Файл: 1. Общая характеристика документооборота предприятия (организации).docx
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 16665
Скачиваний: 176
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| | | Оформление сделки |  | Первичная информация о клиенте |
| | |  | | |
  Соглашение с клиентом |    |  Коммерческое предложение | | |
 | | | | |
| Распоряжение на обеспечение |  Заказ клиента |  | Счет на оплату | |
 |    | | ||
| Оформление финансовых документов | Фактическая отгрузка товаров | |||
1.4 Изучить и описать систему электронного документооборота, применяемого на предприятии
Наиболее востребованная в России система электронного документооборота «ДЕЛО» - надежное и безотказное решение, включающее полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, эффективно решает следующие задачи:
регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
быстрый перевод документов в электронный вид (сканирование);
надежное хранение и быстрый поиск;
контроль исполнения поручений;
совместная работа и подготовка проектов документов;
построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы;
организация ссылок между документами, проектами и поручениями;
единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов (общие файлы; документы, поручения, обсуждения);
электронное взаимодействие с организациями и органами власти;
интеграция со сторонними бизнес - решениями и системами;
юридически значимый документооборот;
соответствие законодательным, нормативно-методическим требованиям;
автоматизация государственных услуг и обращений граждан
Преимущества:
Интуитивный и понятный интерфейс;
Разработка и внедрение силами высококвалифицированных специалистов;
Поддержка смешанного документооборота (бумажный + электронный);
Быстродействие и низкие требования к ресурсам;
Неограниченная масштабируемость;
Полный цикл работы с документами, включая подготовку и передачу документов на архивное хранение;
Интеграция с федеральными информационными системами (МЭДО, ЕПГУ, СМЭВ, АС «Обращения Граждан»).
Функциональные возможности
СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача - автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании /организации
Надежный электронный архив документов
Система предоставляет удобные средства для организации хранения бумажных и электронных документов (прикрепленных к РК документов, проектов документов и поручений). Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела», для формирования в дальнейшем архивного фонда организации. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами. СЭД «ДЕЛО».
Тема 2. Организация документационного обеспечения управления и функционирования предприятия (организации)
-
Изучить особенности оформления отдельных видов управленческих документов, использование унифицированных форм, трафаретных текстов и т.д. на предприятии
Управленческие документы (организационно-распорядительные документы) – это документы, в которых фиксируют решения административных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
ОРД подразделяются на 3 группы:
1. документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, личные дела);
2. комерческие документы (коммерческие договоры, контракты, и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения, спецификация графика поставок и другие);
3. документы по обращениям граждан(предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
Рассмотрим особенности оформления управленческих документов.
Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов).в этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.
Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».
Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление – установленным правилам.
Различают приказы по личному составу и по основной деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.
Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.
В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
Наименование предприятия (полное наименование с указанием организационно-правовой формы и вида деятельности, сокращенное, а также наименование вышестоящей организации – при её наличии);
Название вида документа (ПРИКАЗ);
Дата;
Регистрационный номер документа;
Место составления и издания;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подпись;
Визы согласования (гриф согласования);
Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовочная часть приказа.
Наименование предприятия полное или сокращенное должно соответствовать наименованию, закрепленным в учредительных документах или уставе предприятия. Полное и сокращенное наименование предприятия оформляется, как правило, с продольным расположением реквизитов, центрированным способом и специально не разделяется межстрочными интервалами, т.к. они являются двумя формами представления одного и того же реквизита, автора документа.
Наименование вида документа оформляется прописными буквами центрировано или впечатывается, в том числе по шаблонам с использованием компьютерной техники в общий бланк центрированным способом. На бланке приказа название вида документа (ПРИКАЗ) печатается заранее типографическим способом, как правило, центрировано и полужирным шрифтом в разрядку. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа».
Дата приказа оформляется цифровым способом и располагается обязательно от границы левого поля 1-2 строчками ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией на бланке. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Регистрационный номер приказа оформляется на той же строке, что и дата, ближе к границе правого поля или над специальной ограничительной линией в бланке заголовочной части документа. Регистрационный номер представляет собой порядковый номер приказа в пределах календарного года. В оформлении данного реквизита ошибок не найдено.
Место составления или издания приказа обязательно указывается, если по реквизиту «Наименование предприятия» и «Справочные данные об организации» невозможно точное его определение. Оформляется на следующей строке ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер».
Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу приказа через 1-2 строки ниже реквизита «Место составления или издания документа» от границы левого поля или впечатывается в бланк приказа в момент изготовления документа в пределах площади обозначения ограничительными уголками.
Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного (о создании, об утверждении) и состоит, как правило, из 3-5 строк напечатанных через один интервал.
Содержательная часть приказа.
Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующая часть) указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (распорядительная часть) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну распорядительную часть.
Если приказ издается инициативным, то констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «для» или с предлога «в связи», «с целью», которые облегчают формулирование текста и являются типовой ее частью. В приказе изданным во исполнении констатирующая часть начинается с предлогом «в соответствии», «на основании», «во исполнении». Содержит указание, названия вида документа и наименование организации управления, организации-автора, дату, индекс и заголовок к тексту документа во исполнении которого издается данный приказ.