Файл: Недостаток общения наносит вред многим виртуальным командам и негативно влияет на продуктивность бизнеса.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 23
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
В наши дни удаленная работа как никогда популярна. Фактически, 63 процента компаний имеют удаленных сотрудников в составе своей команды.
Есть много преимуществ, которые связаны с работой сотрудников вне офиса. Однако, если вы хотите, чтобы ваши удаленные работники действительно приносили пользу компании, они должны иметь четкое представление о том, что происходит.
Недостаток общения наносит вред многим виртуальным командам и негативно влияет на продуктивность бизнеса.
Если вас не устраивает то, как общается ваша команда, продолжайте читать. Ниже объясняется важность хорошего общения, а также пять советов, которые сделают общение вашей виртуальной команды намного проще и эффективнее.
Термин «виртуальная команда» относится к группе людей, которые были собраны вместе для работы над конкретным проектом. Члены этих команд часто приходят из разных организаций и имеют разные специальности и области знаний. Несмотря на то, что они работают в одной команде с определенной целью, эти люди будут подчиняться разным менеджерам или начальникам.
Примером виртуальной команды может быть целевая группа или специальный комитет (например, целевая группа Белого дома по коронавирусу). Если несколько человек из разных команд, предприятий или организаций объединяются для достижения общей цели, они могут использовать технологию удаленной работы, чтобы оставаться на связи. Однако они по-прежнему считаются виртуальной командой, а не удаленной.
Удаленные команды — это также группы людей, которые были собраны вместе для работы над конкретным проектом или для выполнения определенной работы. В отличие от виртуальных команд, все они работают в одной организации и часто имеют одного и того же начальника. Несмотря на это, они не все работают в одном месте.
Удаленные команды могут быть разбросаны по разным офисам, а их участники могут находиться в разных городах и даже странах. Многие компании в наши дни имеют удаленные команды и сотрудников, которые работают из дома, даже если у них есть центральный офис. Zapier, например, насчитывает 300 сотрудников, работающих в 27 разных странах.
В конце концов, большая разница между виртуальными и удаленными командами связана с отчетностью. Члены виртуальной команды отчитываются перед разными начальниками. Все удаленные члены команды подчиняются одному и тому же человеку, который будет проводить оценку производительности и помогать с проблемами по мере их возникновения.
Как для виртуальных, так и для удаленных команд их работа часто опосредована технологиями. Поскольку они часто находятся в разных местах и не могут легко сотрудничать лично, они полагаются на такие инструменты, как программное обеспечение для управления проектами, которые помогают им оставаться на связи, оставаться организованными и отслеживать важные задачи.
Оба типа команд также могут столкнуться с проблемами, когда дело доходит до тимбилдинга. Поскольку участники рассредоточены, всем может быть трудно собраться вместе и чувствовать себя комфортно при совместной работе. Тем не менее, используя правильные инструменты и методы построения команды , члены любой команды могут преодолеть эти проблемы и работать вместе для достижения конкретных целей.
Преимущества позитивной рабочей атмосферы в офисе хорошо известны. Однако некоторые бизнес-менеджеры не получили уведомления о том, что удаленным работникам также нужна позитивная среда, которая поможет им быть продуктивными.
Конечно, многие аспекты удаленной рабочей среды находятся вне контроля менеджера, например, где работают члены команды или каковы их офисы. Однако есть один фактор, который вы как менеджер можете контролировать, — это то, как вы общаетесь со своей командой, а также то, как члены команды общаются друг с другом.
Хорошие методы коммуникации жизненно важны для успеха удаленной команды. Ниже приведены некоторые конкретные преимущества позитивного и продуктивного общения :
-
Предотвращение недоразумений (о качестве работы, сроках, времени встреч и т. д.) -
Продвигайте эффективные рабочие процессы -
Предоставьте больше возможностей для совместной работы и создания команды -
Помогите работникам почувствовать, что их ценят (что может повысить их вероятность того, что они останутся с компанией на долгое время)
Существует множество различных стратегий, которые вы можете использовать, чтобы улучшить способ общения с вашей виртуальной командой. Ниже приведены некоторые из наиболее эффективных вариантов, которые вы можете попробовать сегодня:
1. Обеспечить адекватную обратную связь
Когда вы управляете командой в традиционной офисной обстановке, легко предоставить членам команды отзывы об их последнем проекте или о том, как они работают в целом. Вы можете вызвать их в свой офис для быстрой встречи или зайти к их столу, чтобы узнать, как у них дела.
Тем не менее, когда вы отвечаете за виртуальную команду, вы должны более тщательно следить за тем, чтобы обратная связь доходила до ваших сотрудников. Хорошей новостью является то, что с помощью электронной почты и других инструментов цифровой коммуникации стало намного проще, чем когда-то, предоставлять обратную связь членам вашей команды.
Однако недостаточно просто отправлять им сообщения. Вы также должны убедиться, что эти сообщения получены правильно.
Когда вам нужно пообщаться с работником о том, как он выполнил конкретную задачу, не всегда работает быстрое электронное письмо. Этот сотрудник может неправильно понять ваше сообщение и занять оборонительную позицию или почувствовать себя побежденным, или он может не понять, что есть проблема, и продолжать делать одно и то же снова и снова.
Вот почему так важно иметь платформу для общения в реальном времени. Когда вы можете болтать со своими работниками и давать им визуальное представление о том, что у них хорошо, а что нет, легче быть ясным, а также быть добрым и воодушевляющим.
2. Держите всех в курсе
В дополнение к предоставлению достаточной обратной связи важно также убедиться, что вы держите всех в команде в курсе событий. Им нужно знать, когда должны быть выполнены проекты, когда проходят определенные встречи и еженедельные обзоры, и как все остальные поступают, когда дело доходит до выполнения их части группового проекта.
Если ваши сотрудники знают только о том, что они делают, и понятия не имеют, чем занимаются их товарищи по команде или чего вы от них ожидаете, им будет сложнее нести ответственность за себя (что особенно важно для удаленных сотрудников).
Когда вы управляете удаленной командой , работникам нужны регулярные обновления (желательно в режиме реального времени). Не ждите, пока что-то просрочено или почти должно быть выполнено, чтобы связаться с работниками и узнать, как у них дела. Оставайтесь на связи на протяжении всего проекта, чтобы найти способы предложить помощь или предоставить обратную связь для решения проблемы, как только она возникнет.
Это может помочь им не чувствовать себя ошеломленными изменениями, о которых они не были сообщены с самого начала, или членом команды, который работает на опережение или отстает от графика.
3. Ставьте четкие цели
Также важно установить четкие цели и ожидания для членов вашей виртуальной команды. Помните, что несправедливо ожидать, что они прочитают ваши мысли. При работе с удаленными работниками вам необходимо предоставить множество деталей и четко указать, чего вы хотите, чтобы избежать недопонимания и недопонимания.
Одним из лучших подходов к постановке целей является метод целей и ключевых результатов . Эта методология фокусируется на важности критического мышления, чтобы гарантировать, что цели согласованы между членами команды, и каждый работает над тем, что важнее всего.
Для виртуальных и удаленных команд мы рекомендуем устанавливать цели вместе на уровне команды. Отдельные лица могут даже создавать свои собственные цели, чтобы понять, как их проекты и задачи способствуют достижению целей команды!
Как только эти цели установлены, следующим шагом будет связать эту цель с несколькими (обычно от 3 до 5) ключевыми результатами. Это помогает каждому измерять прогресс и видеть, как работают члены команды.
Лучше всего, если ключевые результаты можно измерить на основе числовой единицы (например, это может быть шкала от 0 до 100 %, сумма в долларах и количество регистраций).
4. Внедрите систему отзывов
Чтобы гарантировать, что работники находятся на пути к достижению своих конкретных целей, полезно иметь четкую и тщательную систему проверки. Встреча с вашей командой для еженедельного обзора — отличный способ проверить прогресс каждого, ответить на вопросы и поработать над постановкой новых целей на будущее.
Когда вы встречаетесь еженедельно, вы обсуждаете эти цели достаточно часто, чтобы быть в курсе членов вашей команды и того, как у них дела, но вы не встречаетесь так часто, чтобы обзоры стали неприятными и отвлекали от работы. от рабочего времени сотрудника или попадают в категорию микроменеджмента.
5. Используйте правильные инструменты
Наконец, убедитесь, что вы используете правильные инструменты для общения с удаленными членами команды.
Электронная почта — это прекрасно, но не следует полагаться исключительно на нее, чтобы поддерживать связь, особенно когда дело доходит до проведения углубленных еженедельных обзорных сессий (вы можете себе представить, как будет выглядеть эта цепочка писем? Ого).
Существует множество других приложений и инструментов для управления виртуальной командой , которые помогут вам общаться на более глубоком уровне и быть в курсе того, чем занимаются и чего не делают ваши сотрудники в режиме реального времени.
Например, Weekdone Team Compass предоставляет менеджерам и членам команды визуальные информационные панели и регулярные отчеты. Это упрощает отслеживание прогресса и выяснение того, где каждый находится в отношении конкретного проекта.
Используя Team Compass, менеджеры и работники также могут отслеживать, как их производительность улучшается или снижается с течением времени, основываясь на различных показателях. С этими легко читаемыми отчетами регулярные встречи и еженедельные обзоры становятся проще и продуктивнее.
С помощью структур OKR и PPP менеджеры получают четкий обзор прогресса отдельных сотрудников в выполнении задач, а также понимание того, как прогнозируются цели на квартал. В Team Compass отчеты о состоянии вашей команды будут собираться вместе и автоматически отправляться в почтовый ящик менеджера в конце вашего отчетного периода (обычно каждую пятницу).
В основе современных методов управления лежит внедрение информационных технологий. То есть одним из рычагов повышения эффективности управленческого механизма является внедрение ИТ-технологий, которые представляют собой технологии, посредством которых возможно построение управленческой работы с применением средств электронно-вычислительной техники. Внедрение ИТ-технологий позволяет повысить эффективность, скорость, полноту и достоверность информационных потоков; внедрение ИТ-технологий базируется на проектном управлении. Основным минусом внедрения ИТ-технологий в любой процесс можно назвать необходимость поиска финансовых ресурсов на их внедрение, а также возможные сложности в вовлечении новых ИТ-технологий в уже сформированные процессы.
Командоориентирование в проектном управлении дает возможность обеспечить грамотный механизм разработки проекта, его последовательной реализации. В современных условиях информатизации и автоматизации предпринимательских процессов в реализации ИТ-проектов распространение получают виртуальные команды проекта, особенности которых заключаются в том, что члены команды проекта географически разрозненны, коммуникации между ними организованы с помощью различных средств связи — телефона и факса, электронной почты, мессенджеров и так далее. Важно не только сформировать виртуальную команду проекта, но и обеспечить грамотные коммуникативные связи между участниками виртуальной команды в реализации ИТ-проекта.