Файл: 1 Учебные материалы по дисциплине Требования к составлению номенклатуры дел.pdf

1 Учебные материалы по дисциплине Требования к составлению номенклатуры дел
(ДПО) Содержание Вопрос 1. Заголовки и их составление в номенклатуре дел. ....................................... Вопрос 2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации. ... Вопрос 3. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации. ................................................................................................................... Литература ..................................................................................................................... Приложения ....................................................................................................................... Приложение 1. ................................................................................................................ Приложение 2. ................................................................................................................ Приложение 3. ................................................................................................................ Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Для обеспечения порядка формирования и учета дели документов на бумажном носителе и электронных документов в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых вдела. Конкретные функции номенклатуры таковы используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей надела со сроками хранения свыше 10 лети постоянного.

2 Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации включение водно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка вдела документов постоянного и временного сроков хранения конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения вдело документов, несоответствующих его содержанию и сроку хранения систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов вдела (электронные дела, систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Существуют три вида номенклатур дел типовая номенклатура дел примерная номенклатура дел индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. При составлении индивидуальной номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

3 Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций. Типовая номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.
Индивидуальнаяноменклатура дел позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в предстоящем году. Вопрос 1. Заголовки и их составление в номенклатуре дел. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе. К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом Для служебного пользования (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации. В номенклатуру дел организации включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

4 Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года стем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы. Если в течение года в деятельности организации образуются документы, непредусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка, а также вводных слови сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных вдело (протоколы, приказы б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документы в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы г) краткое содержание документов дела д) название местности (территории, с которой связано содержание документов дела е) дата (период, к которым относятся документы дела ж) указание на копийность документов дела. Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных вдела. Вначале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

5 В заголовках судебных, следственных, личных (персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин дело. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, ноне связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады. Термин документы применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета. Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним. В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе. Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название Протоколы заседаний ученого совета института. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов.

6 В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи. При обозначении в заголовках дел административно- территориальных единиц учитывается следующее Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта, ее (его) название указывается в заголовке дела. Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке село (деревня, город, район, область, край, союзная республика. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, годна (за) который составлены планы (отчеты Годовые отчеты структурных подразделений. В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение шифр Годовой статистический отчет о численности, составе и движении кадров (форма № 27)». При формировании дела из нескольких томов (частей, кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части, уточняющие содержание томов (частей) дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

7 Вопрос 2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации. Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (М. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме, установленной Правилами хранения. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении организации работником, ответственным за делопроизводство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения при ее наличии, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства. Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дели представить ее в Службу делопроизводства. Сводная номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год (приложение
1
). Номенклатура дел организации строится по структурной названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации, или функциональной схемам названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел, Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения общественной организации) или организации в целом. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например 01-05, где

01 - код структурного подразделения

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
1
далее - Правила хранения

8 Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции поведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
2 графа - это названия заголовков дел (правила их составления и систематизации подробно рассмотрены выше. Графа 3 Количество дел заполняется по окончании календарного года. Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома. Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (те. календарного) года. Том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома. Электронные делана тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются водно электронное дело. В графе 4 Срок хранения и № статьи по перечню указываются сроки хранения дели номера статей по типовому, ведомственному или отраслевому перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.
Если срок хранения документа найти не удалось, либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией
2
организации (с оформлением протокола. Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.Сроки хранения - важное основание для группировки документов вдела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения долети свыше 10 лет не могут помещаться водно дело. В графе 5 Примечание проставляются отметки о заведении дел Заведено, о переходящих делах (например, Переходящее с 2016 года, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дело передаче дел в другую организацию для продолжения. Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе Примечание отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы
2
далее – ЭК

9 Электронные документы. СЭД Канцелярия, БД Служебные записки. Основные этапы утверждения номенклатуры дел визируется ответственным за архив организации подписывается руководителем службы делопроизводства согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив, согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один разв лет представляется на согласование соответствующей экспертно- проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения. Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с го января предстоящего календарного года. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация. В подразделения организации номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
3
далее - ЭПК архивного учреждения

10 Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно, учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным. Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается руководителем наследующий год. Уточнение номенклатуры дел подразумевает удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году. Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте наследующий год этих дел уже не будет. Нив коем случае ненужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года внесение дел, заведенных в течение года. Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписывались от руки вовсе экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия. При составлении проекта номенклатуры наследующий год каждое дело вносится в свой раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел. Если из-за вновь заведенных дел приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые небыли завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь. Например, если дело Приказы по основной деятельности (не переходящее) в 2016 году имело индекса в 2017 году из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно нестрашно. А вот если дело Инструкция по делопроизводству (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку ив графе Примечание новой номенклатуры, и наделе. Больше всего изменений будет в номенклатуре, если за год в структуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел наследующий год тоже изменится новое подразделение займет в ней место в соответствии с организационной структурой организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

