Файл: Автоматизация учета продаж в ООО «Print Edition».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

Возможными направлениями повышения эффективности деятельности предприятия является комплексная автоматизация всей деятельности предприятия или автоматизация отдельных процессов, являющихся узкими местами для данной организации.

Актуальность. Продажи являются двигателем всей экономики, а их учёт позволяет более эффективно строить свою деятельность. В этом заключается актуальность курсовой работы.

Объект исследования - Компания ООО "Print Edition".

Предмет исследования – внедрение автоматизированного учёта продаж.

Целью работы является изучение и анализ вопросов, связанных с различными аспектами автоматизированной обработки учётной информации с применением ПЭВМ.

Задачи:

• дать технико-экономическую характеристику предметной области и предприятия;
• проанализировать информационное обеспечение и задачи;
• рассмотреть программное обеспечение задачи;
• провести описание программных модулей;
• привести контрольный пример реализации проекта и его описание.

За счет внедрения данной системы общество должно получить экономические выгоды в виде снижения трудоемкости автоматизируемых операций.

Методами исследования являются: анализ, сравнение, описание, обобщение, систематизация научно-технической и практической информации.

Практическая значимость работы способствует улучшению и развитию учета продаж в организации.

Научная новизна исследования: Систематизированы качественные характеристики, раскрывающие специфику работы автоматизации учёта продаж.

Апробация исследования: результаты поведенного исследования могут быть использованными в процессе работы в ООО "Print Edition".

Структура работы: курсовая работа состоит из четырех глав. В заключении подведены основные итоги проделанной работы и сделаны выводы по исследованию.

1.ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Была выбрана компания ООО «Print Edition». Компания занимается нанесением фотографий и логотипов на футболки, майки, банданы и на другие текстильные изделия методом цифровой печати. 

В каталоге магазина более 150 000 макетов и их становится больше каждый день. Напечатать понравившиеся принты можно на почти 200 видах товаров. Пользователи могли создавать вещи со своим дизайном. Для печати используется только первоклассные принтеры. Сублимационный принтер MS JP4 Evo Textile Version — представитель самых передовых технологий в мире текстиля. Так же для дизайнеров присутствует специальная партнерская программа. Компания работает как и с розничными, так и с оптовыми заказчиками.

Юридический адрес: г. Москва, ул. Пушкина д.20

Таблица 1

Стоимостные оценки деятельности компании

ООО "Print Edition" является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Показатели, отображающие масштабы деятельности компании приведены в таблице 1.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационно ООО "Print Edition" состоит из следующих структурных звеньев (рисунок 1).

Рисунок 1 –Организационная структура ООО "Print Edition"

Деятельностью общества управляет генеральный директор, он же определяет основные направления развития.

Генеральный директор решает вопросы изменения устава, утверждает годовые результаты деятельности, а также решает вопросы по ликвидации и реорганизации фирмы. Работников фирма набирает с биржи труда в соответствии с их квалификацией и разрядом. Также возможно привлечение молодых сотрудников с незаконченным высшим или средним специальным образованием для прохождения практики. Взаимоотношения генерального директора с подчиненными, охрана труда, социальное развитие регулируется законодательством РФ.

У генерального директора находятся в непосредственном подчинении:

• заместитель генерального директора;
• финансовый директор;
• коммерческий директор;
• начальник службы безопасности;
• директор по логистике.

Заместитель директора выполняет его обязанности в случае отсутствия генерального директора и практически дублирует его функции.

К преимуществам данной структуры относятся:

• высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;
• освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;
• стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов.

Взаимодействие между сотрудниками осуществляется как по вертикали, так и по горизонтали. При этом это не означает, что с руководителем службы доставки в обязательном порядке взаимодействует только руководитель отдела затрат. Любой сотрудник по затратам всегда имеет возможность обратиться как напрямую к экспедитору, так и напрямую к руководителю службы доставки. Руководители среднего звена также взаимодействуют как с директором, так и друг с другом.

Все руководители обязательно должны иметь высшее образование, равно как и сотрудники по затратам. Что касается исполнителей на местах (комплектовщики, грузчики, экспедиторы и т.д.), то здесь уровень среднего образования считается достаточным для принятия человека на данную должность. В случае конкурсной вакансии предпочтение отдаётся человеку с высшим образованием, в некоторых случаях оно даже имеет приоритет над опытом работы.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В качестве процесса автоматизации выбран учет продаж, так как:

• продажи являются ключевым бизнес-процессом компании;
• учет продаж компании не автоматизирован;
• в настоящее время при учете продаж допускаются ошибки и неточности, что влияет на всю отчетность компании;
• неверные результаты учета продаж затрудняют анализ продаж, вернее, приводят к неверным результатам;
• на основании неверных результатов анализа продаж управлением компании могут приниматься неверные решения по стратегическому развитию компании.

Среди функций управления осуществляемых на предприятии ООО «Print Edition» целесообразно выбрать ту совокупность функций, для которых будет в дальнейшем разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются оформления заказа.

Диаграмма основного процесса приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Диаграмма основного процесса

Рисунок 3 – Диаграмма учета технологии производства

Рисунок 4 – Диаграмма работы с производственными заданиями

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Рисунок информационной модели приведен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Информационная модель системы учета продаж

Информационная модель включает в себя три области – область 1, в которой происходит заполнение справочников, область 2, в которой показана, как осуществляется учет продаж, и область 3, где указано, каким образом осуществляется получение выходных документов.

На модели приведены следующие входные документы:

• сведения о пользователях, поступающие от отдела кадров;
• прайс-лист, поступающий из отдела продаж;
• перечень точек продаж, поступающий из бухгалтерии.

В системе предусмотрены следующие справочники:

1. Пользователи
2. Товары
3. Типы товаров
4. Производители
5. Точки продаж

К таблицам с промежуточной информацией относятся таблица Продажи и Наличие.

К результатным документам относятся следующие:

• список пользователей;
• список производителей;
• список точек продаж;
• список типов товаров;
• список товаров;
• отчет о наличии товаров;
• отчет о продажах.

Заполнение справочников происходит при первом запуске системы, далее они только редактируются. При использовании основных справочников происходит учет продаж, в ходе которого записывается информация в таблицу Продажи. Учет поступления товаров на точки продажи регистрируется путем занесения информации в таблицу Наличие. Ее же данные меняются при продажах товара, позволяя постоянно иметь сведения об актуальном количестве того или иного товара.

Отчетные документы формируется в виде экранных форм на основании выбора форм сортировки и могут быть выведены на печать стандартными средствами браузера.

Используемые классификаторы и системы кодирования

В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации производителей, товаров, типов товаров, точек продаж и пользователей. Виды системы кодирования, указаны в таблице 2.

Таблица 2

Используемые системы кодирования