Файл: документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета.pdf

КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕМА: «
ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТЫ
МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
»

План:
1. Понятия о бухгалтерских документах
2. Реквизиты бухгалтерских документов
3. Классификация документов
4. Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам
5. Организация документооборота в бухгалтерии
6. Понятие инвентаризации

ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ О БУХГАЛТЕРСКИХ
ДОКУМЕНТАХ
Первичное наблюдение – первое начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета и может быть схематично представлена следующим образом:
Процедура первичного наблюдения
Оценка и
критерий отбора
фактов
хозяйственной
жизни
(экономических
событий) исходя
из целей и задач
учета
Однозначное
толкование
объектов и
событий,
отражаемых в
учете
Совмещение во
времени
оформления,
наблюдения и
измерения факта
хозяйственной
жизни
(экономического
события)
Формы контроля
за наблюдением и
передачей фактов
хозяйственной
жизни
(экономических
событий) для
дальнейшей их
обработки

По результатам первичного наблюдения составляется документ, он является основанием и подтверждением учетных записей.
Бухгалтерские документы подтверждают факт совершения хозяйственных операций или свидетельствуют о праве на их совершение. На их основании делаются бухгалтерские записи.
Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Современная информационная система – это
сложный аппаратно - программный комплекс, у
истоков которого стоит первичный документ,
отражающий бизнес-процессы протекающие в
жизни экономического субъекта.
Бухгалтерский
документ
представляет
собой
письменное
свидетельство
,
которое
подтверждает
факт
совершения
хозяйственных
операций
,
право
на
их
совершение
или
устанавливает
материальную
ответственность
работников
за
доверенные
им
ценности
Любой документ должен иметь ряд показателей
для подтверждения юридической достоверности,
такие показатели принято называть
реквизитами.

РЕКВИЗИТЫ БУХГАЛТЕРСКИХ
ДОКУМЕНТОВ
Реквизит (лат. – нужное, требуемое) – единая, неделимая, строго оговоренная часть документа.
Реквизиты
Призначные
(
отражают объекты учета)
Содержательные (раскрывают характеристику объекта учета)

РЕКВИЗИТЫ
Переменные
реквизиты меняются с каждой хозяйственной операцией: количество сданной продукции на склад, количество отпущенных материалов в производство, вид материалов.
Постоянные
реквизиты
в пределах одной организации не меняются в течение длительного периода и обычно являются основными реквизитами документа

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций:
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по имеющимся стандартам
(форме).
Под
формой документа понимается состав и расположение реквизитов.
Реквизиты обязательные специальные

Обязательные
реквизиты определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу:
1. Наименование документа
2. Дата составления
3. Наименование организации, от имени которой составлен документ, ее адрес и реквизиты
4. Содержание хозяйственной операции
5. Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении)
6. Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц
Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером
7. Наименование контрагента, участвующего в совершении операции.

Специальные (дополнительные) реквизиты подтверждают количественную и качественную характеристику каждого факта хозяйственной деятельности. В дальнейшем специальные реквизиты дают возможность произвести группировку хозяйственных операций и записать их по счетам бухгалтерского учета.

В зависимости от расположения тех или иных реквизитов в документе, форма последних может быть:
1.
зональной
2.
анкетной
3.
табельной
4.
комбинированной

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ
ДОКУМЕНТОВ
Первичные документы
По назначению
По объему
содержания
По способу
обхвата
операций
По месту
составления
По способу
составления
По количеству учетных позиций
По степени использования

По назначению
1. Распорядительные - содержат распоряжение на совершение операции:
- приказы-распоряжения
- доверенности
- банковские документы
- приказы-накладные
- расходные кассовые ордера.
2. Оправдательные - подтверждают факт совершения операции:
- акты
- накладные
- приходные ордера, в т.ч. кассовые
- авансовые отчеты и др.
3. Бухгалтерского оформления - создаются работниками бухгалтерии для подготовки и осуществления записей:
- справки
- расчеты.
4. Комбинированные

По объему содержания
1.
Первичные - составляются в момент совершения хозяйственных операций, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции - расходный кассовый ордер.
2.
Сводные - составляются на основании первичных - расчетно-платежная ведомость, отчет кассира.

По способу обхвата операций
1.
Разовые - составляются на 1 или несколько операций, выполняемых в 1 прием:
- накладные
-
ПКО
-
РКО и т.д.
2.
Накопительные - открываются на определенный период времени, в них отражаются совершаемые операции за этот период времени

По месту составления
1.
Внутренние - подтверждают движение имущества внутри предприятия:
- кассовые документы
- по движению ТМЦ
- по начислению зарплаты.
2.
Внешние - предназначены для использования вне организации или подтверждают факты поступления имущества на предприятие из вне:
- платежные документы
- векселя
- счета-фактуры
-
ТТН и т.д.

