Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Обеспечение сохранности документов

Практическое занятие 6


Выполнил:

Обучающийся Завьялова Кристина Дмитриевна

Преподаватель:

Хомякова Наталья Викторовна


Задание 1.

Работа с первичными средствами хранения.

 

При выполнении заданий данного практического занятия используйте:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).

 

1. Перечислите, что должно быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.

2. Перечислите, что может быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.
1. Ярлыком снабжается лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов. На ярлыке указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящиеся в нём.

2. На ярлыках могут быть (допускаются) дополнения:

- полное наименование архива (может быть его аббревиатура);

- название архивного фонда;

- штрих – код, радиочастотный идентификатор;

- отметка о нахождении особо ценных документов, которые подлежат эвакуации, если возникнут чрезвычайные ситуации, в период мобилизации и в военное время;

---

- отметка о пропущенной или об отсутствующей единице хранения.
Задание 2. 

Заполнение карточки постеллажного топографического указателя.


КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

СТЕЛЛАЖ N 4 ХРАНИЛИЩЕ N 6

Шкаф N	Полка N	Фонд N	Опись N (н/д)	Ед. хр. С N 1 по N 69	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	1	7	01 дел п/хр. за 2016 год	1 - 17
1	2	7	02 дел п/хр. за 2016 год	17 - 34
1	3	7	03 дел п/хр. за 2017 год	34 - 49
1	4	7	04 дел п/хр. за 2018 год	49 - 69

 Задание 3. 

Заполнение карточки пофондового топографического указателя.

Наименование организации

ООО СУ «ЗЕЛЁНЫЙ СЛОН»

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ФОНД N __7 ХРАНИЛИЩЕ N _6

Название фонда _____Управление капитального строительства
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

Опись N	Ед. хр. с N 1 по N _69	Стеллаж N	Шкаф N	Полка N	Примечание
1	2	3	4	5	6
01	1 -17	4	1	1
02	17 - 34	4	1	2
03	34 - 49	4	1	3
04	49 - 69	4	1	4

---

Задание 4.

Составление инструкции для сотрудника архива по проведению плановой проверки наличия документов в архивохранилище.

 

Составьте инструкцию для сотрудника архива по проведению проверки наличия документов в архивохранилище и действиях при выявлении документов, подвергшихся поражению. При составлении инструкции используйте:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);

- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования.
Данная проверка наличия и состояния документов проводится для установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, которые подлежат реставрации и профилактической обработке.

Во время проверки осуществляется:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

 Данная проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

---

- при реорганизации или ликвидации организации.
При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда неправильно подложенные дела других архивных фондов;

- изымать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной изоляции;

- изымать дела, не внесенные в опись и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличия и состояния на этапе проверки в архивохранилище запрещается:

- вносить в опись дел неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел и других обязательных учетных документах.

Документирование результатов проверки наличия и состояния архивных документов.

Результаты и обнаруженные недостатки фиксируются:

- в листе проверки наличия и состояния архивных документов;

- в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

По итогам проверки наличия и состояния специалистом, ответственным за учет в архиве, проводится работа по устранению обнаруженных несоответствий.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

Рекомендуется завести дополнительно учетный документ – Журнал проверки наличия и состояния архивных документов.

Задание 5. 

Заполнение таблицы «Способы проведения полистной дезинфекции».

Способ	Объект, в отношении которого применяется	Описание действий
Тампонированием	Участки с неводостойким текстом. 1. Переплёты из ледерина и дерматина.2. Кожаные и пергаментные переплёты, рукописи на пергаменте с относительно крепкой основой, документы на бумаге с сильной пигментацией грибами, пигментированные рисунки, акварели и т.п.	1. 3-процентный водный раствор формалина, либо 1% раствор КСДК (25мл исходного раствора на 1000 мл воды). 2. Дезинфицируют 5% спиртовым раствором тимола (5 г кристаллов тимола на 100 мл 96% этилового спирта). После документ завёртывают в полиэтилен и выдерживают не менее 10 суток при комнатной температуре. Затем проветривают, документы на коже смягчают смазкой .
С использованием волглых прокладок	Документыс ветхой, ослабленной бумагой, но со стойкими текстами	Фильтрованную бумагу нарезают по размеру документа, погружают в противень с дезинфицирующим раствором, подсушивают до волглого состояния и прокладывают между поражёнными и прилегающими к ним листами, заворачивают в полиэтилен, оставляют на сутки в помещении при комнатной температуре. После раскрывают веерообразно для просушки и проветривания. Налёт плесени снимают сухим тампоном.
С использованием сухих прокладок	1. Документы, поражённые плесневелыми грибами, с ветхой бумагой и растворимым в воде и спирте текстом. 2.Документы на коже и пергаменте с ослабленной основой, с сильно пигментированной бумагой, с текучими текстами, рисунков, акварелей.	1. Листы фильтровальной бумаги пропитывают либо 10% спиртовым раствором нипагина, либо 10% водным раствором диметилдитиокарбамата кальция и высушивают досуха. Сухие прокладки помещают между поражёнными листами, документ помещают в плотный бумажный пакет и выдерживают при комнатной температуре 6 месяцев до полного отмирания грибов. Затем осторожно удаляют налёт сухим тампоном. 2. Листы фильтровальной бумаги, пропитанные 10% спиртовым раствором тимола (10 г кристаллов тимола на 100 мл спирта) и высушенные до полного удаления спирта. Прокладываются листы документа и помещаются в полиэтиленовые пакеты, оставляют на 14 суток в помещении при комнатной температуре. Затем освобождают документ от прокладок, проветривают, удаляют налёт плесневелых грибов и помещают на хранение.

---

Задание 6. 

Определение основных положений правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов.

 

Определите основные положения правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов.
Дезинфекция проводится при наличии местного откоса или в изолированном помещении и обязательно открытой форточке. Если нет изолированного помещения, то допускается проводить дезинфекцию в хранилище. Стол и стеллаж при этом должны находиться у открывающегося окна.

Сухая очистка документов перед обработкой биоцидом проводится только в изолированном помещении.

Сотрудники, которые выполняют обработку, должны иметь:

- специальные маски, защищающие лицо и глаза;

- респираторы, защищающие дыхательные пути;

- халаты и перчатки.

Загрязнения с документов желательно удалять пылесосом, обрабатывать тканью под тягой. После завершения работы, проводится влажная уборка с использованием раствора биоцида, а также очистка воздуха пылесосом с водным фильтром.

Все химические препараты должны храниться в плотно закрытой тёмной стеклянной посуде при соблюдении температурного режима. Шкафы с препаратами должны запираться.

При использовании растворов пентахлорфенолята натрия, тимола, формалина необходимо соблюдать меры предосторожности:

- взвешивать вещества;

- готовить растворы и проводить дезинфекцию в респираторах или марлевых повязках в 3-4 слоя;

- в резиновых перчатках и халате.

Несовершеннолетние к работе с формалином НЕ допускаются.

Для работы с растворами КСДК и нипагина марлевые повязки и респираторы не требуются, применяются только резиновые перчатки и халат.

При работе со 100% или концентрированными растворами биоцидных препаратов (свыше 20%), надо использовать резиновые перчатки и защиту для глаз – пластиковую маску.

При работе с пожароопасными растворами (содержащими этиловый спирт) необходимо соблюдать Правила противопожарной безопасности.

Посуду после употребления тщательно моют горячей водой с содой и мылом.

После окончания работы одежду стирают (одноразовую выбрасывают), лицо и руки моют тёплой водой с мылом. Рот нужно прополаскать.

---

Смотрите также файлы

• Некоммерческое акционерное общество.docx

• Коммерциялы емес акционерлік оам алматы энергетика жне байланыс университеті.docx

• Участок местности, занятый или подготовленный к.docx

• Стороительство социализма в ссср.docx

• Отчет по учебной практике уп. 01. 01 Учебная практика Монтажная.docx