Файл: Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 112
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 4
Форма регистрационной карточки
| УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (00.00.2006) | | | | | |
| Вид документа ОТ КОГО: Город Организация Подписал | | Дата поступления | Гриф | Индекс | Входящий № |
| Исходящий № | | | | | |
| Содержание: | | | | | |
| Резолюция: Срок исполнения: | Дата исполнения | Исполнители: | | | |
| Исполнено: Дата: Исходящий номер ответа: | | | | | |
Содержание 3
Введение
1. Регистрация документов
1.1 Значение и задачи регистрации документов
1.2 Общие правила регистрации документов
1.3 Формы регистрации документов
2. Современные формы регистрации
2.1 Автоматизированные системы регистрации
Заключение
Список использованной литературы
Приложение А
Введение
документ оформление регистрация
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Регистрация документов - важная составляющая организации работы с документами. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. Основная цель регистрации - придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях ускорения социально-экономического
развития возрастают требования к качественным показателям деловых
процессов. В рамках организации регистрации документов основной
деятельности любой организации особые требования предъявляют к
документированию управленческой деятельности, так как степень
рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения
заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в
целом.
Совершенствование организации регистрации документов
управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и
скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём
использования унифицированных форм и унифицированных языковых
средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и
оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению
управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию
временных, трудовых и материальных ресурсов. Актуальность выбранной
темы определена недостаточной проработкой проблемы организации
регистрации документов управленческой деятельности организации.
Степень изученности темы представлена в трудах таких авторов, как:
Д.Г. Абуладзе, М.И. Басаков, В.С. Бялт, А.Б. Вешкурова, Л.А. Доронина, В.
С. Иритикова и других.
Объектом исследования является система организации регистрации
документов.
Предметом – возможности совершенствования организации
регистрации документов на примере префектуры ЮВАО г. Москвы.
Цель курсовой работы – предложить рекомендации по организации
регистрации документов в префектуре ЮВАО г. Москвы.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
- изучить сущность, виды и формы организации регистрации
документов в организациях;
- выделить современные регистрационные формы регистрации
документов;
- провести анализ системы организации регистрации документов (на
примере префектуры ЮВАО г. Москвы);
- предложить рекомендации по совершенствованию системы
организации регистрации документов в организации.
Основные методы исследования, которые были использованы в работе:
метод анализа; метод классификации и синтеза; метод сравнения и
1. Регистрация документов
1.1 Значение и задачи регистрации документов
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2002, п. 65 Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация - один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.
Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.
1.2 Общие правила регистрации документов
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят: Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
- все рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- пакеты с пометой «лично»;
- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: