Файл: Виды электронных документов в системах электронного документооборота.pptx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 05.12.2023
Просмотров: 8
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Виды электронных документов в системах электронного документооборота
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019)
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором.
Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Документооборот подразумевает работу с широким спектром информации, поэтому выделяются различные виды ЭДО в России. Например, документооборот может быть классифицирован по отраслям:
- кадровый;
- управленческий;
- бухгалтерский;
- налоговый;
- технический;
- производственный и другие.
Кроме того, ЭДО может быть:
- внутренним, то есть ЭДО внутри организации;
- внешним, для обмена документами с партнёрами, покупателями, контролирующими органами;
- ЭДО с государством, что подразумевает сдачу отчётности в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и прочие контролирующие организации.
Для работы организации обязательно должно быть внутреннее делопроизводство, в котором участвуют только руководители и сотрудники компании. С помощью внутреннего ЭДО регулируются все рабочие процессы в организации и деятельность работников. Этот вид делопроизводства практически не регулируется государственными органами, поэтому руководство организации может самостоятельно определять правила работы.
Какие документы можно отправлять по ЭДО для использования внутри организации: заявления, приказы, служебные записки, инструкции, протоколы совещаний, уставы и прочие.
Внутренний ЭДО
Внешний ЭДО
Внешний документооборот - это работа с цифровой документацией контрагентов, к которым можно отнести поставщиков, партнёров, клиентов и организации, выполняющие контроль.
К внешним документам можно отнести счет-фактуры, накладные, бухгалтерскую и налоговую отчётность, акты выполненных работ и прочие.
Внешний ЭДО условно можно разделить на 2 типа: работа с бизнесом и работа с государством.
Первый вид включает делопроизводство с контрагентами, к нему можно отнести такие документы, как счет-фактуры, договоры, накладные и т.д., а также дистанционные банковские услуги и площадки e-commerce.
Ко второй группе относится отчётность для ФНС,
Пенсионного фонда, ЕИС и другие.
ЭДО с государственными органами
Электронный документооборот с государством начал активно развиваться около 10 лет назад, когда Министерство финансов разрешило применять счет-фактуры в электронном виде при наличии электронной подписи.
Основную часть госучреждений переводят в электронный формат, что позволяет предпринимателям, ИП и юридическим лицам экономить время и ресурсы, быстрее и эффективнее взаимодействовать с ФНС, ПФР, ФСС.
Для того чтобы начать работать в системе ЭДО с государственными органами, необходимо получить ЭЦП в налоговой службе или в удостоверяющем центре. После этого нужно выбрать подходящего для вас оператора ЭДО и заключить с ним договор.
Также требуется установка специального программного обеспечения. Чтобы начать работать с различными государственными органами, нужно либо заключить договор о подключении к электронному документообороту для Фонда социального страхования, либо написать заявление и подписать специальное соглашение для Пенсионного фонда.
Для обмена отчётностью с ФНС основным требованием является получение квалифицированной электронной подписи.