Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Понятие и классификация учетных регистров).pdf

При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Следовательно, предприятие может вести регистры для отражения в бухгалтерском учете дифференцированного учета данных о товарах по разработанной им форме (с соблюдением реквизитов для регистров, установленных статьей 10 Федерального Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г.), в которой будет отражен учет денежных сумм, количество проданных товаров, запасов по каждому виду товара. Вышеуказанные регистры не требуется ежемесячно выводить на бумажный носитель, но по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, предприятие обязано изготовить за свой счет копии таких регистров на бумажных носителях.

Поэтому для успешного изучения и последующего правильного применения регистров возникает потребность в их классификации по различным признакам: назначению, видам учета (степени детализации), по внешнему виду, форме графления, продолжительности отчетного периода и другим.

1.3 Классификация учетных регистров

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы ( при использование средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с обратной стороны книг сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы затруднительно. Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета.

Карточки – это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках – картотеках.

В отличие от бухгалтерских книг карточки не скреплены между собой, поэтому записи в карточках могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ПК.

В зависимости от нужд управления и учета карточки позволяют «механически» перегруппировывать находящуюся в картотеке информацию (например, карточки могут быть расставлены в алфавитном порядке, по видам продукции (материалов) и так далее.

Существенным недостатком является возможность изъять или утерять данный вид регистра. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждый вновь открываемой карточки присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Сводные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что храниться в папках. Достоинства и недостатки – те же, что и у карточек.

Использование в бухгалтерской работе средств вычислительной техники позволяет переходить на безбумажные носители информации. В частности, учетные регистры могут формироваться в виде электронных таблиц и храниться в памяти ПК или на флеш-картах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.

По назначению (видам записи) учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Записи в хронологических регистрах производятся в календарной последовательности. Первичные документы записывают в него по мере поступления в бухгалтерию. Никакой группировки данных здесь нет. К хронологическим регистрам относят, например, кассовая книга, журнал-ордер №1,ведомость № 1, журнал регистрации хозяйственных операций. (Приложения № 1-3)

В систематических учетных регистрах информация из первичных документов обобщается исходя из экономического содержания хозяйственных операций в разрезе объектов учета.

В основе техники ведения таких регистров лежит не время поступления документов в бухгалтерию, а принцип двойной записи операции с помощью системы счетов.

Бухгалтер записывает операции в том или ином регистре по конкретному счету (например, в журнале №1 по счету «Касса») или его отдельно составляющим (например, в журналах ордерах регистрации) и обобщение информации из первичных документов ведется только по кредиту соответствующих счетов.

В комбинированных учетных регистрах хронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией в разрезе счетов. Это позволяет значительно сократить объем записей и затраты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежедневные записи документов в хронологическом порядке сочетаются с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса». Кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией их по дебету счета 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счета (расход).

В журнале-ордере №6 регистрируются не только поступления материальных ценностей и услуг от подрядчиков в хронологической последовательности, но одновременно все эти ценности (услуги) записывают в дебет определенных счетов (07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 20 «Основное производство») с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». (Приложение № 4)

По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двухсторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны (как например, в кассовой книги, в журнале регистрации хозяйственных операций).

В двухсторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета – на одной странице и по кредиту – на другой (например, при книжно-журнальной форме учета в журнале № 1).

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные. Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делаются на пересечении избранной строки и столбца. В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делаются строго по строкам.

По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (Главная книга), на квартал и на месяц (журналы-ордера). [3]

По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учетных типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.

Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфической для предприятия той или иной отрасли: строительство, промышленность, торговля итак далее.

Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов РФ.

Глава 2. Анализ способов записи и исправления ошибок в учетных регистрах

2.1 Техника учетных записей в регистрах

Знание порядка регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах имеет большое значение для формирования своевременной и достоверной информации на предприятии и предоставления ее пользователям. Регистрация данных о хозяйственных операциях, совершенных за отчетный период (месяц), осуществляется на основании первичных документов, которые находятся у материально ответственных лиц и затем поступают в бухгалтерию. При этом предварительно осуществляется контировка, то есть указание кодов дебетуемых и кредитуемых счетов прямо на первичных документах.

