Файл: Самомотивация. Распределение рабочей нагрузки Таймменеджмент руководителя в системе.pdf

Самомотивация.
Распределение рабочей нагрузки
Тайм-менеджмент
руководителя в системе
государственного
и муниципального
управления
Цели изучения темы:
- изучение важности правильного распределения рабочей нагрузки в работе руководителя;
- изучение способов самонастройки и самомотивации на выполнение работы.
Задачи темы:

изучить способы решения крупных и мелких неприятных задач;

ознакомиться с различными способами самонастройки на работу;

ознакомиться с правилами эффективного отдыха;

познакомиться с распределением учебной и рабочей нагрузки в течение дня.
В результате изучения данной темы Вы будете
Знать:

методы, техники, инструменты организации времени для самоорганизации и самообразования;

области применения технологий тайм-менеджмента в организации деятельности органов государственной власти.
Уметь:

использовать методы, техники и инструменты тайм-менеджмента для повышения эффективности своей учебной деятельности;

вырабатывать рекомендации по оптимизации использования ресурса времени на основе анализа данных хронокарты.
Владеть:

навыком выявления причин потерь времени и выработки мер по их устранению.

Учебные вопросы темы:
1. Грамотное распределение руководителем рабочей нагрузки.
2. Правила организации эффективного отдыха. Эффективный сон.
3. Самонастройка руководителя на решение задач: методы, способы.
4. Эффективное решение руководителем больших трудоемких задач.
Техника работы с задачами – «слонами». Использование СМАРТ-критериев для подзадач в работе руководителя. Решение мелких неприятных задач.
Вопрос 1. Грамотное распределение руководителем рабочей нагрузки
Постоянно ускоряющийся темп современной жизни ставит человека в условия, когда рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» – смерть от переутомления на рабочем месте.
Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является
выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в жизни
руководителя, в том числе и руководителя государственного и муниципального
управления, должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.
Работоспособность человека и биоритмы. Влияние суточных ритмов
на распределение рабочей нагрузки
Человек – сложная биологическая система, на которую влияет большое количество различных ритмов, как естественных, так и искусственно созданных самим человеком. Наиболее важные для человека естественные биологические ритмы:

дневной

недельный

годовой
Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека изменяется и изменяется тоже ритмично: есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации своей деятельности.
Рассмотрим, как изменяется работоспособность человека в течение дня.
Если посмотреть на среднестатистический график суточных биоритмов человека, то становится очевидным, что в течение дня наша активность имеет два спада
(примерно с 13 до 15 часов и после 21) и два подъема (примерно с 4-5 часов утра до 11-12-ти часов, и с 16 до 18 часов).

Рис. 1 График суточных ритмов человека
У людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать – «жаворонков»
– первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» – тех людей, кто привык поздно вставать и поздно ложиться спать, второй, вечерний, подъем активности будет выше.
Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше запланировать на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил, будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, навести порядок в корреспонденции, материалах к совещанию, отчету о проделанной работе за отчетный период и др.
Важно помнить, что работоспособность сотрудника и руководителя любой компании и организации, в том числе и органов государственного и муниципального управления в течение дня изменяется и можно выделить три основные фазы: фаза «врабатывания» (вхождение в тему, в рабочий ритм), фаза
устойчивого рабочего состояния и фаза частичного утомления. В течение дня эти фазы можно пройти несколько раз (например, на нашей условной схеме можно увидеть такие периоды спада и возрастания активности и работоспособности).
Длительность фазы «врабатывания», вхождения в рабочий ритм в управленческом труде может составлять в среднем 30-90 минут. В течение этого времени руководитель или сотрудник учреждения государственного и муниципального управления постепенно наращивает эффективность своего персонального труда, входит в суть сложившейся управленческой ситуации. И по мере приближения к пику активности возрастает восприятие новой информации, увеличивается точность оценки имеющихся обстоятельств и информации, повышается точность в формулировках, делегировании, контроле поручений, постановке задач. Поэтому в соответствии с правилами организации труда, сформулированными
А.К. Гастевым, входить в работу следует, постепенно наращивая интенсивность и нагрузку. Таким образом, на начальных этапах фазы «врабатывания», вхождения в работу целесообразно выполнять задачи планирования, текущего контроля, простые технические работы. Точно такие же работы имеет смысл планировать и на периоды спада активности. На моменты высокой активности и устойчивого рабочего состояния руководителю государственного и муниципального

управления лучше всего назначать встречи, выезды, сопряженные с решением серьезных управленческих задач, выработкой управленческих решений.
Вопрос 2. Правила организации эффективного отдыха. Эффективный сон
Правила организации эффективного отдыха
1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени.
Оптимальный режим – 5 минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Непрерывная работа в интервале длительностью 1 – 1,5 часа – наиболее комфортна для человека.
При выполнении некоторых управленческих задач, в ходе которых частые прерывания нежелательны, руководителю и сотрудникам органов государственной и муниципальной власти может быть рекомендовано делать короткие перерывы примерно на 20 минут через каждые 3 часа. Что не противоречит общей схеме правила ритмичности: 1 час работы – 5 минут отдыха; 1,5 часа работы – 10 минут отдыха; 2 часа – 15 минут, 2,5-3 часа – 20-25 минут. Совсем без коротких перерывов работать не рекомендуется, так как постепенно наступает фаза частичного утомления, характеризуемая ощущениями голода, жажды, болей (суставов, головная и др.).
2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь или задачи, которую решаете на что-то другое. Чем сильнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы.
3. Смена контекста. Изменение условий. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если весь день проводите на ногах, были в разъездах – отдыхать лучше сидя.
Максимальное переключение и смена контекста способны помочь руководителю сферы государственного и муниципального управления справиться с частичным утомлением и пройти достаточно эффективно эту фазу снижения работоспособности, выполняя простые задачи и дела, не требующие сильного напряжения интеллектуальных и физических сил.
Эффективный сон
Одним из важнейших способов восстановления сил и отдыха является сон.
Эффективность сна можно повысить с помощью простых правил:


ложиться спать и просыпаться в определенные для этого часы.
Организм привыкает к такому ритму, заснуть и проснуться становится легче;

определите оптимальную для себя продолжительность сна;

найдите и применяйте свой индивидуальный способ переключения в режим сна (спокойное чтение на ночь, прогулка и т.д.);

организуйте процесс пробуждения: установите в будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделайте процесс пробуждения постепенным;

используйте короткий сон в течение рабочего дня. Во время спадов активности позвольте себе 10-15 минут подремать. Поверхностный «микросон» не дает заснуть слишком сильно и при этом хорошо освежает мозг.
Следуя правилам эффективного отдыха, вы всегда сможете правильно распределить свою рабочую нагрузку так чтобы, не нанося ущерба собственному здоровью, всегда укладываться в сроки и действовать максимально продуктивно.
Вопрос 3. Самонастройка руководителя на решение задач: методы, способы
Один из самых трудных шагов – включение в работу. Для того, чтобы включиться в выполнение самых разнообразных задач, существует много разных способов самонастройки. Рассмотрим некоторые из них.
Техника «якорения»
Любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием. У каждого человека – свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т.д.). Когда нам нужно настроиться на работу, мы
«включаем» нужный материальный «якорь», вызывая необходимое для работы эмоциональное состояние. Самый часто используемый якорь – музыка. Например, под ритмичную музыку хорошо настраиваться на переговоры, а спокойная музыка без слов хорошо помогает при настройке на интеллектуальную работу. На отдых можно настроиться с помощью самой любимого и приятного музыкального произведения. Хорошим «якорем» для включения в работу может быть любая черновая, техническая работа.
«Заточка карандашей»
Суть метода: «Прежде чем приступить к работе над картиной – сделай эскиз, а прежде чем делать эскиз – наточи карандаши». Простое техническое дело помогает настроиться на сложную работу. Пока точим карандаши, оформляем титульный лист реферата, подбираем иллюстрации к докладу – обдумываем план дальнейшей работы и постепенно втягиваемся в решение задачи.
Метод «Швейцарского сыра»
Помогает сократить время на раскачку и без лишних затрат времени и усилий включиться в решение сложных, энергоемких (требуется много сил и энергии для ее решения) задач.
Суть метода: задача выполняется не в логическом порядке, а в произвольном. Попробуйте «выгрызать» маленькие кусочки из большого дела.
Например, при подготовке диплома или реферата, – оформить титульный лист, написать несколько понятных и простых абзацев, подобрать иллюстрации, составить графики или таблицы и т.д.
Этот метод знаком всем, кто хоть однажды сдавал тесты или экзамены: прежде чем приступать к ответам, сначала просматриваем все вопросы, выбираем те, которые хорошо знаем и начинаем отвечать на них. Потом те, которые знаем

чуть хуже… оставляя те вопросы, которые не знаем, на самую последнюю очередь.
Так можно успеть ответить на большую часть вопросов без потерь времени.
Промежуточная радость
Разбейте всю работу на несколько этапов, и за прохождение каждого назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые написанные 3 страницы реферата 20 минут общения в чате» и т.д. Немедленная награда за каждый сделанный шаг мотивирует на дальнейшее движение.
Вопрос 4. Эффективное решение руководителем больших трудоемких задач.
Техника работы с задачами – «слонами». Использование СМАРТ-критериев
для подзадач в работе руководителя. Решение мелких неприятных задач
Чем задача крупнее, сложнее, тем сложнее заставить себя ее сделать. Такие крупные, энергоемкие задачи, не имеющие жесткого срока исполнения в терминологии тайм-менеджмента, называются «слонами».
«Слоны» – крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные, не имеющие жесткого срока исполнения.
Но даже если задача-слон интересная, есть мотивация к ее решению, две проблемы могут свести на нет любые усилия:
1. Слишком большая задача, объем предстоящей работы может вызывать страх и приводить к прокрастинации.
2. Получение результата отложено во времени, идти к нему придется долго – интерес все сложнее поддерживать.
Самый верный способ «съесть» слона – разрезать его на маленькие кусочки
– «бифштексы» – и каждый день «съедать» один такой «бифштекс». Каждый
«бифштекс» должен быть реальным, то есть соответствовать SMART-критериям:

конкретно сформулированы – не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова»;

измеримы – не просто «учить иностранные слова», а «выучивать наизусть по десять иностранных слов»;

соотнесены с нашими возможностями и ресурсами – ставить реальную планку в соответствии со своими возможностями, реально соизмерять свои способности и силы (но чуть выше – так появляется азарт взять новую высоту); так, например, один человек спокойно выучивает по пять иностранных слов в день, а другой – по 15. Тогда, например, первый чуть поднимает планку до 8 слов, а второй
– до 20. Так и задача оказывается чуть выше уже достигнутого ранее и появляется азарт, и планка не сильно поднята – ее возможно достичь;

обязательно привязаны ко времени – определять ежедневный или еженедельный размер «бифштекса»: ежедневно выучивать по пять иностранных слов или в течение двух часов каждую неделю смотреть фильм на иностранном языке.
Такие подзадачи или «бифштексы», соответствующие СМАРТ-критериям, называют «реальными».
Расплывчатые, неконкретные формулировки типа «Читать книгу на иностранном языке», «Изучать грамматику», «Посмотреть упражнения» и т.д. делают наш «бифштекс» иллюзорным.