Файл: Задание 1 Контрольные вопросы Опишите современную систему документационного обеспечения управления предприятием (организаций, учреждений).docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 37
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Задание № 1 Контрольные вопросы
1. Опишите современную систему документационного обеспечения управления предприятием (организаций, учреждений).
Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.
Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов делятся на:
технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
технологии обработки документной информации и накопления документов;
технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом.
2. Опишите, как должна происходить систематизация документов на предприятии
Простейшей классификацией документов является их группировка в дела, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Чтобы не происходило переполнения помещения папками с ненужными документами, всем им устанавливается предельный срок хранения. Группировка, как правило, осуществляется в соответствии со следующими признаками:
номинальный
предметно-вопросный
авторский
корреспондентский
географический
хронологический
экспертный
Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и т.д. Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: «Судебное дело» или «Документы о строительстве нового учебного корпуса». Авторский признак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.). Корреспондентский признак используется, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с фабрикой «Рассвет». В практике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папку документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район). Такая группировка дела ведется по географическому признаку. Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметры документов в деле. Экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело. При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело №... Запрещается подшивать в дело неисполненные или незаконченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Системы документации
Система организационно-правовой документации
Система плановой документации
Система распорядительной документации
Система отчетной документации
Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.
ГОСТ Р 51141—98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
— организационную документацию (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
— распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
— информационно-справочную документацию, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:
— оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);
— справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закрепил официальное определение дела.
Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.
Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.
Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).
3. Составьте протокол производственного совещания (заседания, собрания) в соответствии с типовым формуляром протокола
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. Обязательному протоколированию подлежат: заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания. Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа. Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план. Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности. В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания). В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок. Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации. По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации. Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления. Классификация протоколов Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования. Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение». Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей. Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др. Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа. Формуляр протокола Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно. В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты: полное наименование организации или предприятия; название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата; индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам); место составления; заголовок; текст; подписи. Дополнительными реквизитами протокола являются: наименование структурного подразделения; гриф утверждения; отметка о наличии приложений; место (помещение, офис) и время проведения заседания; фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании; дата подписания протокола; способ голосования (открытое, тайное, заочное). Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов. Заголовочная часть протокола Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы): Пример 1 Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер» Пример 2 Закрытое акционерное общество «АБВГД» Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях: протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3); протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4). Пример 3 Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент» Филиал «Северо-Западный» Пример 4 Открытое акционерное общество «Реммеханизация» Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации. Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом). Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ: Пример 5. Цифровой способ оформления даты 04.05.2011 Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня 04.05.2011 – 05.05.2011 Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний. При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ. Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты 03 мая 2011 г. Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня 03 – 04 мая 2011 г. Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке. Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8). Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки). Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи. Пример 9 г. Коломна Московской обл. Пример 10 г. Курск Пример 11 с. Малеево Коломенского р-на Московской обл. В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы. Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13). Содержательная часть протокола, текст Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам. Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией. Пример 14 Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал. Пример 15 Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка. Пример 16 Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать. Пример 17 Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием. Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы». Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки. Пример 18 Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании. Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы. Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ. Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля. Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени: Пример 19 1. СЛУШАЛИ: Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г. Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается». Пример 20 1. СЛУШАЛИ: Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается. При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу. Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Пример 21 Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике? Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии. Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ». Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22. Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22. Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям: кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23). Пример 22 РЕШИЛИ: 1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г. 1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011 Пример 23 ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С. Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п. Оформляющая часть протокола Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола. Пример 24 Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется. Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати. Пример 25. Отметка о заверении копии протокола Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Пример 26 Пример 27. Пример оформления протокола СКАЧАТЬ ДОКУМЕНТ ОЦЕНИТЬ СТАТЬЮ 22 КОМЕНТАРИЯ В ИЗБРАННОЕ ВЕРСИЯ ДЛЯ ПЕЧАТИ ОТПРАВИТЬ ПО ПОЧТЕ ПОДЕЛИТЬСЯ Выбери свой вариант доступа Получать бесплатные статьи на e-mail Подписаться на журнал на почте Подписаться на журнал сейчас ДОСТУП К БАЗЕ ЗНАНИЙ Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда: его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде; все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки. А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью! Написать комментарий Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться Комментарии 22 Анонимный гость 11.05.2020, 21:24 Скажите, пожалуйста, на заседании постоянной депутаской комисии присутствовали не приглашённые товарищи их записывать в протокол заседания или нет? ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ0 Анонимный гость 02.07.2020, 13:16 Анонимный гость Добрый день! Читайте ответ на вопрос в нашем журнале. ОТВЕТИТЬ0 Наталия 18.04.2020, 06:36 Давно действуют стандарты 2016г, а у вас форма все еще старая ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ-1 Анонимный гость 20.04.2020, 09:25 Наталия Это пост 2011 года ОТВЕТИТЬ0 Анонимный гость 29.01.2020, 14:19 Наталья.29.01.2020 Здравствуйте. Подскажите пожалуйста порядок подписи протокола. Кто подписывает документ первым-руководитель или комиссия? ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ-1 Анонимный гость 01.06.2020, 13:13 Анонимный гость Здравствуйте. По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь. ОТВЕТИТЬ0 Анонимный гость 14.08.2019, 16:15 Добрый день! подскажите. как оформляется правильно приложить несогласие человека с решением принятым на заседании (т.е. особое мнение к протоколу заседания). ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ0 Анонимный гость 04.09.2019, 09:32 Анонимный гость Здравствуйте. По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь. ОТВЕТИТЬ0 Анонимный гость 21.02.2019, 12:38 Может ли один и тот же протокол быть разного соденржания? ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ0 Анонимный гость 21.02.2019, 13:02 Анонимный гость Нет ОТВЕТИТЬ1 v*r*n*k*6*0*@ 17.10.2018, 20:54 добрый вечер! Может кто подскажет, если к протоколу заседания комиссии приложение, кто подписывает такое приложение - только председатель и секретарь, или все члены комиссии? спасибо ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ1 Анонимный гость 09.01.2019, 09:57 v*r*n*k*6*0*@ Здравствуйте. По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь. ОТВЕТИТЬ0 Елена 18.09.2016, 21:22 Работаю в образовательной организации. Подскажите, пожалуйста, как правильно сшивать протоколы педсоветов - по календарному году или по учебному? ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ0 Анонимный гость 10.12.2018, 22:29 Елена По учебному ОТВЕТИТЬ0 Анонимный гость 11.01.2018, 07:25 Елена по учебному ОТВЕТИТЬ0 Charite 25.04.2013, 09:39 Цитата: Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в РОДИТЕЛЬНОМ падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Почему же в родительном, когда это ВИНИТЕЛЬНЫЙ падеж. Кто-то когда-то допустил эту ошибку, и она кочует с сайта на сайт, и никто не дает себе труда подумать: слушать кого? - мамы? или маму? В первом случае родительный падеж так и режет слух, не правда ли? ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ11 Анонимный гость 22.09.2019, 16:06 Charite Всё написано верно.Потому,что Коконин и Трофимов -лица мужского рода, т.е. Коконин и Трофимов ( ОН ).Вот и получается,слушали (кого? )Коконина,а не Коконину!!! ОТВЕТИТЬ1 Evgeniya 07.02.2014, 13:40 Charite Родительный - Кого? Чего? вспомогательного слова нет Винительный - Кого? Что? вспомогательное слово Видеть. И почему же это Винительный падеж??? ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ-6 Буля 28.03.2014, 08:06 Evgeniya Уважаемая, Евгения! Я, как преподаватель ДОУ в одном из вузов Приморского края, тоже своим студентам рассказываю о том, что в текстах и инструкциях в интернете полно фактических ошибок, тему падежа постоянно обсуждаем. А то вот иногда находятся такие, что прочтут, что в родительном надо ставить, просклоняют фамилию в Р.П. и шпарят бездумно по тексту так, что потом смешно становится. "Слушали" - глагол переходный. Значит, падеж при нем может быть только винительный. "Слушали кого? Слушали Вову." Просклоняем Вову: И: кто? Вова (что? корова) Р: (нет) кого? Вовы (нет чего? коровы) Д: (дать) кому? Вове (дать чему? корове) В: (вижу) кого? Вову (вижу что? корову) Т: (быть) кем? Вовой (быть чем? коровой) П: о ком? о Вове (о чем? о корове) Итак, Evgeniya, Вы утверждаете, что падеж родительный. Составим словосочетание: "Слушали <кого? чего?> Вовы (коровы)" А мы как-то вот привыкли всё-таки произносить "Слушали Вову (корову)", а это, pardon-moi, винительный падеж. Автор этого замечания непреклонно прав! ОТВЕТИТЬ СВЕРНУТЬ ВЕТКУ22 Светлана 18.03.2019, 08:31 Буля ... Д: (дать чему? корове) В: (вижу что? корову) Т: (быть чем? коровой) П: (о чем? о корове) А разве о живом существе (корова) говорят ЧТО? Я считала, что только о неодушевленном предмете так можно сказать! ОТВЕТИТЬ-1 s*r*k*t*n*o*1@ 30.11.2012, 04:01 если один собственник в ООО, можно оформить изменения к учредительным документам решением собственника , не протоколом ОТВЕТИТЬ1 Алёна 25.09.2012, 15:33 Добрый день! можно узнать у нас протокол был общего собрания собственников кто за кто против обезательно лист регистрации с подписями их прикладывать они обязаны???? ОТВЕТИТЬ4 Рекомендовано для вас СВЕЖИЕ ПОСЕЩАЕМЫЕ На каком растоянии от края документа должна быть эмблема? Делопроизводство и архив № 05 / 2023 Не могли бы вы разъяснить, почему расстояние от верхнего поля реквизита 01 до верхнего края листа 3 мм? Ведь в ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 говорится, что верхнее поле бланка должно быть не менее 20 мм, а эмблема должна располагаться на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Отсюда становится непонятным, если эмблему поместить в поле реквизита 01, высота которого, как показано в данной схеме, составляет 17 мм, то расстояние до верхнего края будет 3 мм, что в свою очередь противоречит требованию ГОСТ, о котором я указал в начале комментария. Вера Иритикова профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Когда регистрировать протокол? Делопроизводство и архив № 03 / 2023 Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД? Вера Иритикова профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Место реквизитов на листе и отступы между ними Делопроизводство и архив № 04 / 2023 Как размещать реквизиты на листе при оформлении электронных документов в текстовом редакторе? Понятно, что в этом случае нужно руководствоваться схемами расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Судя по всему, на практике для удобства используются позиции табулятора, которые указаны в Методических рекомендациях к предыдущему ГОСТ Р 6.30-2003. Почему-то в рекомендациях к новому ГОСТ эта информация отсутствует. Вопросы: — есть ли действующий документ, в котором закреплены эти позиции табулятора, выраженные не в печатных знаках, а в сантиметрах? — и как определить, сколько интервалов нужно отступить между определенными реквизитами? Вера Иритикова профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ По какой форме делать протокол собрания о создании общества Делопроизводство и архив № 11 / 2022 1. В интернете много форм протоколов общего собрания о создании общества, но там везде регистрационный номер протокола пишется рядом с наименованием документа и заголовок сразу под ним. Верно ли это, или нужно перенести заголовок и регистрационный номер туда, где они должны быть согласно ГОСТ 7.0.97-2016? 2. Может ли быть протокол оформлен на бланке организации, если наименование организации только будут утверждать в протоколе? Вера Иритикова профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ ПОКАЗАТЬ БОЛЬШЕ ПОДПИСАТЬСЯ СЕЙЧАС КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ НОВОСТИ 01 МАЯ 2023 Иностранные мессенджеры запретили использовать ряду организаций 01 МАЯ 2023 Плановых проверок до 2030 года не будет 01 МАЯ 2023 Можно ли перевести на электронный кадровый документооборот дистанционного работника без его согласия? РАЗВИТИЕ Купеческое слово 12+ Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Развитие Подпишитесь на бесплатную рассылку статей! ПОДПИСАТЬСЯ Об издательстве Рекламодателям Сотрудничество Контакты Техническая поддержка Развитие Журналы «Делопроизводство и документооборот на предприятии» «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» «Юридический справочник руководителя» Поиск в архиве Эксперты Ответы на вопросы Новости 2023 © ООО «Бизнес-Арсенал» Данные сетевого издания Карта сайта Порядок ответов на вопросы Правила подписки Пользовательское соглашение Политика конфиденциальности Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство.