Виды электронных документов в системах электронного документооборота

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019)«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.Документооборот подразумевает работу с широким спектром информации, поэтому выделяются различные виды ЭДО в России. Например, документооборот может быть классифицирован по отраслям:

• кадровый;
• управленческий;
• бухгалтерский;
• налоговый;
• технический;
• производственный и другие.

Кроме того, ЭДО может быть:

• внутренним, то есть ЭДО внутри организации;
• внешним, для обмена документами с партнёрами, покупателями, контролирующими органами;
• ЭДО с государством, что подразумевает сдачу отчётности в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и прочие контролирующие организации.

Для работы организации обязательно должно быть внутреннее делопроизводство, в котором участвуют только руководители и сотрудники компании. С помощью внутреннего ЭДО регулируются все рабочие процессы в организации и деятельность работников. Этот вид делопроизводства практически не регулируется государственными органами, поэтому руководство организации может самостоятельно определять правила работы.Какие документы можно отправлять по ЭДО для использования внутри организации: заявления, приказы, служебные записки, инструкции, протоколы совещаний, уставы и прочие.

---

Внутренний ЭДОВнешний ЭДОВнешний документооборот - это работа с цифровой документацией контрагентов, к которым можно отнести поставщиков, партнёров, клиентов и организации, выполняющие контроль.К внешним документам можно отнести счет-фактуры, накладные, бухгалтерскую и налоговую отчётность, акты выполненных работ и прочие.Внешний ЭДО условно можно разделить на 2 типа: работа с бизнесом и работа с государством. Первый вид включает делопроизводство с контрагентами, к нему можно отнести такие документы, как счет-фактуры, договоры, накладные и т.д., а также дистанционные банковские услуги и площадки e-commerce. Ко второй группе относится отчётность для ФНС, Пенсионного фонда, ЕИС и другие.ЭДО с государственными органамиЭлектронный документооборот с государством начал активно развиваться около 10 лет назад, когда Министерство финансов разрешило применять счет-фактуры в электронном виде при наличии электронной подписи.Основную часть госучреждений переводят в электронный формат, что позволяет предпринимателям, ИП и юридическим лицам экономить время и ресурсы, быстрее и эффективнее взаимодействовать с ФНС, ПФР, ФСС.Для того чтобы начать работать в системе ЭДО с государственными органами, необходимо получить ЭЦП в налоговой службе или в удостоверяющем центре. После этого нужно выбрать подходящего для вас оператора ЭДО и заключить с ним договор.Также требуется установка специального программного обеспечения. Чтобы начать работать с различными государственными органами, нужно либо заключить договор о подключении к электронному документообороту для Фонда социального страхования, либо написать заявление и подписать специальное соглашение для Пенсионного фонда. Для обмена отчётностью с ФНС основным требованием является получение квалифицированной электронной подписи.

---

Смотрите также файлы

• Класс.docx

• В соответствии с Конституцией рф, высшей ценностью является.docx

• Русский язык и литература Раздел Древние и современные цивилизации Тема урока Египет означает тайна Цели обучения Вы узнаете.docx

• Как называется процесс отражения внешнего мира, представляющий собой единство чувственного и рационального познания.docx

• Партизанское движение в годы Великой Отечественной войны ученик 9 Б класса Кармов Алим Ахмедович.pptx