Файл: Виды документов и их классификация.ppt

Виды документов и их классификация

Согласно ОКУД организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям

создание организации, предприятия; реорганизация организации, предприятия; ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; распорядительная деятельность организации, пред­приятия; организационно-нормативное регулирование дея­тельности организации, предприятия; оперативно-информационное регулирование деятель­ности организации, предприятия; прием на работу; перевод на другую работу; оформление отпусков; оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий; оформление командировок; увольнение с работы.

Классификация ОРД

организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.); документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, анкеты, справки, характеристики, удос­товерения, личные карточки, учетные формы и др.).

По видам деятельности различают следующие документы:

организационно-распорядительные; финансово-расчетные; снабженческо-сбытовые; кадровые или документы по личному составу предприятия ; нормативные документы вышестоящих органов

Управленческая документация

Организационная (Учредительный договор, Устав, штатная численность, расписание, должностные инструкции, положения, Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, номенклатура дел и т.д.).Распорядительная (приказ, распоряжение, протокол и т.д.).По личному составу (приказ, трудовой договор, личные дела, личная карточка формы Т-2, документы по аттестации , трудовая книжка и т.д.)Плановая (программа развития, план работы на год, анализ отчетных данных и т.д.).Финансово-бухгалтерская (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, инвентаризаций, сметы, счета и т.д.).

---

Информационно-справочная (письма, факсы, телеграммы, тиелефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки и т.д.).Нормативные документы вышестоящих органов. Учетно-статистическая (Статотчеты, журналы и т.тд) По происхождению документы бывают служебными и личными. Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы — это письма, заявления, составленные отдельными лицами.По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние. К внутренним документам относятся такие, которые создаются внутри данного учреждения; к внешним — документы, поступающие из других организаций.

По содержанию

простыми считаются документы, содержащие один вопрос, сложными — содержащие два вопроса или более.

По срочности

весьма срочные срочные несрочные

По гласности

Секретные (имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секретными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ). Несекретные (могут публиковаться в открытой печати). Для служебного использовании (содержание предназначено для служебного пользования. Ставится гриф «Для служебного пользования»).

По форме

Индивидуальные - документы, текст которых создается заново и не повторяется в других документах.Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца. Типовые документы, имеющие бланк с постоянной переменной (индивидуальной для каждого документа информацией), могут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа.

По срокам хранения

документы постоянного долговременного (свыше 10 лет) временного (до 10 лет) хранения

В зависимости от способа воспроизведения

текстовые (рукописные, типографские, отпечатанные на машинке, ПК)

---

изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи) звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты) кино- и фотодокументы (киноленты, фотогра­фии, кино- и фотопленки).

По стадиям создания

черновик беловик оригинал или подлинник копия отпуск Дубликат Выписка автограф

Черновик

документ в предварительной редакции

Беловик

чистовик

Оригинал (подлинник)

первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями ГОСТа, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами

Копия документа

документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

Копия

точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простыми и заверенными (нотариальной конторой, загсом, отделом кадров, директором училища и т.д.). Они имеют юридическую силу, если при заверении был соблюден соответствующий порядок. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная

---

копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия)

Разновидности копии

дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же юридической силой, что и подлинник. Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов.

Выписка

Копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке.

Автограф

Документ, написанный рукой автора

По месту составления

Внутренние Внешние (входящие и исходящие)

По происхождению

Именные или личные (удостоверяющие личность) Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности, личному составу)

---