ВУЗ: Казахский национальный медицинский университет им. С.Д. Асфендиярова
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Информатика
Добавлен: 05.02.2019
Просмотров: 1946
Скачиваний: 4
11
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
При необходимости отредактировать данные в ячейке можно дважды щелкнуть левой клавишей мыши
по этой ячейке или нажать клавишу F2. В ячейке появится курсор, и Вы измените имеющуюся в ней ин-
формацию. Выполнить редактирование можно также в строке формул, щелкнув в нужном месте левой кла-
вишей мыши. Заканчивается редактирование нажатием клавиши Enter. Для удаления значения в ячейке к
ней подводится курсор и нажимается клавиша Delete.
Памятка:
Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом
мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно
нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;
Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не вы-
ходя из режима редактирования, нажимаем "Ctrl+Enter";
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем "F2";
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем
содержимое ячейки, для завершения нажимаем "Enter", либо зеленую галочку слева.
Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать
"Alt+Enter"
Форматирование ячеек
Cпособы открытия окна "Формат ячеек":
1. выделяем нужные ячейки —> вкладка "Главная" —>группа команд "Ячейки"—> команда "Фор-
мат"—> ниспадающее меню "Формат ячеек";
2. выделяем нужные ячейки —> щелкаем правой кнопкой на одной из них (вызываем контекстно-
зависимое меню)—> "Формат ячеек";
3. выделяем нужные ячейки —> нажимаем "Ctrl+1".
Выравнивание данных в ячейках
По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по
горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно
поменять с помощью кнопок "Выравнивание" группы команд Выравнивание вкладки Главная или
которую можно вызвать сочетанием кнопок Ctrl+1:
Здесь (слева направо) кнопки выравнивания: по левому краю, по центру и по правому краю.
Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладки "Выравнива-
ние", которая вызывается из вкладки Главная группы команд Ячейки кнопки Формат и выбором из нис-
падающего меню окна Формат ячеек.
Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию мо-
гут использоваться опции закладки Выравнивание в окне диалога Формат, Ячейки (рис. 1).
Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа Excel. По умол-
чанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравнивают-
ся вправо.
Опции выравниваний по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке Excel.
Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.
12
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
Если текст в ячейке таблицы Excel состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опцию
Переносить по словам.
Рис1. Окно Формат ячеек
Объединение ячеек
Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пере-
сечении нескольких столбцов и нескольких строк:
Центрирование текста по столбцам таблицы Excel
Текст в ячейках Excel может быть выравнен по столбцам в выбранной области. Эта возможность ис-
пользуется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае текст должен находиться в са-
мой левой ячейке выделенной области.
Это можно сделать двумя способами:
кнопка "Объединить и поместить в центре" на вкладке Главная —> "Форматирование"
;
галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".
Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязанные диапазоны), затем
выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом,
текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне
Вертикальный
текст
Текст переносится, по словам
в пределах ширины столбца
Ширина текста подгоняется
под ширину столбца
13
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже вы-
ровняется.
При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка
"Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на
"родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.
Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диа-
пазона Excel будет рассматривать как пустые.
Очистка данных в ячейках и удаление ячеек
Выделяем "нужные" ячейки и нажимаем "Delete";
Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое";
Выделяем "нужные" ячейки, заходим на вкладку "Главная" → "Ячейки" → "Удалить"→ "Удалить
ячейки" приведет к открытию окна Удаление ячеек;
Клавиша ← очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее
удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выде-
ленного диапазона;
Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по
отформатированным, произойдет своего рода удаление;
пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".
В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются,
а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.
Заливка ячеек цветом
Способы изменить цвет заливки выделенных ячеек:
кнопка "Цвет заливки"
группы команд "Шрифт", вкладки "Главная";
вкладка Главная – группа ячеек Ячейки - окно "Формат ячеек", закладка "Заливка";
контекстное меню – "Формат ячеек", закладка "Заливка"
14
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
Добавление границ ячеек
Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать,
пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:
Кнопка "Другие границы"
группы команд "Шрифт", вкладки "Главная";
закладка "Граница", вызываемое из окна "Формат ячеек" —>" Формат ..." контекстное меню (см.
ниже);
Кнопка окна "Формат ячеек" —>команды "Формат"—>группы команд Ячейки—>вкладки Главная.
предварительный просмотр
нет заливки
цвет форма
15
Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А.
Формат представления данных в ячейках
Формат ячеек по умолчанию ("Общий")
По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате "Общий". Этот формат имеет
ряд хитростей:
числа выравниваются по правому краю, а текст — по левому;
если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на
символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;
если число очень большое ("6000000000000") или очень маленькое ("0,00000000000001"), оно авто-
матически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответствен-
но);
при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415",
затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".
Необходимость изменения формата по умолчанию на другой
Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить ко-
личество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.
Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при
попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ ука-
зать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обо-
значения денежных единиц (и не только) за нас.
Способы изменить формат представления данных в ячейках:
1. автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;
2. с помощью кнопки окна "Формат ячеек""—>команды "Формат"—> группы команд "Ячейки"—
>вкладки "Главная".
3. В контекстном меню с помощью окна "Формат ячеек";
Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных
После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат
ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот
формат.
Дата. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число
второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При
этом формат ячейки будет автоматически преобразован в "Дата";
Процентный. Если в ячейке написать "1%", формат ячейки автоматически сменится на "Процент-
ный";
Время. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на
"Время";
Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных еди-
ниц, даты и времени могут отличаться!
Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование"