Файл: Отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.docx
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 25
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
УЧЁТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО ХОЗЯЙСТВЕННО-ОПЕРАЦИОННЫМ РАСХОДАМ
Колтырина С. В.
Научный руководитель: Балуева Ю.П.
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
"Пермский торгово-технологический колледж"
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.
Подотчетное лицо – это работник организации, которому выдаются денежные средства под отчет для осуществления расходов, связанных с деятельностью организации.
Подотчетными лицами могут быть [9]:
- работники организации, включая руководителей, с которыми заключены трудовые договоры;
- физические лица, с которыми организация заключила соглашения или договора гражданско-правового характера для выполнения определенной работы.
Учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов.
Как правило, в практической деятельности любой организации, расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.
Цель исследования - рассмотрение на примере конкретной организации порядка учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы и действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам;
- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.
Объектом исследования является конкретное предприятие – АО «ОДК-СТАР».
Предметом исследования является расчеты с подотчетными лицами в АО «ОДК-СТАР».
1. Выдача денежных средств под отчет
Выдача денежных средств осуществляется в:
- наличной форме;
- безналичной форме.
1.1. Выдача денежных средств под отчет наличными
Выдача денежные средства подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, осуществляется на основании либо:
- письменного заявления подотчетного лица, содержащего проставленные руководителем организации сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, подпись и дату;
- распорядительного документа организации (приказа, распоряжения и т.п.).
Выдачу денежных средств из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2), оформленному на основании заявления подотчетного лица либо распорядительного документа организации.
Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а в случае их отсутствия — руководителем организации.
Кассир проверяет полученный расходный кассовый ордер. Если ошибок нет, то подотчётному лицу выдаются денежные средства. Расходный кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.
Размер суммы выдачи наличных денег для расчетов с:
- физическими лицами осуществляются без ограничения;
- организациям (юридические лица и индивидуальные предприниматели) в рамках одного договора, не должен превышать 100 тысяч рублей (предельный размер наличных расчетов).
Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать указанный выше предельный размер наличных расчетов, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени организации.
1.2. Выдача подотчетных сумм безналичным способом
Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные, корпоративные или личные карты с расчетного счета организации.
В этом случае в заявлении подотчетного лица или распорядительном документе организации на выдачу денег, помимо указанной в пункте 1.1. информации, необходимо указать реквизиты банковской карты.
Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации [8].
В остальном порядок выдачи подотчётных денежных средств в безналичной форме такой же, как и в наличной.
1.3. Отчетность подотчетного лица за предоставленные ему денежные средства
Выполнив задание организации, подотчётное лицо обязано предъявить в бухгалтерию авансовый отчет о потраченных деньгах с прилагаемыми подтверждающими расходы документами.
Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона [6] или дубликат.
Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом и представляется им в бухгалтерию.
Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее подотчетному лицу. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.
1.4. Проверка авансового отчета
После того как работник предоставил авансовый отчет со всеми документами подтверждающие фактические расходы начинается стадия его проверки.
При проверки авансового отчета обращают внимание на:
1) наличие документов, подтверждающих расходы сотрудника;
2) целевое расходование средств;
3) правильность и размер израсходованных сумм.
Возможны варианты:
- работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
- сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
- сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.
Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.
После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
2. Рассмотрение ведения учёта расчётов с подотчётными лицами по хозяйственно-операционным расходам в организации АО «ОДК-СТАР»
Акционерное общество «ОДК-СТАР» является коммерческой организацией, созданной в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Входит в состав ведущей российской Холдинговой компании АО «ОДК».
Основной вид деятельности организации: Производство турбореактивных и турбовинтовых двигателей и их частей (код по ОКВЭД 30.30.12).
Каждый факт хозяйственной жизни АО «ОДК-СТАР» подлежит оформлению первичным документом. Формы первичных учетных документов, формы документов для внутренней отчетности, регистры бухгалтерского учета разработаны Обществом и утверждены приказами в составе документооборота.
В Обществе бухгалтерский учет ведется с помощью вычислительной техники. Для учета и обработки информации о фактах хозяйственной жизни применяется учетная система «1С Предприятие».
Учет по расчетам с подотчетными лицами в Обществе ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» его структуру можно увидеть в таблице 1.
Таблица 1 - Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»
| По дебету | По кредиту |
| Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода | Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода |
| Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу | Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица |
| Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода | Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода |
2.1. Учетная политика в АО «ОДК-СТАР в области учета расчетов с подотчетными
лицами по хозяйственно-операционным расходам
В АО «ОДК-СТАР» действует утвержденная директором организации Поповом Сергеем Владимировичем учетная политика, в которой отражены следующие данные касающиеся расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам (Таблица 2).
Таблица 2 – Основные положения в учетной политике АО «ОДК-СТАР» в области расчетов с подотчетными лицами
| Сумма, которая выдается под отчет | Не более 100 000 рублей |
| Максимальный срок выдачи денежных средств | 14 рабочих дней |
| Срок предоставления авансового отчета | Не позднее 5 рабочих дней |
| Срок проверки авансового отчета и утверждение его руководителем | В течении 5 рабочих дней со дня предоставления авансового отчета |
Утвержденные формы документов в АО «ОДК-СТАР» в области расчетов с подотчетными лицами:
- приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
- расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
- платежное поручение (форма № 0401060);
- авансовый отчет (форма № АО-1).
2.2. Рассмотрение ситуации в АО «ОДК-СТАР»
21 февраля 2021 года в организации АО «ОДК-СТАР» ведущий специалист ОМТС (отдел материально-технического снабжения) Сидорова Галина Николаевна предоставила в бухгалтерию заявление на выдачу денежных средств под отчет.
Главный бухгалтер АО «ОДК-СТАР» Ожгибесова Наталья Владимировна, проверяет заявление работника. После проверки кассир Булыгина Елена Ивановна выдает денежные средства из кассы организации оформляя при этом расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (Рис. 1) на сумму 10000,00 руб. (десять тысяч рублей) 00 коп.
Рис. 1
Данная операция в бухгалтерском учете отражается проводкой: Дт 71 Кт 50 «Касса» – 10000,00 – из кассы выданы денежные средства подотчетному лицу на приобретение материалов.
03 марта 2021 года Сидорова Галина Николаевна приобрела у ИП Пастуховой Г. Ю. материалы, а именно проволоку диаметром 5,0мм. маркой Х20Н80-Н по ГОСТу 12766.1-90 в количестве 8 кг. на сумму 11800,00 руб. (одиннадцать тысяч восемьсот рублей) 00 коп.
Данные расходы ведущий специалист подтверждает Товарным чеком N 200 от 03 марта 2021 года, формируя при этом авансовый отчет. (Рис. 2).