Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 223
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИИНКЛЮЗИВНОГО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»КАЛМЫЦКИЙ ФИЛИАЛКУРСОВАЯ РАБОТАпо дисциплине Менеджмент (по отраслям) Тема: «Рациональная организации работ менеджера» Выполнил: Андреева Я. И.Специальность 38.02.04Коммерция (по отраслям)Курс 2Группа К2Проверил(а)ОценкаЭлиста,2023гСОДЕРЖАИЕВведение……………………………………………………………………….3Глава I. Основы трудовой деятельности менеджеров………………….......51.1 Трудовая деятельность менеджера, ее особенность……………............51.2 Содержание работы менеджера………………………………………….61.3 Факторы, влияющие на работу менеджера……………………………...71.4 Целевое планирование работы менеджера……………………………...9Глава II. Проектирование рационально организации работы менеджера..122.1 Организация рабочего места…………………………………………….122.2 Работа с документами и корреспонденцией……………………………162.3 Ведение телефонных разговоров………………………………………..182.4 Проведение совещаний, конференция………………………………….192.5 Составление графика работы……………………………………………212.6 Подготовка и проведение выступлений………………………………..222.7 Прием по личным вопросам…………………………………………….252.8 Посещение рабочих мест………………………………………………..27Заключение…………… Список использованных источников литературы…………………………28ВведениеНа протяжении всей жизни человеческого общества были те, кторуководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавализначения самому понятию управление. Руководители (приказчики,распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время незадумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинаетвыделяться в самостоятельную науку под названием менеджмент ипродолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этойнауки основное внимание уделялось тому, как менеджер, (т.е. руководитель) должен руководить, чтобы организация работала
эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, какорганизовать работу самого менеджера.Современное развитие общества показывает, что успешная деятельностьорганизации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. Всвою очередь необходимо помнить, что любая организация представляетсобой единое целое и если работу самого менеджера не организоватьдолжным образом, то менеджер не сможет работать эффективно, что,несомненно, повлияет на работу всей организации.Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, тоэто приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, вконечном счете, скажется на качестве управления.В настоящее время в мире информационный поток возрастает вгеометрической прогрессии.Целью данной работы, является рассмотрение организации работыменеджеров. То есть: как организовать работу менеджера, чтобы его трудбыл наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд менеджеранастолько специфичен, что правильно организовать его довольнопроблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука илиискусство. Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто.Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусствауправления. И поэтому в данной работе будут по возможностирассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работыменеджера.Глава I. Основы трудовой деятельности менеджеров1.1 Трудовая деятельность менеджера, ее особенность Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частьюколлектива.Коллектив только тогда достигнет цели, если все будутработать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджерне может правильно организовать работу, то все усилия остальных членовколлектива будут напрасны.В целом трудовую деятельность менеджера можно разделить на 4функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но неследует полагать, что только менеджер выполняет эти функции. Емуактивно помогают остальные работники. Цель работы менеджера -выработать направление развития и правильно организовать работу.Менеджер как было отмечено выше - особый работник в организации и
поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его отдругих членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:· Менеджер непосредственно не связан с созданием материальныхценностей, хотя активно участвуют в организации производства;· Работа менеджера в основном умственная;· Нелимитированность работы менеджера;· Повышенные нервно-психические усилия менеджера связанные суправлением людьми и принятием ответственных решений;· Труд менеджеров не подается количественному учету;· Необходимость принятия большого количества решений за короткийпериод;· Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном,несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего днявыполняет множество всевозможных операций;· Работа менеджера в основном не имеет четкого завершения.Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать приорганизации работы менеджера и рассматривать их все вместе ивзаимосвязано друг с другом.1.2 Содержание работы менеджерарациональный организация работа менеджерМы рассмотрели особенности работы менеджера, но для эффективнойорганизации работы необходимо выяснить, чем занимается менеджер втечение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий деньменеджера не лимитирован и разнообразен. Если представить в общемвиде, то можно сказать, что менеджер в течение своего рабочего днявыполняет следующие виды работ (по данным разных источников):· Запланированные заседания, встречи (60 - 65%);· Разговоры по телефону (3 - 6%) ;· Работа с документами (17 - 22%);· Поездки, осмотры (3 - 7%);· Незапланированные встречи (7%) ;· Отдых (2%);· Потери времени (2%).Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируютв зависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь,занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенностисвоей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочеговремени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.1.3 Факторы, влияющие на работу менеджераМенеджер это человек и так как он действует в реальных условиях, то нанего оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, чтона него и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие
