8) Номер дела, в которое подшивается документ

7. Контроль за сроками исполнения документов

Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:

- типовым (типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а также ведомственными позаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.);

- индивидуальным (индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.

Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Заключение

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую

---

обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, - 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., Госстандарт, - 1998.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, - 2006.

4. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд., перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004.-336 с. ISBN 5-94798-453-9

---

5. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. И доп.// Серия «Учебники и учебное пособие»- Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2000.- 320 с. ISBN 5-222-01097-Х

6. Белов, А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие.- М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 624 с. – (Образовательный стандарт XXI).

ISBN 5-699-11246-4

7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005.-504 с.

ISBN 5-94798-527-6

8. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. С коммент.-3-е изд., стер.-Москва: Омега-Л, 2006.- 319 с.- (Библиотека типовых документов).

ISBN 5-365-00265-2

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

Журнал регистрация входящих документов

Дата документа	Вход. Рег. №	автор	Дата док-та (организ. Автора)	Рег. № (организ. Автора)	заголовок	резолюция	Срок исполнения	исполнитель	Ход и результат исполнения док-та	№ дела

---

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

Журнал регистрация исходящих документов

Название подразделения подготовив. Док-т	Исходящий № док-та	Дата док-та	адресат	Краткое содержание док-та	Фамилия исполнителя	Контрольная дата ожидаемого док-та	Ссылка на вход. Док-та	№ дел

---

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

Журнал регистрация внутренних документов

Порядковый Рег. №	Дата док-та	Краткое содержание	Наименование структурного подразделения	исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнении	№ дела

---

Смотрите также файлы

• Москва 2023 задание по практической работе вопросы Укажите основные этапы эконометрического исследования.docx

• Организация регистрации документов на предприятии оглавление.docx

• Задача Дт 62 Кт 901 20 000 000 руб сумма выручки от реализации продукции.docx

• 25. 05. 23жыл Таырыбы Microsoft Accesте батырмалармен жмыс. 1тапсырма.docx

• Газовое пожаротушение.docx