По способу составления
1.
Накопительные - сводные документы:
- отчеты о движении материалов, основных средств
- разработочные таблицы по начислению з/п и удержаний из нее.
2.
Группировочные - различные ведомости.
3.
Комбинированные - сочетают признаки предыдущих.

По количеству учетных позиций
1. Однострочные
-
ПКО
-
РКО
2. Многострочные
- накладные
- лимитно-заборные карты
- реестры и т.д.

По степени использования
1.
Типовые унифицированные - используются предприятиями всех отраслей обязательно. В
РФ унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские и некоторые другие. Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений.
2.
Специализированные - документы, форма которых не предусмотрена альбомами унифицированных первичных документов, они разрабатываются организацией самостоятельно, при этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ
1. Обязательно указываются требуемые реквизиты.
2. Все начальные записи оформляются с заглавной буквы, записи производятся с самого начала строки, такое понятие как "красная строка" для бухгалтерских документов не приемлемо.
3. Документы, предназначенные для передачи в учреждения банка только печатаются.
4. Другие документы разрешается заполнять от руки, при этом используются чернила синего, фиолетового или черного цвета. Чернила разных цветов на одном документе не рекомендуется использовать.
5. Запрещено вносить исправления в расчетно-денежные документы.
6. Если обнаружена ошибка в документах, поступивших от внешних представителей, ее нельзя исправлять. Для этого существуют специальные приемы и способы.
7. Документы, подтверждающие начисление заработка, должны быть оформлены с указанием фамилии, имени, отчества.
8. В денежных документах сумма указывается прописью с большой буквы с начала строки.
9. Свободные сроки и графы прочеркивают.
10. Все расчетно-денежные документы должны быть подписаны руководителем учреждения и главным бухгалтером. Документы без печати считаются недействительными.
Все документы должны быть заполнены четко, аккуратно, разборчиво.
11. Денежные документы погашаются штампом «Получено» и «Оплачено».

Документооборот
- движение документов от момента их выписки, поступления на предприятие до сдачи в архив
В каждом хозяйствующем субъекте при оформлении учетной политики обязательно составляется график документооборота, в котором должны содержаться следующие показатели:
1. Номер формы документов
2. Название документа
3. Дата составления или периодичность
4. Ф.И.О. или должность составителя
5. Ф.И.О. или должность того, кто подписывает
6. Место назначения, т.е. использование документов в центрах ответственности в разрезе МОЛ
7. Сроки сдачи в бухгалтерию.
Организация документооборота в бухгалтерии

Этапы документооборота:
1.
Выписка, поступление документов.
2.
Проверка - по форме (правильность заполнения)
- по существу (целесообразность, законность)
- арифметическая.
3.
Таксировка.
4.
Контировка
(разметка)
- определение и запись корреспондирующих счетов, участвующих в операции.
5.
Группировка - подбор по однородности в папки, что позволяет сделать записи общими итогами. На основе групп первичных документов делаются сводные.
6.
Отражение на счетах бухгалтерского учета, синтетических и аналитических.
7.
Гашение документов - ставится штамп "получено", "оплачено".
8.
Сдача документов в архив.

Хранение первичных документов в бухгалтерии осуществляется в папках (делах), которые формируются по периодам, по назначению, по участкам учетной работы. Дела (папки) содержат до 250 листов при толщине не более 4 см. В конце папки делается запись "В настоящем деле пронумеровано и подшито ... - документов. Роспись.
Печать". Хранятся они в несгораемом шкафу. Отдельные документы - в сейфе.
При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отдельны от копий; годовые планы - от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа.
В дело группируются документы одного периода, кроме переходящих дел. При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименования организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры хранят не менее 5 лет.
Постоянно хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 лет.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели.
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.
При сдаче документов в Государственный архив составляются описи постоянного или временного хранения, а иногда и описи с заключением экспертной комиссии.
Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.

6. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
УСТАНОВЛЕНИЕ НА ОПРЕДЕЛЕННЫЙ
МОМЕНТ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ
СРЕДСТВ И ИХ ИСТОЧНИКОВ, ФАКТИЧЕСКИ
ПРОИЗВЕДЕННЫХ ЗАТРАТ ПУТЕМ
ПЕРЕСЧЕТА ИНВЕНТАРИЗУЕМОГО
ОБЪЕКТА В НАТУРАЛЬНОЙ ФОРМЕ, Т.Е.
СНЯТИЯ ОСТАТКОВ, ИЛИ ПУТЕМ ПРОВЕРКИ
УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ.