Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Для успешного и качественного складского учета необходимы знания о представлении товарно-номенклатурной совокупности в информационных системах, современных концепциях моделирования данных, главных принципах организации хранилищ данных и методах для их проектирования, разного рода программных средствах для функционирования баз данных, принципах разработки многопользовательских БД, их администрировании.

Стоит отметить, что платформа 1С:Предприятие объединяет сведения с разных источников непосредственно в одной конфигурации. Создаваемые формы, отчеты, регистры позволяют эффективно и быстро обновлять данные, а также получать ответы на разные вопросы, осуществлять поиск необходимых данных, анализировать информацию.

Использование автоматизации в такой сфере человеческой деятельности как выполнение складского учета позволит систематизировать данные о товарах, выполнять хранение большого объема данных и быстро выполнять внесение корректировок данной информации. Все это позволит сэкономить время, а также облегчить работу пользователя.

Актуальность написания курсовой работы в том, что традиционный складской учет требует много затрат времени и трудового ресурса, практически немыслимо без постоянного применения электронных документов, бланков, баз данных.

Объект работы – складской учет.

Предмет работы – выполнение автоматизации складского учета.

Цель работы: рассмотреть и описать методы проектирования информационной автоматизированной системы на основании бизнес-процесса «Складской учет».

В соответствии с целью к работе поставлены такие задачи:

– выполнить выбор задач автоматизации;

– дать характеристику существующим бизнес-процессам (БП);

– рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;

– выполнить характеристику базы данных;

– привести контрольный пример реализации проекта для складского учета.

Описываемая проблема исследовалась многими учеными, администраторами, программистами с разных континентов.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

• 1. Выбор комплекса задач автоматизации

---

В компаниях, у которых в организационной структуре присутствует склад, все основные бизнес-процессы (БП) базируются на результатом обращения определенных сотрудников за предоставлением услуг хранению или складированию товаров.

На складе ответственным лицом является кладовщик, а всеми организационными вопросами техники безопасности, складирования и иными занимается заведующий складом.

Основными функциями кладовщика являются:

– прием товара на склад;

– выдача и хранение различных материальных ценностей;

– обеспечение сохранности всех складируемых ТМЦ;

– соблюдение режимов хранения, которые предотвращают порчу и потерю ТМЦ;

– перемещение ТМЦ к местам хранения с сортировкой по видам, качеству и другим признакам.

Функции заведующего складом:

– контроль работы по приему и рациональному размещению ТМЦ на складе;

– организация проведения транспортировочных работ на складе при соблюдении правил охраны труда и техники безопасности;

– обеспечение сохранности складируемых ТМЦ;

– соблюдение режимов хранения ТМЦ;

– ведение складского учета.

Основными признаками ошибок в складском учете являются:

– неэффективное использование оборудования или технических ресурсов;

– дефицит площадей;

– высокие затраты на хранение или обработку грузов;

– невысокое качество обслуживания клиентов.

Препятствия на пути повышения эффективности учета складских операций можно разделить на 4 группы:

– организационные;

– технологические;

– информационные;

– технические.

Процесс оптимизации складского учета состоит из таких последовательных этапов.

1. Рассмотрение технологических процессов на складе (логистическая экспертиза).

2. Создание объемно-планировочных решений, проектирование технологии работы складских помещений.

3. Подготовка склада для внедрения изменений и непосредственно внедрение.

Цель первого этапа – обнаруживание ключевых проблем, решение которых дает наиболее ощутимый эффект при минимальных затратах времени и ресурсов.

Водитель-экспедитор предоставляет документацию менеджеру для проверки соответствия заявочному документу, и затем, менеджер передает все документы оператору склада с разрешением отдела закупок.

Для ускорения процедуры разгрузки и приемки, заведующему склада разрешено осуществить приемку по копии накладной и после отъезда транспорта со склада заполнять бланк, внося дополнительные данные о принятых товарах.

---

Одновременно с приемкой, оприходованием товаров менеджер производит оприходование товаров в информационной системе.

Рассмотрим проблемы, препятствующие эффективной организации складского учета:

– трудности при идентификации товаров;

– неравномерная нагрузка на складские помещения;

– приемка по копиям накладных, не приспособленным для записи дополнительной информации;

– недостача подъемно-транспортной техники;

– недостача вместимости зоны для размещения и приемки поступающего товара;

– двойной ввод данных о приходе;

– при размещении товаров часто неэффективно используется свободные площади склада;

– товар может хаотично складироваться в зоне напольного хранения.

Основными информационными проблемами называют отсутствие складского учета в информационной системе, фиксирования сроков годности, серий, партий и других характеристик, передвижений товара по складу, влияющих на последовательность отбора, размещение товаров на складе.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Суть складского учета сводится к обеспечении поставок разного рода товаров для их хранения в соответствующих условиях.

Рассмотрим моделирование БП с помощью одного из популярных CASE-средств.

Каждый блок рассматриваемой модели может располагать разными типами стрелок:

– выходы;

– механизмы;

– входы;

– управление.

Для проанализированной предметной области разработаем следующую контекстную диаграмму (рисунок 1).

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

Функционирование складского отдела базируется на таких примерах входной информации:

– потребности компании;

– ордер;

– накладная;

– поставляемые материальные ценности.

В результате реализации складского учета получим следующие ведомости:

– прихода на склад;

– расхода с склада;

– оборотные.

Управление складским учетом выполняется на основании специальных инструкций, а механизмами являются менеджеры по поставкам и поставщики.

Декомпозиция и разложение рассматриваемой модели часто применяется непосредственно в моделировании БП, а также для более подробного описания имеющихся блоков.

Все рассмотренные действия могут быть в свою очередь декомпозированы на более простые. При каждой декомпозиции определенных блоков создается новый тип диаграммы.

Количество выполненных декомпозиций не является числом ограниченным и может полностью зависеть только от итогового уровня сложности.

---

Далее декомпозируем имеющуюся контекстную диаграмму на 3 такие составные части:

– Создание заявки;

– Рассмотрение заявки на поставку;

– Заключение о возможности поставки.

Стоит заметить, что процесс складского учета будет интересовать наиболее, так как при написании необходимо исследовать принципы его выполнения.

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Аналогично будет рассматриваться процесс декомпозиции и для других блоков (рисунки 3, 4).

Рисунок 3. Декомпозиция блока

Рисунок 4. Декомпозиция блока

Стоит отметить, что процесс декомпозиции может продолжаться, пока исходный процесс не будет разбит на необходимое количество блоков.

1.3.Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Чаще всего последствием выполнения автоматизации основных бизнес- процессов любой компании выступают:

– повсеместное увеличение производительности труда персонала и общее снижение трудозатрат в компании;

– повышение скорости реализации основных заданий, что связаны с учетными операциями;

– значительное снижение численности ошибок в итоговой документации, отчетности и других формах документооборота;

– увеличение уровня эффективности учета, а это является причиной для увеличения рентабельности работы компании;

– удобство в осуществлении документооборота и деловых процессов.

Следует заметить, что работа в типичной организации основывается на принципе движения документов при складском учете (рисунок 5):

Рисунок 5. Движение документов

Стоит отметить, что каждый из выше перечисленных пунктов, является весомым аргументом в пользу предоставления возможности автоматизации бизнес-процессов любой компании.

Под документооборотом понимается процесс движение и оборота документов в компании, который связан с ее профессиональной деятельностью, с момента их получения и до конца выполнения складирования товаров.

В результате можно сделать вывод, что организация документооборота при складском учете, в основном, зависит от бизнес-процессов, а не от непосредственно руководства компании.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Поскольку в складском учете необходимо использовать классификацию товаров, рассмотрим понятие классификатора.

---

Классификация объектов – процедура группировки объектов на качественном уровне, что направлена на выделение свойств, которые являются однородными для них.

Применительно к данным как к объектам классификации выделенные классы часто называют информационными объектами.

Классификатор – это систематизированный свод кодов и названий классификационных группировок.

Назначение классификатора следующее:

– систематизация наименований объектов;

– однозначная интерпретации объектов в разных задачах;

– возможность выполнения обобщения информации по указанной совокупности признаков;

– использование возможности сопоставления одинаковых показателей, что содержаться в формах современной статистической отчетности;

– выполнение возможности обмена и поиска информацией между разными внутрифирменными подразделениями, а также внешними информационными системами;

– выполнение экономии памяти ПК при размещении кодируемой производственной информации.

Входными документами при реализации складского учета являются документы, что заполняются при непосредственном утверждении между представителем фирмы и поставщиками:

– договора на поставку;

– товарные накладные;

– акт о доставке;

– дорожные листы;

– путевки на перевозку;

– сертификаты качества.

Эти документы считаются традиционными при непосредственном выполнении складского учета.

Кроме этого, документами, которые являются результатом процесса поставки являются:

– документы об оплате поставок;

– акты о приемке;

– чеки о перечисление финансовых средств.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение – это совокупность программ, которые реализуют задачи и функции ИС для реализации рассматриваемого выше БП и обеспечивающих корректную работу имеющихся комплексов технических средств.

Непосредственно в состав ПО входят специальные и общесистемные программы, инструктивно-методическая информация по применению средств ПО.

К общесистемному ПО можно отнести программы, что рассчитаны на огромный круг пользователей, а также предназначенные непосредственно для организации вычислительных процессов и выполнения разных вариантов обработки данных.

Они также позволяют расширить все функциональные возможности ПК, автоматизировать планирование поочередности вычислительных процессов, а также автоматизировать функции программистов.

---