Определение структуры и численного состава службы документационного обеспечения управленияОсновные понятия и функции документационного обеспечения управления (ДОУ)  

• Доу – это деятельность человека по составлению и оформлению документов (документирование), организации их движения и учета (документооборот) и их хранения (архивное дело).

Основные функции документаЮридическая (содержание используется, как доказательство в судебных инстанциях).Информационная (фиксируются факты, события и т.д.).Коммуникативная (обеспечение связи между группами, структурами в организации)Организационная (обеспечивает воздействие на людей и группы людей в организации посредством управленческих решений).Воспитательная (работа с документами предполагает точность, аккуратность, пунктуальность).Эстетическая (документ должен быть выполнен в соответствии со всеми стандартами и выглядеть красиво).Цель ДОУ •Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. •На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением). Общие требования к текстам документов :Документ должен обладать следующими характеристиками:

• - Аутентичность
• - Достоверность
• - Целостность
• - Пригодность для использования
• - Надежность

Задачи ДОУ• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

---

• осуществление методического руководства организацией работы с докумен­тами в структурных подразделениях предприятия;• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по­рядка работы с документами;• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами: •централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях);•децентрализованная - предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях);•смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:• положением о службе ДОУ;• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в сос­таве службы ДОУ);• инструкцией по ДОУ;• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;• документами планирования и отчетности;• должностными инструкциями персонала службы.В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.Численный состав службы  документационного обеспечения управления

---

• Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: 
- Управление делами 
- Общий отдел
- Служба ДОУ

Должностной состав службы ДОУ Как рассчитать необходимое количество работников службы  Документационного обеспечения ?

• Для расчета необходима следующая информация: Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов: входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции), исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции), внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.), все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
• Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию). Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (Д - это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 ( Р - это постоянный коэффициент). Допустим: средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек. 
• Получаем:  0,00016 × 15 0000,98 × 1 5000,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

• Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ: нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
• межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ
•  нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ
•  нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций 
•  укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий 
•  межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров
•  типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов Для расчета нам потребуется следующая информация:
 Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.  Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

---

Смотрите также файлы

• Создаем свой плакат и модульный шрифт для него.pdf

• И сведения о видах звезд, даны их характеристики, а также представлены теоретические сведения об истории наблюдения за звездами, предложен перечень самых интересных фактов из астрономии о звездах. В готовом ученическом проекте на тему "О чем говорят звезд.docx

• 1. Разработка декларации промышленной безопасности.docx

• Конкурса Большая перемена.docx

• Лабораторная работа 1 Основы администрирования ос linux.docx