• выемка дела;

• сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках;

• визуальный осмотр физического состояния дел;

• сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях;

• подкладка дела;

• заполнение листа проверки;

• отметка в описи об окончании проверки наличия.

2.2. На розыск необнаруженных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку не зашифрованных дел, смену ярлыков, и другие виды работ предусматривается специальное время.

2.3. Проверку наличия одного фонда рекомендуется проводить двум специалистам.

2.4. Проверку наличия конкретного фонда рекомендуется завершать по возможности в течение года. Розыск необнаруженных дел проводится в течение года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела.

2.5. Координация и контроль работы по проверке наличия осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем.

3. Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов

3.1. В начале проверки наличия заведующим архивохранилищем проводится выверка учетных документов, которая включает:

- установление полноты учетных документов на проверяемый архивный фонд;

- сверку сопоставимых показателей в учетных документах;

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел;

- проверку правильности составления итоговой записи.

3.2. Для проведения проверки наличия исполнителю выдается один экземпляр описи.

3.3. Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия единиц хранения с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер единицы хранения, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов единицы хранения, количество листов) с описанием на обложке дела. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.

3.4. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (например, документы личных фондов, картографические материалы).

3.5. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

3.6. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилища.

---

3.7. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.

3.8. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

• сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

• подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

• изымать из проверяемого архивного фонда и передавать заведующему архивохранилищем неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов. Заведующий архивохранилищем должен изучить документы по проверке наличия данного фонда и проверить, не значатся ли эти дела в розыске, а также проверить книги выдачи дел из хранилища: сотрудникам архива и в читальный зал - не значатся ли данные дела в числе не списанных;

• изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями и сообщать заведующему архивохранилищем для немедленной их изоляции;

• изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

3.9. В ходе проверки наличия не допускается:

• вносить в опись дел неучтенные единицы хранения;

• делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
Задание 5. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Заполнение таблицы «Способы проведения полистной дезинфекции».

 

Заполните таблицу «Способы проведения полистной дезинфекции».

Способ	Объект, в отношении которого применяется	Описание действий
Тампонированием	Переплет, обрезы, корешок переплета. Дезинфекция документов на бумажных носителях, а также бумажных, картонных и коленкоровых переплетов Дезинфекция переплетов из ледерина и дермантина Кожаные и пергаменные переплеты, а также рукописи на пергамене с относительно крепкой основой, документы на бумаге с сильной пигментацией грибами	Приступая к дезинфекции документа, необходимо с помощью плоской кисточки-флейца смахнуть мусор с обрабатываемой поверхности, затем тампоном или салфеткой, смоченным дезинфицирующим раствором и досуха отжатыми, осторожно снимают налет плесени. Для этого тампоном прикасаются к налету плесени, делая легкие промокательные движения. При этом грибной налет переносится с поверхности документа на ватный тампон, окрашивая его поверхность. В процессе работы грязные тампоны постоянно заменяют свежими.После того, как с пораженной поверхности сняли грибной налет, ее протирают чистым тампоном, смоченным дезинфицирующим раствором и отжатым. Можно увлажнить обрабатываемую поверхность дезинфицирующим раствором с помощью пульверизатора, дающего мелкий распыл. По окончании дезинфекции документы необходимо просушить и проветрить. Для этого их раскрывают веерообразно и оставляют при комнатной температуре на 2-3 дня.
С использованием волглых прокладок	Ветхая бумага, ослабленная бумага, но со стойкими текстами  Дезинфекции кожаных переплетов	Листы фильтровальной (промокательной) бумаги нарезают по размеру документа, подлежащего дезинфекции, и погружают в противень с дезинфицирующим раствором. Затем подсушивают до волглого состояния (для чего закладывают в сложенные вдвое листы сухой фильтровальной бумаги и промокают, повторив эту процедуру дважды) и прокладывают между пораженными и прилегающими к ним листами документа. Проложенный таким образом документ заворачивают в полиэтилен и оставляют на сутки в помещении при комнатной температуре.
С использованием сухих прокладок	Пораженные плесневыми грибами документы с ветхой бумагой и растворимым в воде и спирте текстом Дезинфекция документов на коже и пергамене с ослабленной основой, документов с сильно пигментированной бумагой, с текучими текстами, рисунков, акварелей	Листы фильтровальной бумаги пропитывают либо 10-процентным спиртовым раствором нипагина (10 г нипагина растворяют в 100 мл 96-процентного этилового спирта), либо 10-процентным водным раствором диметилдитиокарбамата кальция (260 мл основного раствора растворяют в 740 мл воды) и высушивают досуха. Сухие прокладки помещают между пораженными листами документа, документ помещают в плотный бумажный пакет и выдерживают при комнатной температуре в течение 6 месяцев до полного отмирания плесневых грибов. По окончании дезинфекции налеты грибов осторожно удаляют сухим тампоном. Используют листы фильтровальной бумаги, пропитанные 10процентным спиртовым раствором тимола (10 г кристаллов тимола на 100 мл спирта) и высушенные до полного удаления спирта. Проложенные такими листами документы помещают в полиэтиленовые пакеты и оставляют при комнатной температуре на 14 суток. По окончании дезинфекции документ освобождают от прокладок, проветривают, удаляют налеты плесневых грибов и помещают на хранение.

---

 

Задание 6. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Определение основных положений правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов.

 

Определите основные положения правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов.

Решение:

Требования к помещению, где проводится дезинфекционная обработка.

Очистку документов биоцидом необходимо выполнять только в изолированном помещении или под тягой. Желательно, чтобы помещение было выложено кафельной плиткой. Местом для дезинфекции может служить стол, находящийся вне основного хранения документного фонда в хорошо проветриваемом помещении. После окончания работы обязательна влажная уборка помещения с использованием раствора биоцида и проветриванием помещения. У выхода из помещения должен находиться коврик, смоченный раствором биоцида.

Техника безопасности Лица, проводящие обработку, должны быть обязательно в масках, защищающих лицо и глаза, респираторах, защищающих дыхательные пути, в халатах, в перчатках. При работе с концентрированными растворами биоцидных препаратов (свыше 20%) и при приготовлении рабочих растворов следует надеть перчатки и защитить лицо и глаза пластиковой маской. При попадании биоцида в глаза немедленно промыть их большим количеством воды и обратиться к врачу. При попадании на кожу промыть большим количеством воды с мылом. При попадании биоцида на одежду обязательно снять её и не надевать снова без предварительной стирки.

Задание 7. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Определение особых условий хранений для отдельных категорий документов.

 

При выполнении задания используйте:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).

 

Какие документы подлежат отдельному от других архивных документов (обособленному) и сейфовому хранению? Перечислите их.

---

Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

• содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

• кинодокументы на нитрооснове;

• подвергшиеся биологическому поражению;

• переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами заместителями подлежат единицы хранения:

• содержащие уникальные документы;

• имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.

---

Смотрите также файлы

• Контрольная работа Пояснительная записка Цели контроля.docx

• Согласовано Зав отделением Компьютерные системы 01 апреля 2023 г. Странников В. Д. Утверждаю.docx

• Добровольное и обязательное страхование.docx

• Организации сетевого взаимодействия общеобразовательных учреждений, направленного на повышение эффективности образовательного процесса.docx

• Методические указания по проведению практических занятий по учебной дисциплине физическая культура и спорт.docx