Повышает эффективность работы компании. Автоматизация ее и содержание в цифровом формате облегчает движение, позволяет быстро найти искомое, а также снизить нагрузку по ведению документооборота. Такая база является вспомогательной, она содержит только ту часть информации, которая изначально была сформирована в цифровом формате. Ранее было рассмотрено, как архивировать документы в бумажном виде. Хранение оцифрованных версий выполняется по той же процедуре.

Электронные дела перекодируются в нужный формат и подлежат сбережению в защищенном ZIP-архиве со всеми необходимыми метаданными. В информационной системе компании допускается сохранение наименований, термин которых не превышает 10 лет. Данные с более длительным или постоянным сроком сбережения рекомендуется передавать на сбережение в частную фирму, предоставляющую такие услуги. При удалении сведений из компьютера составляется акт. Если термин бланков не истек, уничтожить экземпляр невозможно.
Организация архивного помещения на предприятии с нуля инвентаризация
Перед созданием хранилища с нуля необходимо тщательно изучить требования Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 года и решить, какой способ подойдет в этом случае: оцифрованный или бумажный формат. Для бумажной документации необходимо создать правильные условия по влажности и температурному режиму, защитить ее от пыли и других негативных факторов, способных привести к порче. Процедура создания включает такие этапы:

1. 
   создание соответствующего приказа по фирме;
   
2. 
   разработка номенклатур;
   
3. 
   определения терминов сбережения бумаг;
   
4. 
   составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
   
5. 
   ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
   
6. 
   прием на хранение;
   
7. 
   проведение инвентаризации и составление номенклатур;
   
8. 
   поиск выявленной недостачи;
   
9. 
   составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
   
10. 
    создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.
    

Работник хранилища продолжает учет вновь поступающих дел и не принимает самостоятельного решения об изъятии экземпляров с истекшим временем годности на утилизацию. Решение о ликвидации принимает комиссия, назначенная руководителем, с оформлением акта об уничтожении. В его полномочия не входит передача документации на хранение за пределы предприятия.

---

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

1. 
   Рассортировать бумаги по срокам.
   
2. 
   Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
   
3. 
   Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
   
4. 
   Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.
   
5. 
   Подшить издания в архив.
   
6. 
   Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
   
7. 
   Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
   
8. 
   Вести текущий учет вновь поступающих единиц.
   
9. 
   Заключение
   

Назначение и состав системы справочно-поисковых средств архива
Справочно-поисковые средства архива предназначены для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации. Они создаются на единой научно-методической основе, в соответствии с принципами взаимосвязи и взаимодополняемости с целью формирования единой информационной поисковой системы архива.

Правилами закреплено право архива определять физические формы ведения справочников: на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Исключением является опись дел, документов, которая является одновременно учетным документом: в архиве должны обязательно иметься два или три экземпляра описей на бумажном носителе. Архив может отказаться от обязательного ведения на бумажном носителе других типов и видов справочников только при условии их полного перевода в электронный вид и предоставления доступа к ним пользователям в сети Интернет или компьютерах, установленных в читальном зале архива.

Архиву рекомендуется проводить анализ востребованности архивных справочников, тематики запросов пользователей, частоты обращений к тем или иным фондам, а также тенденций изменения пользовательской аудитории и на основе сделанных выводов определять основные направления развития справочно-поисковых средств и ожидаемые показатели. Целесообразно при этом учитывать рекомендации пользователей, в том числе полученные путем анкетирования. Соответствующие позиции следует включать в годовые планы архива, в концепцию развития архива или концепцию развития архивного дела в том или ином субъекте Российской Федерации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.

---

Список использованных источников информации

1. 
   Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях - Электрон. текстовые дан. - Загл. с титул. экрана. - Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71903680/ , свободный
   
2. 
   Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации Электрон. текстовые дан. - Загл. с титул. экрана. - Режим доступа: http://archives.gov.ru/documents/methodics/2021-recommendations-pravila.shtml#6 , свободный
   
3. 
   Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция архивирования, как вести архив в организации - Электрон. текстовые дан. - Загл. с титул. экрана. - Режим доступа: https://vashstorag.ru/blog/khranenie_veshchey/kak_pravilno_arkhivirovat_dokumenty_poshagovaya_instruktsiya_arkhivirovaniya_kak_vesti_arkhiv_v_orga/#13 , свободный
   

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое архивирование?

2. После формирования папки приступают к ее оформлению. Что обязательно прописывают на обложке?

3. На кого возлагаются функции по ведению документации?

4. Где хранят архивные документы согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение?

5. Предназначение справочно-поисковые систем архива?

Тесты для самоконтроля

1. 
   Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи?
   

• 
  да;
  
• 
  нет.
  

Ответ: да.

2. 
   это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков.
   

Ответ: Архивирование.

3. 
   Правилами закреплено право архива определять физические формы ведения справочников:
   

• 
  на бумажном носителе;
  
• 
  в электронном виде;
  
• 
  два варианта;
  

Ответ: два варианта.

4. 
   При уничтожении дел листы:
   

• 
  истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше
  
• 
  сжигают
  
• 
  режут ножницами
  
• 
  не ничего с ними не делают
  

---

Ответ: истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше

5. 
   Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде:
   

1. 
   распределить бланки по папкам, оформить обложки;
   
2. 
   издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище;
   
3. 
   вести текущий учет вновь поступающих единиц;
   
4. 
   рассортировать бумаги по срокам.
   
5. 
   заключение;
   
6. 
   составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры;
   
7. 
   подшить издания в архив;
   
8. 
   уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению;
   
9. 
   подшить издания в архив;
   
10. 
    расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
    

Ответ: 4,6,1,8,7,10,2,3,5

---

Смотрите также файлы

• Курсовая работа по теме Подсудность уголовных дел.docx

• Классы 1ші тосан аяында.pptx

• 2. рнекті ышамдалан трін крсет.docx

• Организация работы гигиениста стоматологического в ортопедическом и ортодонтическом отделениях.docx

• Браки по любви или по расчету.rtf