Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового стиля ПРИКАЗЫВАЮ, который оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть приказа составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Распорядительная часть приказа формулируется по такой речевой модели: Кому? Что сделать? К какому сроку?

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа своему заместителю или конкретному должностному лицу являющемуся специалистом в данном вопросе.
Оформляющая часть приказа.

Подпись оформляется через 2-3 строки ниже текста от границы левого поля и включает наименование должностного лица, подписавшего приказ (сокращенное, т.к. автор указан в заголовочной части); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию). Инициалы ставятся перед фамилией.

Виза согласования проекта приказа оформляется до подписания, на первом экземпляре его проекта в нижней части оборотной стороны последнего листа. В состав визы входит: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Место визы согласования в левом нижнем углу ниже реквизита «Подпись».
Распоряжение.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различие заключается в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая также как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжение оформляется на бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами являются наименование организации, наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись и виза согласования документа.

Текст распоряжения не должен содержать предписаний носящих нормативный характер. Как и в приказах текст распоряжении состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

В первой части указывают основание издания распоряжения. В распорядительной части указывают ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, далее кому? (исполнительному или структурному подразделению), что сделать? (указывают конкретную работу) и до какого числа? (сроки ее окончания).

---

Последний пункт распоряжения, как правило, является контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение осуществляющий контроль за исполнение данного распоряжения.

Распоряжение подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Распоряжение нумеруется порядковой нумерации в пределах календарного года отдельно от приказов.
Постановление.

Порядок составления и оформления постановления в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словами «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях двух или более организаций), которые печатаются отдельной строкой от поля прописными буквами.

Реквизиты те же, что и в решении кроме наименования вида документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ.
Постановка печати.

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать.

Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения (в договорах, в документах связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.)), на документах удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом).

Помимо гербовой, организация может иметь ряд простых печатей, использующихся главным образом для внутренней документации учреждения (для удостоверения размноженных экземпляров распорядительных документов, справок, пропусков и др.)

В настоящее время, в связи с распространением ПЭВМ, документы создаются с использованием компьютеров, других организационных средств техники. Черновые варианты документов составляют рукописным и машинописным способом на персональных компьютерах. Для составления документов используются пакеты Microsoft Office. При использовании текстового редактора Microsoft Office Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов.

Текстовый процессор Word для Windows предлагает следующие параметры оформления документа:

символы;

абзацы – без отступов, выровнено влево, через один интервал;

величина табуляции – через 0.5 дюйма;

размер печатной страницы документа – формат А4 (210 мм на 297 мм);

---

границы текста на печатной странице – левое и правое 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.
Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию или по шаблону уже существующего документа.

Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документов, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Для создания и редактирования табличных документов в отделе кадров используется такое программное средство как Microsoft Excel.

Трафаретный текст обычно применяется для подготовки справок, актов, протоколов, а также некоторых видов писем.

2. 
   Дать характеристику основных видов работы службы документационного обеспечения управления предприятия
   

Задачи службы ДОУ:

• 
  совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, государственными стандартами и другими действующими нормативами;
  
• 
  сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
  
• 
  разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
  

Функции службы ДОУ:

• 
  разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов, внесение в них соответствующих изменений;
  
• 
  экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;
  
• 
  организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
  
• 
  регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
  
• 
  обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  
• 
  организация изготовления документов на компьютере, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
  
• 
  разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
  
• 
  организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  
• 
  организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
  
• 
  разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
  
• 
  осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;
  
• 
  организация работы архива;
  
• 
  повышение квалификации работников службы ДОУ и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
  
• 
  организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.
  

---

3. 
   Описать процесс обработки и систематизации документов, предприятия
   

Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.
Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:

• 
  типологическое разделение номенклатуры дел;
  
• 
  выявление методологии систематизации;
  
• 
  расшифровку библиографического описания;
  
• 
  оценку документации до ее архивации.
  

Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.
В классификацию систематизации документов включают:

• 
  методики накопления и поиска;
  
• 
  сортировку запросов;
  
• 
  номенклатуру;
  
• 
  способы доступа;
  
• 
  индексирование;
  
• 
  варианты предоставления.
  

Распределение сведений происходит:

• 
  Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).
  
• 
  В свободной манере.
  

Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.
Типовое распределение

Архивная классификация может быть:

• 
  предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);
  
• 
  номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);
  
• 
  тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);
  
• 
  хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);
  
• 
  авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).
  

Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.

---

Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.
Номенклатурная классификация

Распределение данных происходит в данном случае по родству и общим признакам. Систематизация и хранение документов в архиве считаются трудоемким процессом, который существенно упрощает работу с документооборотом и превращает делопроизводство в элементарную процедуру. Простейшим примером является группировка по комплексу предметов в «дело».
Информация объединяется в группы по признакам:

• 
  корреспондентскому (преобладает при структурировании переписки с юридическим или физическим лицом: областной кадастр недвижимости или индивидуальный предприниматель);
  
• 
  экспертному (во внимание берется период архивации документов: временное или долговременное);
  
• 
  вопросно-предметному (сортировка по типовому виду: папки или файлы распределяются по бизнес-проекту);
  
• 
  географическому (группирование информационной документации корреспондентов по региону).
  

Формирование наименования

Систематизация и учет документов могут происходить по нескольким признакам одновременно, но в обязательном порядке по экспертному (ко временным относят те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, к долговременным – более 10 лет). Примером может служить «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах организации «икс» за 2018 год». Здесь можно выделить экспертный, корреспондентский и авторские признаки.
Номенклатура дел сортируется системным перечнем документов фирмы, созданных по намеченному плану, с обозначением периода архивации. В процессе деятельности предприятия, основными факторами закрепления порядка при систематизации бумаг являются архивирование и регистрация. Не менее важным элементом в номенклатуре дел считается фиксация индексов, что упрощает поиск необходимой информации и сокращает время, потенциально затраченное на экспертизу материальных ценностей.

---

Смотрите также файлы

• Вид работы Курсовая работа Название дисциплины Гражданское право Тема Договор коммерческой концессии (франчайзинг) Фамилия студента Бозиева.doc

• Педиатрия.doc

• 1. Исходные данные для выполнения расчетно.pdf

• 2 оглавление введение Глава моделирование как часть современного мира.pdf

• Вид работы Курсовая работа Название дисциплины Гражданское право Тема Юридическая сущность представительства Фамилия студента Георгиев.doc