влияние на работу менеджера следующие:· Психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеруработать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. Ктаким факторам можно отнести:1. Эстетика рабочего места;2. Удовлетворенность работой;3. Социальный статус;4. Другие.· Физиологические - факторы, связанные с возможностями человека ивлиянием окружающей среды. К ним относятся:· Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить большеопределенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человекспособен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данноетребование нужно учитывать при принятии решений. Менеджерунеобходимо работать только с релевантной (относящейся к делу)информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачупервичной обработки информации или сбор нужной можно поручитьаналитическому отделу.Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влияниювнешней среды, которая оказывает существенное влияние. К такимфакторам относятся:· Температура окружающего воздуха;· Окружающий звук;· Освещенность рабочего места;· Другие.Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькимиподчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать.Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна спсихологической удовлетворенностью. Практика менеджментапоказывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том жеобъеме.Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние надеятельность менеджера, а значит должны учитываться при научнойорганизации производства. Причем все факторы должны учитываться вовзаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нетвозможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждогофактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процессэффективной организации работы менеджера.1.4 Целевое планирование работы менеджераЦелевое планирование представляет собой планирование, направленное надостижение определенных, за ранее известных целей. Целью впланирование организации работы менеджера является повышениеэффективности работы при минимуме затрат. В целом весь процесс
планирования можно представить в виде следующей схемы:· Формулирование цели;· Анализ текущего состояния;· Выявление слабых сторон;· Проведение наблюдения;· Проведение мероприятий по улучшению работы;· Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того,правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнутоисследованию, и какие результаты будут получены.Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобыиметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведениямероприятий по организации работы покажет эффективность проведенныхмероприятий. После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны ворганизации работы менеджера. В организации работы менеджера, какправило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить иочень тщательно проанализировать. Если не выявить основныенаправления работы, то затраты времени и усилий окажутсязначительными, а результат - плохим.Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательнойпроработки организации. Сначала необходимо решить, какиенаблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочегоместа необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровняшума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимопроанализировать документы по различным признакам - степеньважности, возможность решения некоторых вопросов другими служащимии пр.Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это можетбыть либо сам менеджер, либо исследователь. В любом случае менеджердолжен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным врезультатах.После проведения наблюдений необходимо решить вопрос онеобходимости проведения мероприятий по улучшению организацииработы. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, тонеобходимость их проведения очевидна.Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению работыменеджера. И в заключении необходимо сравнить полученные результатыс предшествующими. Если труд менеджера улучшился и затраты былинезначительны, то мероприятия были проведены правильно.В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий
эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, какорганизовать работу самого менеджера.Современное развитие общества показывает, что успешная деятельностьорганизации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. Всвою очередь необходимо помнить, что любая организация представляетсобой единое целое и если работу самого менеджера не организоватьдолжным образом, то менеджер не сможет работать эффективно, что,несомненно, повлияет на работу всей организации.Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, тоэто приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, вконечном счете, скажется на качестве управления.В настоящее время в мире информационный поток возрастает вгеометрической прогрессии.Целью данной работы, является рассмотрение организации работыменеджеров. То есть: как организовать работу менеджера, чтобы его трудбыл наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд менеджеранастолько специфичен, что правильно организовать его довольнопроблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука илиискусство. Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто.Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусствауправления. И поэтому в данной работе будут по возможностирассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работыменеджера.Глава I. Основы трудовой деятельности менеджеров1.1 Трудовая деятельность менеджера, ее особенность Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частьюколлектива.Коллектив только тогда достигнет цели, если все будутработать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджерне может правильно организовать работу, то все усилия остальных членовколлектива будут напрасны.В целом трудовую деятельность менеджера можно разделить на 4функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но неследует полагать, что только менеджер выполняет эти функции. Емуактивно помогают остальные работники. Цель работы менеджера -выработать направление развития и правильно организовать работу.Менеджер как было отмечено выше - особый работник в организации и
поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его отдругих членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:· Менеджер непосредственно не связан с созданием материальныхценностей, хотя активно участвуют в организации производства;· Работа менеджера в основном умственная;· Нелимитированность работы менеджера;· Повышенные нервно-психические усилия менеджера связанные суправлением людьми и принятием ответственных решений;· Труд менеджеров не подается количественному учету;· Необходимость принятия большого количества решений за короткийпериод;· Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном,несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего днявыполняет множество всевозможных операций;· Работа менеджера в основном не имеет четкого завершения.Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать приорганизации работы менеджера и рассматривать их все вместе ивзаимосвязано друг с другом.1.2 Содержание работы менеджерарациональный организация работа менеджерМы рассмотрели особенности работы менеджера, но для эффективнойорганизации работы необходимо выяснить, чем занимается менеджер втечение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий деньменеджера не лимитирован и разнообразен. Если представить в общемвиде, то можно сказать, что менеджер в течение своего рабочего днявыполняет следующие виды работ (по данным разных источников):· Запланированные заседания, встречи (60 - 65%);· Разговоры по телефону (3 - 6%) ;· Работа с документами (17 - 22%);· Поездки, осмотры (3 - 7%);· Незапланированные встречи (7%) ;· Отдых (2%);· Потери времени (2%).Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируютв зависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь,занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенностисвоей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочеговремени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.1.3 Факторы, влияющие на работу менеджераМенеджер это человек и так как он действует в реальных условиях, то нанего оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, чтона него и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие
влияние на работу менеджера следующие:· Психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеруработать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. Ктаким факторам можно отнести:1. Эстетика рабочего места;2. Удовлетворенность работой;3. Социальный статус;4. Другие.· Физиологические - факторы, связанные с возможностями человека ивлиянием окружающей среды. К ним относятся:· Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить большеопределенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человекспособен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данноетребование нужно учитывать при принятии решений. Менеджерунеобходимо работать только с релевантной (относящейся к делу)информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачупервичной обработки информации или сбор нужной можно поручитьаналитическому отделу.Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влияниювнешней среды, которая оказывает существенное влияние. К такимфакторам относятся:· Температура окружающего воздуха;· Окружающий звук;· Освещенность рабочего места;· Другие.Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькимиподчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать.Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна спсихологической удовлетворенностью. Практика менеджментапоказывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том жеобъеме.Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние надеятельность менеджера, а значит должны учитываться при научнойорганизации производства. Причем все факторы должны учитываться вовзаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нетвозможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждогофактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процессэффективной организации работы менеджера.1.4 Целевое планирование работы менеджераЦелевое планирование представляет собой планирование, направленное надостижение определенных, за ранее известных целей. Целью впланирование организации работы менеджера является повышениеэффективности работы при минимуме затрат. В целом весь процесс
планирования можно представить в виде следующей схемы:· Формулирование цели;· Анализ текущего состояния;· Выявление слабых сторон;· Проведение наблюдения;· Проведение мероприятий по улучшению работы;· Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того,правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнутоисследованию, и какие результаты будут получены.Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобыиметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведениямероприятий по организации работы покажет эффективность проведенныхмероприятий. После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны ворганизации работы менеджера. В организации работы менеджера, какправило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить иочень тщательно проанализировать. Если не выявить основныенаправления работы, то затраты времени и усилий окажутсязначительными, а результат - плохим.Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательнойпроработки организации. Сначала необходимо решить, какиенаблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочегоместа необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровняшума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимопроанализировать документы по различным признакам - степеньважности, возможность решения некоторых вопросов другими служащимии пр.Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это можетбыть либо сам менеджер, либо исследователь. В любом случае менеджердолжен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным врезультатах.После проведения наблюдений необходимо решить вопрос онеобходимости проведения мероприятий по улучшению организацииработы. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, тонеобходимость их проведения очевидна.Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению работыменеджера. И в заключении необходимо сравнить полученные результатыс предшествующими. Если труд менеджера улучшился и затраты былинезначительны, то мероприятия были проведены правильно.В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий