Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Понятие и классификация учетных регистров).pdf

Введение

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Данное требование закреплено в действующем законодательстве: основанием для любой записи в бухгалтерских регистрах являются правильно оформленные первичные документы.

Информация, оформленная в учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

Регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, которые разграфлены по строкам и столбцам, с помощью типографского способа, в которые заносят необходимые суммы по хозяйственным операциям.

Таким образом, учетные регистры это отдельные листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машинограммы, машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

Форма учета бухгалтерской информации — это бухгалтерская запись данных из первичных документов учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

Актуальность темы определяется тем, что регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах является наиболее ответственным этапом учетной работы. В них группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников, используемые для составления финансовой отчетности.

Степень разработанности: Проблеме ведения учетных регистров посвящено множество работ ведущих отечественных и зарубежных экономистов, таких как – Терехова В., Алборов Р.А., Гетьман В.Г., Радостовец В.К., Хорнгрен Ч., Фостер Дж. и др.

Методологическая база: системный подход, сопоставительный, экономический анализ, статистические группировки.

Цель исследования: изучение регистров, их классификации и способы записи в них.

Задачи исследования:

- дать характеристику регистрам бухгалтерского учета

- изучить технику учетных записей и способы исправления ошибок

Объектом исследования являются формы и методы ведения бухгалтерской документации.

Предметом исследования является регистры бухгалтерского учета.

Структура работы: работа состоит из введения двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Глава 1. Понятие и классификация учетных регистров

1.1 Характеристика регистров бухгалтерского учета

Данные хозяйственных операций, отраженные в первичных документах, должны быть в дальнейшем зарегистрированы с целью группировки, отвечающей нуждам управления. Для этого используются учетные регистры. Они представляют собой специальные таблицы, которые имеют свою форму и содержание в зависимости от требований контроля и систематизации информации.

Регистры бывают в виде бухгалтерских книг, карточек, свободных листов. Поскольку учетные книги и карточки могут заполняться только ручным способом, в последнее время они заменяются свободными листами, которые могут составляться и на ЭВМ. [2, с.77]

Применение различных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации и т.п. Эти особенности накладывают отпечаток на строение учетных регистров.

Так, карточки и книги в основном используются для аналитического учета (движения) основных средств, материалов, продукции и товаров. Как правило, в них ведется только количественный учет по каждому наименованию материальных ценностей. Записи в карточках производятся материально ответственным лицом. (Приложение А)

Карточки размещаются в картотеке в группировке, удобной для получения необходимой информации.

Бухгалтерские книги используются в тех случаях, когда перечень объектов незначителен, а также для оперативного учета денежных средств у кассира. Отличительной особенностью ведения книг является то, что на их обложке указывается назначение, а перед началом использования страницы нумеруются и на обороте последней страницы делается надпись о количестве страниц цифрами и подписью, что удостоверяется подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) и скрепляется печатью.

Свободные листы представляют собой заранее напечатанные таблицы в виде ведомостей или журналов-ордеров, которые имеют необходимые графы и колонки Как правило, такие регистры заполняются вручную. При наличии ЭВМ их удобно составлять средствами вычислительной техники, в результате чего получают так называемые машинограммы. Машинными носителями информации являются магнитные диски, дискеты и другие. Использование вычислительной техники позволяет группировать первичные данные в учетных регистрах, исходя из потребностей пользователей информации.

После определения содержания регистра разрабатывается его форма с точным заголовком. В соответствии с требуемыми реквизитами и показателями уточняются количество граф и их заголовки, которые должны соответствовать расположению в первичных и накопительных документах.

Учетные регистры могут иметь различное строение, что зависит от порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах: параллельное, последовательное или комбинированное.

Параллельный способ предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии.

Последовательный способ предусматривает двухуровневое строение учетных регистров: на одном из них (верхнем) располагаются записи по дебету счета, а на другом (нижнем) - кредитовые записи по счету. Соответственно этому подсчитываются итоги по дебету и кредиту счетов, представленных в данном регистре, и выводится сальдо на начало и конец месяца. Комбинированный вариант предполагает использование указанных способов в одном регистре, В данном случае не только производятся записи по дебету и кредиту счета, для которого предназначен регистр, но и указываются корреспондирующие счета по дебету и кредиту. [4, с.38]

Роль бухгалтера сострит в том, чтобы правильно указать, по какому счету (дебету и кредиту) следует отразить данную хозяйственную операцию.

