Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 33
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Выделяют две разновидности стандартных отчетов Microsoft Access: столбцовые и ленточные.
Столбцовый отчет (рис. 3) больше напоминает обычную форму. Каждое поле выводится в отдельной строке, в которой слева расположено его название, а справа — содержимое. В зависимости от количества полей в базе каждая запись может располагаться на отдельном листе бумаги или занимать несколько листов.
Автоотчет: в столбец
Рис. 3. Столбцовый отчет
Дата
Фамилия
Наименование Цена
Количество
Сумма
| Фамилия | Наименование | Цена | Дата | Кол-во | Сумма |
| Волков | Принтер HP BJ 690С | 6 200,01*.. | 28.01.1998 | 2 | 12 400,00р. |
| Волков | Компьютер Pert-JI/350 | 11 500,00р. | 05.02.1998 | 5 | 57 500,00р. |
| Волков | Монитор Samsung | 4 560,00р. | 05.02.1998 | 5 | 22 800,00р. |
| Волков | Принтер HP U 6L | 9 840,00р. | С6.02.1998 | 2 | 19 680,00р. |
| Волков | Компьютер Pert-JI/350 | 11 500,00р. | 13.02.1998 | 3 | 34 530,00р. |
| Волков | Монитор Samsung | 4 560,00р. | 13.02.1998 | 3 | 13 680,00р. |
| Волков | Принтер HP LJ 6L | 9 840,01*. | 18.02.1998 | 2 | 19 680,00р. |
| Волков | Принтер HP BJ 690С | 6 200,0*. | 26.02.1998 | 2 | 12 400,00р. |
| Волков | Принтер HP LJ 6L | 9 840,0*. | 28.02.1998 | 3 | 29 520,00р. |
| Волков | Компьютер Pert-11/350 | 11 500,0*. | 02.03.1998 | 1 | 11 500,00р. |
| Волков | Монитор LG | 4 800,0*. | 02.03.1998 | 1 | 4 800,0*. |
| Волков | Принтер HP LJ 6L | 9 840,0*. | С6.03.1998 | 3 | 29 520,00р. |
Ленточный отчет (рис. 4) отличается таким способом организации информации, при котором каждое поле расположено в отдельном столбце, а каждая запись представляется одной строкой.
Рис. 4. Ленточный отчет
На различных уровнях этой структуры могут находиться итоговые значения (промежуточные суммы, средние значения и т. д.). Ленточный отчет в большей степени напоминает стандартные форматы деловых отчетов.
3.Стилистика отчета
Самый простой способ заключается в создании нового отчета по аналогии с другими объектами Access:
-
1. В окне Базы данных выбрать объект Отчеты и нажать кнопку Создать. -
2. В диалоговом окне Новый отчет выбрать значения Мастер отчетов или Автоотчет (рис. 5).
Мастер отчетов является настолько мощным средством, что с ним можно получить доступ ко всем возможностям Автоотчетов. Преимущество Автоотчета состоит в том, что вы просто указываете таблицу для построения отчета, a Access сразу создает готовый отчет — при этом во время его создания можно не изменять никаких параметров или настроек. Все же, в общем случае, желательно контролировать этот процесс и пользоваться Мастером отчетов.
Шаг 1. Выбор полей. Порядок действий, выполняемых на первом шаге Мастера отчетов, аналогичен алгоритму создания запроса на выборку, рассмотренному в § 7. Нужно обязательно включить все поля, которые имеют отношение к данному отчету, независимо от того, как они будут использоваться: как обобщаемые данные, как заголовки для упорядочения информации или как значения, по которым будет производиться группировка.
Шаг 2. Представление данных. На втором шаге, просматривая список полей, нужно выбрать возможную структуру отчета: поля с определением диапазона значений, которые могут использоваться для группировки информации.
Шаг 3. Группировка данных. В следующем окне Мастера отчетов (рис. 6) необходимо выбрать то поле (или группу полей), которое послужит основой для группировки данных по полям. Чтобы узнать, как то или иное поле повлияет на структуру записей в отчете, выделите его в списке, расположенном в левой части данного окна.
Если при этом в верхней части образца появляется отдельная область с именем этого поля, значит, оно может использоваться для группировки данных, а подробная информация будет выводиться внутри каждой группы. В рассматриваемом примере (см. рис. 6) данные в отчете сгруппированы по фамилиям продавца, а внутри основной группы по наименованиям (результат см. рис. 8).
Чтобы добавить новый уровень группировки, нужно сделать двойной щелчок на его имени в списке слева. В результате Access создает для выбранного поля область в образце справа (рис. 6), и должным образом переставляет остальные поля. Обычно Access выводит несколько полей в дополнение к тем, которые использовались для создания основных групп. Количество создаваемых уровней группировки зависит от характера отчета
В некоторых случаях требуется поменять порядок уровней группировки. Структура отчета зависит от того, как хочет пользователь представить в нем информацию. Для этого следует щелкнуть на имени поля в образце справа и воспользоваться кнопками Т и 1 рядом с надписью Уровень для перемещения поля.
Шаг 4. Сортировка данных. Следующий шаг Мастера отчетов используется для указания порядка сортировки записей внутри информационной части отчета. Выбор полей для сортировки производится в раскрывающихся списках, где отображаются поля, которые не были использованы для группировки (в группах сортировка происходит автоматически).
Одна из кнопок окна сортировки Мастера отчетов является чрезвычайно важной: речь идет о кнопке Итоги. Ее нажатие приводит к открытию окна диалога Итоги (рис. 7). В нем перечислены все числовые или денежные поля, входящие в информационную часть отчета (т. е. не используемые для группировки записей).
Для вычисления итогового значения в группе: суммы или среднего арифметического, минимального и максимального значения или же просто определения количества элементов в группе, нужно установить флажок для той функции, которая будет использоваться в поле.
Группа Показать демонстрирует, будут ли отображаться записи внутри каждой группы: опция Данные и итоги отображает всю ин-
Рис. 7. Окно диалога Итоги
формацию в отчете; опция Только итоги скрывает данные, за счет чего отчет становится короче.
Для вычисления процентов от итоговой суммы по каждой группе (т. е. расчет удельных весов), в которой вычисляется промежуточная сумма, устанавливается флажок Вычислить проценты. Это позволяет оценить вклад каждой из групп в общий результат.
После того как параметры итоговых вычислений будут заданы, следует вернуться в окно диалога Мастера отчетов кнопкой ОК.
Шаг 5. Выбор макета. Выбор варианта макета определяет, какая часть информации из базы данных будет повторяться на каждом уровне отчета. Категории группировки отображаются в левой части образца.
Так, макет Ступенчатый (рис. 8) выводит заголовок каждой новой группы в отдельном разделе отчета, и на одной строке с ним не появляется никакая другая информация. При выборе макета Блок заголовок помещается в одну строку с первой записью в группе. Это позволяет уменьшить вертикальные размеры отчета, но нередко усложняет поиск нужной информации.
В макетах Структура столбцы, используемые для группировки, могут частично перекрываться по горизонтали, хотя каждый из них находится на отдельной строке. Такая возможность бывает полезной в тех случаях, когда отчет слишком широк и не помещается на одной странице. Другой выход заключается в замене книжной ориентации на альбомную, при которой можно работать с более широкой страницей.
| Компьютер РтьП/З | 030290 | 11 300.00р | 57 500 00». |
| | »30290 | 11 500.00р | 0« 500 00». |
| | 020390 | 11 300.00р. | 11 500 00*. |
| | 120090 | 11 500.00р | 11 500 00». |
| Компьютер РтьШ4 | 110590 |
| Ю 000 00», |
| | 230990 | 12 000.00р | €0 000 00». |
| | О 1090 | 12 000.00р | Ш 000 00». |
| | 10.1290 | 12 000.00р | 2* 000 00». |
Рис. 8. Ступенчатый макет отчета
Наконец, для макета По левому краю (рис. 9) значения группировки и записи данных располагают начиная с левого края. Для данных на странице остается больше места, но при этом бывает трудно заметить смену заголовка группы.
| Фамилия | Волков | | |
| Наименование | Прт тер НР ВІ690С | | |
| Дата | Цена | Копии ест во | Сумма |
| 2901.98 | 6 20000р. | 2 | 12 *00.00 р. |
| Фамилия | Дренов | | |
| Наименование | Компьютер Репі-Л/2 66 | | |
| Дата | Цена | Капинество | |
| 1601.98 | 11 000.00р. | 0 | СО 000.00 р. |
| 2801.98 | 11 000.00р. | 4 | 4*1 000.00р. |
| Наименование | Компьютер РепХ-ШЗЗО | | |
| Дата | Цена | Количество | |
| 2201.98 | 11 500.00 р. | 1 | 11 500.00р. |
Рис. 9. Макет отчета По левому краю
Шаг 6. Выбор стиля. Последнее окно диалога Мастера отчетов позволяет выбрать стиль оформления. Стили совпадают с теми, которые активизируются по команде Автоформат в режиме конструктора отчетов. Они автоматически применяют в макете отчета определенные шрифты, обрамление и интервалы.
Обычно чем проще отчет, тем быстрее ваш компьютер справится с его построением. Сложные отчеты с большими количествами графики или заливок существенно дольше создаются и, соответственно, выводятся на печать.
4.Изменение стиля
Если требуется быстро изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, достаточно переопределить этот стиль. Пусть, например, при форматировании всех заголовков в документе они были выровнены по левому краю с использованием полужирного шрифта “Times New Roman” размером 14 пунктов, а затем возникала необходимость изменить это форматирование на выравнивание по центру с использованием шрифта “Times New Roman” размером 16 пунктов. Для этого вовсе не требуется заново форматировать каждый заголовок — достаточно лишь изменить свойства стиля.
Для того чтобы изменить стиль необходимо
1. Выбрать команду Формат - Стиль
2. В появившемся окне в поле “Стили” выберите стиль и нажмите кнопку “Изменить”:
 |
Рис.10. Диалоговое окно “Стиль”
 |
Появится диалоговое окно “Изменение стиля”:
Рис.11. Диалоговое окно “Изменение стиля”
В этом окне в списке ”Формат” можно выбрать изменяемые элементы: шрифт, границы, язык, рамку, нумерацию, параметры абзаца и табуляции, а в поле “Стиль следующего абзаца” можно задать стиль последующего абзаца.
4. Открытое диалоговое окно “Шрифт” выглядит также, как и при выборе команды Формат-Шрифт (см. рис.2),“Абзац” — как при выборе команды Формат-Абзац:
В нем указываем выравнивание, уровень, отступы справа и слева, межстрочный интервал и интервал между абзацами. На вкладке “Положение на странице” имеются следующие флажки:
запрет висячих строк;
не разрывать абзац;
не отрывать от следующего;