Последовательность записей в учетных регистрах может быть разной. Иногда данные вначале отражаются в регистрах аналитического учета, затем сгруппированные -в регистрах синтетического учета. Например, данные по заработной плате (начисления по видам, удержания подоходного налога, взносов на социальное страхование, других видов и сумма к выплате) вначале записывают по каждому работнику в расчетной ведомости. Затем итоговые данные по каждой позиции записывают в различные регистры синтетического учета (журналы-ордера и т.п.). В некоторых случаях, наоборот, вначале делают записи в регистрах синтетического учета, а затем на их же основе заполняют регистры аналитического учета.

Но существуют, как известно, и комбинированные регистры (с совмещением данных аналитического и синтетического учета). В таком случае объем учетных работ уменьшается, так как записи в регистр производятся только один раз. Примером может служить регистр по расчетам с подотчетными лицами. В нем по каждому подотчетному лицу отражаются остаток задолженности на начало месяца, суммы по синтетическим счетам, полученные в качестве аванса, расходы по авансовым отчетам, неиспользованные или перерасходованные. Затем указывается остаток на конец месяца. Итоговые данные по дебету и кредиту счетов из журнала-ордера в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Записи в регистрах следует производить систематически, по мере поступления первичных документов, а когда это невозможно - в первых числах месяца, следующего за отчетным. В целях исключения повторной регистрации в учетном регистре одного и того же документа на нем должна делаться соответствующая отметка. Иногда в самом документе указывается номер строки и регистра, куда перенесена сумма операции, имеющей отношение к данному документу.

В зависимости от процесса построения регистра и необходимости группировки информации на практике применяются различные способы записей в учетных регистрах.

Наиболее распространенным является линейный способ. Его преимущества заключаются в обеспечении наглядности и контроля, особенно по операциям расчетного характера. В этом случае на одной строке (линии) отражаются все показатели, относящиеся к одному дебитору или кредитору: наименование, дата, номер документа, за что возникла задолженность, сумма по налоговой накладной, дата и стоимость оплаты. Такие регистры в учетной практике западных стран называются "Книгой покупок" и "Книгой продаж". В них также возможно совмещение аналитического и синтетического учета. [6, с.62]

Широкое применение в технике регистрации данных учета получил способ предварительного накапливания сумм по однородным хозяйственным операциям в одних учетных регистрах с целью последующей их группировки и обобщения в других.

Другим способом записей в учетных регистрах является шахматный. Он позволяет при помощи одной записи указать сумму хозяйственной операции по дебету одного счета и кредиту другого, то есть не нарушать принципа двойной записи. Это возможно потому, что в учетных регистрах горизонтальные строки одних счетов пересекаются с вертикальными графами других счетов. В результате раскрывается внутреннее содержание корреспондирующих счетов и возрастает надежность отраженных хозяйственных операций, так как дебет и кредит соответствующих счетов представлены в одном месте учетного регистра.

Следует отметить, что записи в учетных регистрах, должны производиться чернилами (черными, синими или фиолетовыми) на основании соответствующих первичных документов. В некоторых случаях вместо первичных документов используются расчеты бухгалтерии (о начислении износа, амортизации, резервов и т.п.).

После регистрации всех данных документы подшиваются в папки с указанием регистра, к которому относятся (или номера счета). В самих же регистрах подводят итоги сумм по вертикали и горизонтали, сверяя данные синтетического и аналитического учета.

2.2 Исправление ошибок в регистрах

При множестве записей, имеющих место на предприятии, ошибки в документах и регистрах неизбежны.

При обнаружении расхождений и ошибок в учетных регистрах их следует исправлять. Существует несколько способов исправления ошибок в бухгалтерском учете в зависимости от характера и этапа записи суммы хозяйственной операции.