Файл: Вид работы Отчет по практике Название дисциплины Введение в специальность Тема Кадровое делопроизводство Фамилия Имя Отчество.doc

Датой регистрации приказа является дата его подписания. Проекты приказов визируются исполнителем и руководителем подразделения, готовящим проект, а при необходимости юрисконсультом.

Кроме особенностей составления приказа и распоряжения я изучила особенности составления положений, инструкций, протоколов.

В процессе практики я составляла служебные письма. Цель составления служебного письма была ответ о выполнении поручений Министерства образования Российской Федерации; а так же отчет об исполнение поручений администрации исполнительных органов субъектов РФ.

Я изучала порядок приема на работу сотрудника:

-собеседование;

-заполнение документации на прием.

-оформляла трудовой договор;

-занималась оформлением трудовых книжек, делала соответствующие записи в них (порядок исправления в трудовой книжке)

-занималась оформлением приказа на увольнение и выдачей трудовой книжки с записью об увольнении.

Доставка документов в колледж осуществляется средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи в колледж доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте

Документы, поступающие в колледж на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем директора. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе в правом нижнем углу проставляется регистрационный номер.

Документы, адресованные руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются секретарем, затем направляются руководителю.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в приемную, где в журнале регистрации входящей корреспонденции вносится содержание резолюции, документ копируется и передается под роспись на исполнение, а подлинник подшивается в дело.

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля,

направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Дела формируются в колледже, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль над правильным формированием дел осуществляется архивариусом колледжа.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов, формируются копии приказов Минздрава, Минобразования России, административных органов.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; приказы по командировкам и отпускам формируются отдельно от приказов по личному составу, протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела колледжа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

С момента заведения и до передачи в архив колледжа дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив колледжа.

Заключение

За время практики я ознакомилась с системой кадрового делопроизводства в колледже. Попыталась разобраться в работе механизма – управлении кадрами.

Я овладела навыками подготовки проектов приказов, распоряжение, а так же деловых писем, инструкций, докладных записок.

В ходе прохождения практики я выполнила следующие задачи:

- изучила порядок приема на работу сотрудника:

- ознакомилась с заполнение документации на прием;

-оформляла трудовой договор;

-занималась оформлением трудовых книжек, делала соответствующие записи в них (порядок исправления в трудовой книжке)

-занималась оформлением приказа на увольнение и выдачей трудовой книжки с записью об увольнении.

Для себя я вынесла много полезной информации из данной практики. Научилась применять свои теоретические, полученные в ходе обучения, знания в практических делах. Думаю, что это неплохой урок для моей будущей деятельности.

Список использованных источников

1	Документационное обеспечение управления. Практикум по организации работы офиса; Феникс - Москва, 2007. - 144 c.
2	Козлов Н. В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой; Наука и техника - Москва, 2007. - 304 c
3	Коробейникова Л. С., Купрюшина О. М. Документационное обеспечение делового общения; Магистр - Москва, 2007. - 304 c.
4	Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2009. - 294 c.
5	Лопатникова Е. А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями; Омега-Л - Москва, 2009. - 320 c..
6	Михайлов Ю. М. Личные дела сотрудников компании. Как правильно оформлять, вести и хранить; Альфа-Пресс - , 2009. - 160 c.
7	Пещерская Н. Н., Козлов Н. В. Правильно оформляем документы на компьютере (+ CD-ROM); Наука и техника - Москва, 2007. - 224 c..
8	Рогожин М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии; ГроссМедиа, РОСБУХ - Москва, 2009. - 248 c.
9	Рогожин М. Ю. Документы делового общения; Альфа-Пресс - , 2008. - 256 c.
10	Теплицкая Т. Ю. Все виды деловой корреспонденции. Правила составления и оформления; Феникс - Москва, 2008. - 192 c.