Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Понятие и классификация учетных регистров).pdf

Ошибки, допущенные в учете, могут иметь место при составлении первичных документов, учетных регистров или финансовых отчетов. Они могут быть результатом небрежности работников, сбоев вычислительной техники или преднамеренных действий исполнителей. Характер ошибок определяют описки в цифрах, неправильно составленная корреспонденция счетов, неверное подведение итогов. Отсюда и деление ошибок на математические, канцелярские, учетно-методические.

Для снижения количества ошибок или их исключения администрация предприятия должна создавать нормальные условия работы лицам, имеющим отношение к сбору и обработке учетной информации, следить за исправностью вычислительной техники, заботиться о повышении квалификации учетных работников и т.п.

Сам процесс работы над ошибками можно разделить на два этапа.

На первом этапе бухгалтер при помощи специальных приемов должен выявить ошибку. Знание этих приемов позволяет сократить время на поиск. Во-вторых, уменьшение количества ошибок возможно, если бухгалтер тщательно проверит достоверность первичных документов, правильность таксировки и других арифметических действий, полученных итоговых данных и т.п. По возможности, первичные и сводные документы следует составлять при помощи ЭВМ, что не только экономит рабочее время, но и снижает вероятность ошибок, возникающих при их составлении и переписывании вручную.

Практика выработала несколько способов нахождения ошибок в бухгалтерском учете. К ним относятся последовательная сверка записей в регистрах с первоисточниками (сплошной метод), взаимная сверка одних и тех же данных, отраженных в разных регистрах, выборочный и логический способы. [1, с.69]

Последовательная сверка заключается в проверке правильности разноски данных из первичных документов в учетный регистр, отмечая (повторно) на каждом документе какой-либо знак сверки. Но это самый трудоемкий и вынужденный способ нахождения ошибок.

Во многих случаях полученные суммы (итоги) в одних регистрах должны быть идентичны суммам, отраженным в других учетных регистрах. В таких случаях проводится взаимная сверка одних и тех же данных.

Числовые ошибки можно установить выборочным пересчетом сумм (итогов) или произведя обратную операцию - вычитание. Если такая проверка результатов не дает, следует осуществить повторный подсчет всех сумм, отраженных в учетных регистрах. При шахматном построении регистров найти ошибку довольно легко, так как достаточно проверить правильность сумм, отраженных по вертикали и горизонтали, которые в итоге должны быть равны.

Логический способ состоит в том, что, зная сущность двойной записи, ошибку обнаруживают в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Для этого сравнивают итоги оборотов по дебету и кредиту счетов, разница между ними укажет на неправильное отражение какой-либо хозяйственной операции. Возможно ее сумма записана дважды по дебету или кредиту одного корреспондирующего счета. В таком случае необходимо полученную разницу разделить на два и результат найти в одном из документов, приложенных к данному регистру. Этот факт можно установить при помощи ЭВМ. Могут иметь место и случаи, когда сумма хозяйственной операции отражена только один раз - по дебету или по кредиту какого-либо синтетического счета. Сумма расхождений при этом устанавливается прямым способом.

Однако в любом случае следует использовать те приемы нахождения ошибок, которые с наименьшей потерей времени и сил позволят быстро обнаружить их.

Найденную ошибку надо немедленно исправить. Для этого существует несколько способов: корректурный, дополнительной проводки и сторнировочный.

Корректурный способ самый простой и используется, когда ошибка обнаружена в самом первичном документе или в ходе заполнения учетных регистров. Он состоит в зачеркивании неправильно записанной цифры одной линией (так, чтобы ее было видно) и записи рядом правильной цифры. Такое исправление должно подтвердиться подписью лица, которое имеет отношение к оформлению регистра или документа, с указанием даты исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах не допускаются, а в кассовых и банковских документах их вообще не должно быть.

В случаях, когда при заполнении регистра на счетах была записана сумма, меньшая чем указано в первичном документе, а корреспонденция счетов не нарушена, для исправления ошибки применяют способ дополнительной проводки. В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько отличается. Итоги регистров, подготовленные при помощи ЭВМ, подводят методом контрольных чисел. Его суть состоит в том, что вначале по массиву машинных носителей подсчитывают контрольные итоги по ряду определяющих, основных показателей. Затем сверяют их с выходными данными машинограмм. Итоги по каждому аналитическому счету в регистрах синтетического и аналитического учета сверяют с общими итогами учетных регистров путем прямого подсчета.

В случаях, когда найдено большое количество ошибок машинограмма должна перепечатываться. Если ошибок мало, то исправления осуществляются корректурным способом.

2.3 Хранение учетных регистров

Бухгалтеру важно не только грамотно вести бухгалтерский и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и своевременную сдачу в архив документации. Следует помнить, что за ненадлежащее оформление, а также за нарушение порядка составления и утрату или незаконное уничтожение документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой (описью).

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия.

В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и другие.

Заключение

Учетные регистры являются важнейшим средством осуществления бухгалтерского учета. В них производится группировка данных первичных документов по однородным признакам. Учетные регистры содержат необходимые показатели, которые полностью характеризуют производственную деятельность хозяйственных органов.

Учетные регистры, используемые для ведения бухгалтерского учета, можно сгруппировать по ряду признаков.

По видам бухгалтерских записей регистры подразделяются на хронологические и систематические.

В регистрах хронологического учета хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения (в порядке поступления документов в бухгалтерию). Если в первичных документах указана корреспонденция счетов, то она находит отражение и в регистрах хронологического учета.

В бухгалтерских регистрах систематического учета производится группировка однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, например на счетах синтетического и аналитического учета. Поэтому регистры систематического учета подразделяются на две группы: систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета.

В бухгалтерском учете получили широкое распространение комбинированные регистры систематического учета, соединяющие синтетические и аналитические записи. Применение комбинированных регистров сокращает общее их число и снижает количество ошибок и описок при регистрации данных первичных документов.

Накопительные и группировочные ведомости являются промежуточным звеном между первичными документами и регистрами систематического и хронологического учета.

По своему внешнему виду регистры бухгалтерского учета делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

Повсеместное использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета, отличительной особенностью которых является возможность составления на основе компьютерных программ в автоматическом режиме учетных регистров.

Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к установленным правилам ведения бухгалтерского учета.

Организации вправе сами выбирать формы и методы ведения бухгалтерского учета в зависимости от объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Но вместе с тем они также должны придерживаться общих методологических принципов, установленных в централизованном порядке, а также технологии обработки учетных данных.

Список использованных источников