Файл: Учебник для студ учреждений сред проф образования, обучающихся по юридическим специальностям. М. Мастерство, 2002. 208 с. Isbn 5294000407.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.11.2023
Просмотров: 385
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
4. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы основные задачи этой комиссии?
5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.
6. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хранения? Какие действующие перечни документов с указанием сроков хранения вы знаете?
7. Чем типовой перечень отличается от ведомственного перечня?
8. Какой вспомогательный аппарат характерен для перечней документов с указанием сроков хранения?
ГЛАВА 13. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.
Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.
1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.)- Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом
, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
Контрольные вопросы
1. В течение какого срока должны храниться по месту формирования законченные делопроизводством дела?
2. Каковы сроки хранения дел, подлежащих передаче в ведомственный архив организации?
3. Что предусматривает полное оформление дела при подготовке его к передаче на хранение в ведомственный архив?
160
4. В каких случаях составление внутренней описи дела обязательно?
5. Что означает пересистематизация документов в деле и почему она проводится только при подготовке дела к передаче на хранение?
6. Как нумеруются листы дела?
7. Всегда ли составляется заверительная надпись дела? Что в нее входит?
8. Каким образом подшиваются документы постоянного срока хранения в твердую обложку? Всегда ли дела переплетаются?
9. Как должны храниться особо ценные документы?
10. С какими целями производится полное оформление дел при их подготовке к передаче на хранение в архив организации?
ГЛАВА 14. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ОБ АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ
Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством РФ сроками - в зависимости от категории организации и вида документов:
для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств, республик в составе Российской Федерации, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе Российской Федерации) подчинения - 15 лет;
для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел -75 лет;
для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более 25 лет;
для кинофильмов, киножурналов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, не более 3 лет;
для фотодокументов - 3 года;
для машинно-ориентированных документов - 5 лет.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральной архивной службой России (Росархивом) по согласованию с соответствующей организацией.
В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
Документы перечисленных выше организаций входят в государственную часть Архивного фонда России. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июня 1993 г. совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, образует Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.
Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.
Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевыми фондами). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Федеральную архивную службу. Подготовка и передача документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.
При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения формы собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в государственные архивы.
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:
общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации;
религиозных объединений и организаций;
негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.
Федеральная архивная служба должна иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения и условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой.