Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 6.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 30.11.2023
Просмотров: 95
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
- отметка о пропущенной или об отсутствующей единице хранения.Задание 2. Заполнение карточки постеллажного топографического указателя.КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГОТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯСТЕЛЛАЖ N 4 ХРАНИЛИЩЕ N 6
| Шкаф N | Полка N | Фонд N | Опись N (н/д) | Ед. хр. С N 1 по N 69 | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| 1 | 1 | 7 | 01 дел п/хр. за 2016 год | 1 - 17 | |
| 1 | 2 | 7 | 02 дел п/хр. за 2016 год | 17 - 34 | |
| 1 | 3 | 7 | 03 дел п/хр. за 2017 год | 34 - 49 | |
| 1 | 4 | 7 | 04 дел п/хр. за 2018 год | 49 - 69 | |
| Опись N | Ед. хр. с N 1 по N _69 | Стеллаж N | Шкаф N | Полка N | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| 01 | 1 -17 | 4 | 1 | 1 | |
| 02 | 17 - 34 | 4 | 1 | 2 | |
| 03 | 34 - 49 | 4 | 1 | 3 | |
| 04 | 49 - 69 | 4 | 1 | 4 | |
Задание 4.Составление инструкции для сотрудника архива по проведению плановой проверки наличия документов в архивохранилище. Составьте инструкцию для сотрудника архива по проведению проверки наличия документов в архивохранилище и действиях при выявлении документов, подвергшихся поражению. При составлении инструкции используйте:- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования.Данная проверка наличия и состояния документов проводится для установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, которые подлежат реставрации и профилактической обработке.Во время проверки осуществляется:- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;- выявление и устранение недостатков в учете документов;- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;- выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Данная проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:- после перемещения дел в другое помещение;- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;- при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
- при реорганизации или ликвидации организации.При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо:- сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела данного архивного фонда;- изымать из проверяемого архивного фонда неправильно подложенные дела других архивных фондов;- изымать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной изоляции;- изымать дела, не внесенные в опись и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.В ходе проверки наличия и состояния на этапе проверки в архивохранилище запрещается:- вносить в опись дел неучтенные единицы хранения;- делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел и других обязательных учетных документах.Документирование результатов проверки наличия и состояния архивных документов.Результаты и обнаруженные недостатки фиксируются:- в листе проверки наличия и состояния архивных документов;- в акте проверки наличия и состояния архивных документов.По итогам проверки наличия и состояния специалистом, ответственным за учет в архиве, проводится работа по устранению обнаруженных несоответствий.Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.Рекомендуется завести дополнительно учетный документ – Журнал проверки наличия и состояния архивных документов.Задание 5. Заполнение таблицы «Способы проведения полистной дезинфекции».
| Способ | Объект, в отношении которого применяется | Описание действий |
| Тампонированием | Участки с неводостойким текстом. 1. Переплёты из ледерина и дерматина.2. Кожаные и пергаментные переплёты, рукописи на пергаменте с относительно крепкой основой, документы на бумаге с сильной пигментацией грибами, пигментированные рисунки, акварели и т.п. | 1. 3-процентный водный раствор формалина, либо 1% раствор КСДК (25мл исходного раствора на 1000 мл воды). 2. Дезинфицируют 5% спиртовым раствором тимола (5 г кристаллов тимола на 100 мл 96% этилового спирта). После документ завёртывают в полиэтилен и выдерживают не менее 10 суток при комнатной температуре. Затем проветривают, документы на коже смягчают смазкой . |
| С использованием волглых прокладок | Документыс ветхой, ослабленной бумагой, но со стойкими текстами | Фильтрованную бумагу нарезают по размеру документа, погружают в противень с дезинфицирующим раствором, подсушивают до волглого состояния и прокладывают между поражёнными и прилегающими к ним листами, заворачивают в полиэтилен, оставляют на сутки в помещении при комнатной температуре. После раскрывают веерообразно для просушки и проветривания. Налёт плесени снимают сухим тампоном. |
| С использованием сухих прокладок | 1. Документы, поражённые плесневелыми грибами, с ветхой бумагой и растворимым в воде и спирте текстом. 2.Документы на коже и пергаменте с ослабленной основой, с сильно пигментированной бумагой, с текучими текстами, рисунков, акварелей. | 1. Листы фильтровальной бумаги пропитывают либо 10% спиртовым раствором нипагина, либо 10% водным раствором диметилдитиокарбамата кальция и высушивают досуха. Сухие прокладки помещают между поражёнными листами, документ помещают в плотный бумажный пакет и выдерживают при комнатной температуре 6 месяцев до полного отмирания грибов. Затем осторожно удаляют налёт сухим тампоном. 2. Листы фильтровальной бумаги, пропитанные 10% спиртовым раствором тимола (10 г кристаллов тимола на 100 мл спирта) и высушенные до полного удаления спирта. Прокладываются листы документа и помещаются в полиэтиленовые пакеты, оставляют на 14 суток в помещении при комнатной температуре. Затем освобождают документ от прокладок, проветривают, удаляют налёт плесневелых грибов и помещают на хранение. |
Задание 6. Определение основных положений правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов. Определите основные положения правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов.Дезинфекция проводится при наличии местного откоса или в изолированном помещении и обязательно открытой форточке. Если нет изолированного помещения, то допускается проводить дезинфекцию в хранилище. Стол и стеллаж при этом должны находиться у открывающегося окна.Сухая очистка документов перед обработкой биоцидом проводится только в изолированном помещении.Сотрудники, которые выполняют обработку, должны иметь:- специальные маски, защищающие лицо и глаза;- респираторы, защищающие дыхательные пути;- халаты и перчатки.Загрязнения с документов желательно удалять пылесосом, обрабатывать тканью под тягой. После завершения работы, проводится влажная уборка с использованием раствора биоцида, а также очистка воздуха пылесосом с водным фильтром.Все химические препараты должны храниться в плотно закрытой тёмной стеклянной посуде при соблюдении температурного режима. Шкафы с препаратами должны запираться.При использовании растворов пентахлорфенолята натрия, тимола, формалина необходимо соблюдать меры предосторожности:- взвешивать вещества;- готовить растворы и проводить дезинфекцию в респираторах или марлевых повязках в 3-4 слоя;- в резиновых перчатках и халате.Несовершеннолетние к работе с формалином НЕ допускаются.Для работы с растворами КСДК и нипагина марлевые повязки и респираторы не требуются, применяются только резиновые перчатки и халат.При работе со 100% или концентрированными растворами биоцидных препаратов (свыше 20%), надо использовать резиновые перчатки и защиту для глаз – пластиковую маску.При работе с пожароопасными растворами (содержащими этиловый спирт) необходимо соблюдать Правила противопожарной безопасности.Посуду после употребления тщательно моют горячей водой с содой и мылом.После окончания работы одежду стирают (одноразовую выбрасывают), лицо и руки моют тёплой водой с мылом. Рот нужно прополаскать.