11 Как было сказано выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия старой. Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем разв лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное, муниципальное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается у руководителя организации самостоятельно. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее
10 лет. По завершении каждого календарного года номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает заполнение графы 3 Количество дел. Графа заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел. Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем водном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу подсчет количества дел по каждой категории – отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (долети свыше 10 лет. Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела. составление итоговой записи. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения. В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

12 Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (приложение 2
). Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. Вопрос 3. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации. Документы, которые не находятся на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта процедура называется формированием дела. Формирование дел - группировка исполненных документов вделав соответствии с номенклатурой дели систематизация документов внутри дела. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. Формирование дел происходит следующим образом
1. помещение документов (только исполненных документов) вдело, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела
2. расположение документов внутри дела в определенной последовательности (хронологической или по алфавиту. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила вдело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел приложения помещаются вместе с основными документами вдело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (судебные, личные дела, документы органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва документы учебных заведений, формирующихся вдела за учебный год документы постоянного и временных сроков хранения группируются вдела раздельно

13 вдело включается по одному экземпляру каждого документа

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются вдела с перепиской на общих основаниях вдело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты вдело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений Том 1», Том 2». Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов, вопросно- логической последовательности или их сочетании. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Организационно-распорядительные документы группируются вдела по видами хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ними группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно- хозяйственной деятельности приказы по личному составу группируются вделав соответствии с установленными сроками их хранения (приложение 3
). Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и др, группировать в отдельные дела. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию

14 поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются вдела по направлениям деятельности организации утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления личные карточки работников (унифицированная форма № Т) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно отличных дел лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан поличным вопросам переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ- ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются вдело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Документы, послужившие основанием для издания приказов заявления, справки, акты, записки, группируются отдельно от приказов. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов. Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ними группируются вместе с указанными документами. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.

15 При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. При оформлении делана его обложку выносятся сведения, которые, во-первых, дают возможность быстро определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Во-вторых, после того как дело сформировано, они указывают на состав документации, находящейся в папке, и позволяют найти нужный документ. На обложке помещают следующие сведения название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, те. зарегистрировано государственными органами индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел заголовок дела, те. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных вдело, которое переносится на обложку из номенклатуры дел без изменений срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел. Сведения, вынесенные на обложку дела вначале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации- преемника (структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки. После того как папки заведены и оформлены, начинается работа по формированию дел распределение и раскладка исполненных документов по папкам делам расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Несмотря на кажущуюся простоту, все операции по формированию дел должны проводиться с соблюдением правил. Только тогда будет возможен быстрый поиск документов и обеспечение их сохранности.

16 Литература
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М, Издательство стандартов, 1998.
2. Давыдова Э. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях Архивы и делопроизводство. 2006. № 1.
3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления 2-ое издание, (М 2014)
4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М)
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М. 2015)
6. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве. Секретарское дело – 2002. № 2 (27)

17 Приложения Приложение 1. Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Руководитель
________________И.О.Ф
________________2019 г. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на год Индекс дела Заголовок дела
Кол-во дел Срок хранения,
№ статьи по перечню Примечание
1 2
3 4
5 01 Организационная деятельность
01-01 Должность лица, ответственного за делопроизводство Подпись ИО. Фамилия Дата Виза лица, ответственного за архив СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ___________ 2019 г. № ____

18 Приложение 2. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в ____________________ (наименование организации) По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой «ЭПК»
1 2
3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного до 10 лет включительно) ИТОГО Ответственный за архив Подпись ИО. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности лица, передавшего сведения Подпись ИО. Фамилия Дата

19 Приложение 3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет О приеме на работу О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска О прекращении действия трудового договора Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска О переводе на другую работу О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы О направлении в краткосрочную командировку О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет О привлечении к работе в выходные и праздничные дни О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком О привлечении к сверхурочным работам О направлении в зарубежную командировку О привлечении работника к дисциплинарной ответственности О поощрении работника О снятии с работника дисциплинарной ответственности Об изменении фамилии Об отстранении от работы О назначении на должность О прекращении отстранения от работы и допуске к работе О совмещении должностей/профессий Об объявлении выговора Об исполнении обязанностей (на время отпуска) Об установлении надбавки к должностному окладу