Файл: Определение структуры и численного состава службы документационного обеспечения управления.pptx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 146
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Определение структуры и численного состава службы документационного обеспечения управления
Основные понятия и функции документационного обеспечения управления (ДОУ)
Основные функции документа
Юридическая (содержание используется, как доказательство в судебных инстанциях).
Информационная (фиксируются факты, события и т.д.).
Коммуникативная (обеспечение связи между группами, структурами в организации)
Организационная (обеспечивает воздействие на людей и группы людей в организации посредством управленческих решений).
Воспитательная (работа с документами предполагает точность, аккуратность, пунктуальность).
Эстетическая (документ должен быть выполнен в соответствии со всеми стандартами и выглядеть красиво).
Цель ДОУ
•Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.
•На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением). Общие требования к текстам документов :
Документ должен обладать следующими характеристиками:
• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами:
•централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях); •децентрализованная - предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях); •смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:
• положением о службе ДОУ;
• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);
• инструкцией по ДОУ;
• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
• документами планирования и отчетности;
• должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.
Численный состав службы документационного обеспечения управления
Как рассчитать необходимое количество работников службы Документационного обеспечения ?
Основные понятия и функции документационного обеспечения управления (ДОУ)
- Доу – это деятельность человека по составлению и оформлению документов (документирование), организации их движения и учета (документооборот) и их хранения (архивное дело).
Основные функции документа
Юридическая (содержание используется, как доказательство в судебных инстанциях).
Информационная (фиксируются факты, события и т.д.).
Коммуникативная (обеспечение связи между группами, структурами в организации)
Организационная (обеспечивает воздействие на людей и группы людей в организации посредством управленческих решений).
Воспитательная (работа с документами предполагает точность, аккуратность, пунктуальность).
Эстетическая (документ должен быть выполнен в соответствии со всеми стандартами и выглядеть красиво).
Цель ДОУ
•Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.
•На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением). Общие требования к текстам документов :
Документ должен обладать следующими характеристиками:
- - Аутентичность
- - Достоверность
- - Целостность
- - Пригодность для использования
- - Надежность
• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами:
•централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях); •децентрализованная - предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях); •смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:
• положением о службе ДОУ;
• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);
• инструкцией по ДОУ;
• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
• документами планирования и отчетности;
• должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.
Численный состав службы документационного обеспечения управления
- Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами). В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ:
- Управление делами
- Общий отдел
- Служба ДОУ
Как рассчитать необходимое количество работников службы Документационного обеспечения ?
- Для расчета необходима следующая информация: Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов: входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции), исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции), внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.), все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
- Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию). Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (Д - это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 ( Р - это постоянный коэффициент). Допустим: средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.
- Получаем: 0,00016 × 15 0000,98 × 1 5000,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.
- Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ: нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ
- нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ
- нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций
- укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров
- типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов Для расчета нам потребуется следующая информация: Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности. Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч