Файл: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 316
Скачиваний: 13
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.
Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.
Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.
Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.
Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.
Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.
Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.
Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.
На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.
На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур
Подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД) разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.
Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков. Повышение качества документируемых решений.
Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.
Повышение качества подготовки и оформления документов.
Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных государственных органов и организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.
Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.
Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом. На втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица.
Во второй главе курсовой работы мы ознакомились с методами совершенствования документооборота, изучили проблемы совершенствования документооборота и проанализировали документооборот и методы его совершенствования.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Содержание курсовой работы было посвящено совершенствова
нию документооборота.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов. Нормативно-правовая база регулирует весь процесс документооборота, т.е. на предприятии должен быть установлен единый порядок составления докумен-тов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.
Таким образом, к методам улучшения документооборота относятся следующее:
- повышение качества документируемых решений;
- повышение качества подготовки и оформления документов;
- использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации;
- совершенствование технологии документооборота.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
7. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева // Секретарское дело. - 2007. - №6. – С 79-83.
8. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000.
9. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2006. - 339с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум // Справ. Пособие. - 4-е издание, доп. - Омск: Фирма «ЛЕО». - 2005. - 51с.
11. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. - М.: Экономика. - 2007. - 271с.
12. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более документов- 3-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- Москва : Проспект, 2011. - 480 с.
Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.
Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.
Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.
Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.
Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.
Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.
Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.
На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.
На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур
Подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД) разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.
Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков. Повышение качества документируемых решений.
Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.
Повышение качества подготовки и оформления документов.
Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных государственных органов и организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.
Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.
Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом. На втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица.
Во второй главе курсовой работы мы ознакомились с методами совершенствования документооборота, изучили проблемы совершенствования документооборота и проанализировали документооборот и методы его совершенствования.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Содержание курсовой работы было посвящено совершенствова
нию документооборота.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов. Нормативно-правовая база регулирует весь процесс документооборота, т.е. на предприятии должен быть установлен единый порядок составления докумен-тов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.
Таким образом, к методам улучшения документооборота относятся следующее:
- повышение качества документируемых решений;
- повышение качества подготовки и оформления документов;
- использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации;
- совершенствование технологии документооборота.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
-
Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие для вузов/ В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2014. – 613с.; -
Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2016. – 172 с.; -
Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник для ссузов / М.И. Басаков. – 10-е изд. – Ростов-на-Дону : Феникс, 2012. – 301с.; -
Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина. – М.: Питер, 2014. – 256 с.; -
Вялова, Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. – 2015. – №2. – 162с.; -
Галахов, В.В. Делопроизводство / В.В. Галахов. – М.: Омега-Л, 2016. – 480 с.;
7. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева // Секретарское дело. - 2007. - №6. – С 79-83.
8. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000.
9. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2006. - 339с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум // Справ. Пособие. - 4-е издание, доп. - Омск: Фирма «ЛЕО». - 2005. - 51с.
11. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. - М.: Экономика. - 2007. - 271с.
12. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более документов- 3-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- Москва : Проспект, 2011. - 480 с.