Файл: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 314
Скачиваний: 13
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» |
Курсовая работа
| по | Документационное обеспечение управления |
| | дисциплине/междисциплинарному курсу |
| Тема: | Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования. |
| | тема работы |
| Выполнил(а) студент(ка) | 2 | курса, группы | 2101-1200 |
| | | ||
| | Семенова Наталья Анатольевна | ||
| | фамилия имя отчество | ||
| | | ||
| Руководитель работы | | ||
| | ученая степень, звание, фамилия и инициалы руководителя курсовой работы от Колледжа | ||
| Рецензия | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | актуальность, цели, достоинства и недостатки курсовой работы, оценка в баллах | | |
| | | ||
| | | ||
| Проверил | | ||
| | | ||
| | Оценка. Подпись руководителя работы | | |
| | «____» ____________ 20 ___ г. | ||
Пермь 2023
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение.............................................................................................. 3
2. Организация документооборота…………………………………....... 5
2.1. Понятие документооборота………………………………………5
2.2. Регистрация документооборота..……………………................... 7
2.3. Контроль исполнения документов……………….........................9
3. Методы совершенствования документооборота…………………….11
3.1 Проблема совершенствования документооборот………………11
3.2 Анализ документооборота и методы его совершенствование…15
4. Заключение........................................................................................ 21
5. Список используемой литературы....................................................22
ВВЕДЕНИЕ
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.
Актуальность выбранной мной темы заключается в том, что в современном мире существует огромное количество предприятий и на каждом из них есть документы. Эти документы в целом составляют документооборот.
Цель данной работы - анализ и разработка рекомендаций по совершенствованию организации документооборота.
Предметом курсовой работы- является организация документооборота учреждения.
Объектом курсовой работы- является документооборот учреждения.
Задачами курсовой работы в связи с поставленной целью являются:
- анализ организации современного документооборота;
- изучение регистрации документов;
- анализ документооборота и методы его совершенствования;
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
-
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие документооборота
1.2. Регистрация документов
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно-распорядительные, плановые и т.д.)
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ.
Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
Регистрация документов должна быть только однократной.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.
Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- автор (корреспондент);
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих документов);
- индекс поступления документа (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
- номер дела.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.
Мы изучили регистрацию документов и можем сделать вывод, что регистрация документов- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Документы, поступающие на предприятие проходят:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение;
- регистрацию;
- рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.
Служба документационного обеспечения управления , которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.
В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи.
Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений и т.д.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
В данном параграфе мы ознакомили с понятием документооборота и узнали, что документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.