители:

---

D1 – Клиент;

D2 – Услуги;

D3 – Стоимость;

D4 – Оплата.

В процессе работы АРМ осуществляются следующие операции:

- заполнение справочников

- формирование квитанции об оплате

- выполнение запросов

- формирование списка должников

- формирование данных за год.

Второй уровень детализации разбивает процесс заполнение справочников на 2 процесса: формирование справочника услуг и формирование справочника жильцов.

Сведения об информационных задачах представим в виде таблицы.
Таблица 1.1 Сведения об информационных задачах диаграммы потоков данных

№ блока на диа-грамме	Название задачи (процесса)	Программная реализация	Примечание
3	Заполнение справочников	Форма Ввод данных, клиент, услуги, оплаченные услуги
1	Формирование квитанции на оплату	Отчет Квитанция на оплату, Запрос Расчет квартплаты для каждой квартиры	Для расчета квартплаты используется формула: Общая стоимость: Sum ([Потребление]* [Стоимость услуги])
2	Выполнение запросов	Форма Выполнение запросов, запросы
4	Формирование списка должников	Отчет Список должников, запрос к отчету - 3	Выбор по условию – Оплачено=Нет
5	Формирование данных за год	Отчет Ведомость оплаты, Форма работы с архивом: создание архива и добавление данных в архив

2. 
   Разработка структуры БД
   
   1. 
      Характеристика СУБД
      

Для создания и поддержки базы данных выбрана система управления базами данных MicrosoftAccess. Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле.

---

СУБД MicrosoftAccess ориентирована на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

2. 
   Описание структуры БД
   

На основе анализа структуры данных задания строится модель типа «сущность-связь» (ER-модель).

Понятие ER-модели соответствует информационному накопителю на диаграмме потоков данных, но ER-диаграмма позволяет показать и внутреннюю структуру понятия (схему), при этом считается, что вся информация о понятии исчерпывается перечислением его свойств.

Основными элементами в модели являются компоненты:

• 
  сущности;
  
• 
  атрибуты;
  
• 
  связи.
  

Проанализировав сведения, которые необходимы для разработки базы данных, можно выделить следующие объекты данной предметной области:

1) Услуги – содержит информацию о видах коммунальных услуг. Содержит следующие атрибуты: код услуги, вид услуг, единицы измерения.

2) Клиент – предназначен для хранения информации о квартиросъемщиках и регистрации новых квартиросъемщиков. Включает следующие атрибуты: код клиента, ФИО квартиросъемщика, номер дома, улица, номер квартиры, количество жильцов, площадь квартиры.

3) Стоимость услуг – содержит информацию о тарифе коммунальные услуги. Содержит атрибуты: код услуги, месяц, стоимость услуги.

4) Потребленные услуги – содержит информацию о потребленных услугах и их оплате. Включает атрибуты: код услуг, код клиента, месяц, потребление, Оплачено Да/Нет.

Рассмотрим связи между сущностями. Сущность «Услуги» связана с сущностью «Стоимость услуг». Каждая услуга может иметь разную стоимость в разные месяцы, но каждая конкретная цена относится к конкретной услуге. Поэтому тип связи будет «один-ко-многим», один со стороны «Услуги» и многие со стороны «Стоимость услуг».

Сущность «Стоимость услуг» также связана с сущностью «Потребленные услуги» связью «один-ко-многим» (один со стороны «Стоимость услуг» и многие со стороны «Потребленные услуги»). Эта связь означает, что одна услуга потребляемя несколькими жильцами.

Сущность «Клиент» связана с сущностью «Потребленные услуги». Клиент в разные месяцы потребляет разное количество услуг, а потребленная услуга может относится только к одному клиенту. Поэтому тип связи будет «один-ко-многим», один со стороны «Клиент» и многие со стороны «Потребленные услуги».

В таблице 2.1 описаны таблицы базы данных.

Таблица 2.1 Описание таблиц БД

---