Различное строение учетных регистров обусловлено также видом (объектом) информации, которая должна быть получена при их помощи. Более конкретная информация, отраженная в регистрах, требует, чтобы были указаны содержание операции, источник поступления средств или их расходы, номер и наименование документа, дата, количественные данные, качественные характеристики объекта и т.п. Такие регистры носят название аналитических и требуют наличия соответствующих строк и граф для отражения указанной информации. Как правило, такими регистрами являются бухгалтерские книги и карточки, но могут быть и свободные листы.

Регистры, в которых отражается информация высокой степени обобщенности, называются синтетическими и обычно записи в них ведутся только в суммовом выражении. Но, как и при других критериях группировки, в данном случае могут быть комбинированные регистры. Например, в журнале-ордере, отражающем расчеты с поставщиками, указываются не только суммы по корреспондирующим счетам, но и наименование поставщика, номера и даты первичных документов, а также по каким суммам ведутся расчеты и другое.

Обязательным правилом является соблюдение равенства сальдо и итогов оборотов по дебету и кредиту регистров аналитического и синтетического учета.

Записи в учетных регистрах могут осуществляться в хронологическом или систематическом порядке, отсюда и их название.

Хронологические регистры предусматривают записи по мере поступления документов без определенной их группировки по счетам. Примером хронологического регистра является журнал учета поступающих грузов, в котором ведется учет товарно-транспортных документов поставщиков на отгруженные товары. Покупатель регистрирует их в журнале по мере получения и проверки достоверности документов.

В систематических регистрах запись хозяйственных операций производится в определенной системе. Группировка данных может осуществляться на счетах как аналитического, так и синтетического учета. В качестве примеров систематического регистра аналитического учета можно привести оборотную ведомость учета материалов, ведомость выпуска готовой продукции.

Систематические записи производятся во всех регистрах синтетического учета, но самым типичным является Главная книга, в которой вся информация по предприятию группируется по дебету и кредиту счетов синтетического

учета.

Во многих регистрах сочетаются хронологические и систематические записи, поэтому они называются комбинированными. Применение хронологических и систематических записей в одном регистре позволяет сокращать количество записей, повысить степень контроля информации.

Дальнейшее развитие автоматизации учета расширяет рамки использования комбинированных регистров.

Регистрация данных в учетных регистрах может осуществляться вручную или при помощи компьютеров. Современный уровень бухгалтерского учета и средств вычислительной техники позволяет автоматизировать многие, если не все участки учетного процесса.

Организация бухгалтерского учета на базе ЭВМ осуществляется при помощи моделирования, представляющего собой процесс, направленный на упорядочение получения и обработки информации об учетных объектах. Важное значение при этом имеет разработка кодов всех элементов обрабатываемой информации.

Возможны несколько этапов автоматизированной обработки и получения информации:

1. Отражение в первичных документах данных хозяйственных операций При этом необходимо соблюдение структуры типовых форм первичных документов, но с использованием разнообразных модификаций.

2. Систематизация данных по предприятию и формирование массивов однородной учетной информации на базе типовых бухгалтерских записей. Группировки по отдельным характеристикам операций осуществляют, исходя из потребностей ежедневного контроля, анализа и регулирования.

3. Обобщение данных хозяйственных операций в регистрах аналитического и синтетического учета, которое заключается в суммировании, расчете оборотов и сальдо по счетам, а также в составлении оборотно-сальдовых ведомостей.

4. Расчет финансово-экономических показателей в целом по предприятию и по отдельным подразделениям.

1.2 Сущность и значение учетных регистров

Бухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими на предприятии.

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.

Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.

В регистры из документов переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в таблицах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.

Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных участков и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах - одно из обязательных условий качества и оперативности учета.

В соответствии со статьей 10 Федерального Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. » регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета. Допускается составление регистров бухгалтерского учета по формам, отличающимся от типовых, если они разработаны организациями с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.