Файл: Управление приемом, размещением и хранением товаров. Классификация запасов. На примере реально существующей организации..pdf

- правила и требования заключения и исполнения договоров;

- стандарты и технические условия производства;

- организацию учета сбытовых операций и составление отчетности о выполнении плана реализации товара.

Менеджер по продажам подчиняется директору предприятия и выполняет его распоряжения.

Менеджер по продажам, проводит необходимые переговоры и консультации, знакомит покупателей с ассортиментом продукции, их потребительскими свойствами, ценами, скидками, акциями, условиями продажи, с порядком оплаты, условиями доставки товара.

Менеджер следит за наличием полного ассортимента выставочных образцов.

Проводит документальное оформление договора, в соответствии со всеми правилами предприятия.

Заносит в базу данных сведения о новых заключенных договорах, ведет список продаж, определяет размеры скидок и бонусов.

Выполняет все поручения руководителей и начальников.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством

Российской Федерации.

Одну из важных функций играет порядок в документации и порядок на складе. Товар должен не только проходить по документам что не мало важно но и правильно храниться на складе. От правильного оприходования товара зависит вся работа фирмы. А для того чтобы товар быстро разгружался и отгружался зависит работа кладовщика и рабочих на складе. От правильно хранения зависит сохранность товара и ценность для продажи покупателю.

Разгрузка и приёмка.

1. Прежде чем начать разгрузку автомашины необходимо произвести сверку номеров пломб с указанными в сопроводительных документах. Проверить их целостность, правильность пломбирования. Осмотреть транспортное средство на предмет неисправности (разрыв тента, нарушение шнуровки).

2. Разработайте регламент, определяющий порядок разгрузки транспортных средств, если они прибыли одновременно. Решение о первоочерёдности принимайте исходя из специфики прибывшей продукции, её количества. В первую очередь целесообразно разгружать позиции, которые не будет храниться, а пойдут сразу на комплектацию и отправку заказчику.

3. Разгрузка должна вестись рационально в соответствии с разработанными технологическими схемами. Целесообразно вести разгрузку с одновременным занесением товара в реестр и контролем по количеству, качеству.

4. Укладывать на поддон товар можно только одного наименования. Не допускайте смешивания и пересортицы. Можно установить правило, что на одном поддоне могут храниться разные наименования, но при этом, если они отправляются в одну зону. Ставьте упаковки так, чтобы этикетки легко читались.

Разгрузка и приёмка на складе.

1. Применяемые для хранения паллеты (поддоны, штабеля) должны быть устойчивыми, исправными, обеспечивать целостность товара при перемещении. Для сохранности продукции необходимо провести её "паллетовку" - обмотать 2-3 верхних ряда несколькими слоями стрейч-плёнки.

2. Разгрузка должна осуществлять максимально быстро лучшими работниками.

3. Разгрузку принятие на хранение проводите в день прибытия.

4. Проверяйте соответствие количеству, указанного в ТТН путём:

- частичного или полного взвешивания;

- пересчёт единиц в упаковке;

- пересчёт количества упаковок.

Обязательно вскрывайте все подозрительные, повреждённые упаковки для проверки сохранности вложений.

5. Эффективный метод увеличить скорость разгрузки и постановки на учёт - присвоить поставщикам определённые категории: "сверхнадёжный", "надёжный", "требующий проверки" и т.д. Проверять груз от сверхнадёжного поставщика не надо. "Надёжный" поставщик нуждается в проверке не более 30% от объёма поставки. Груз от поставщика, который "требует проверки" проверяется досконально.

6. В случае обнаружения недостачи, излишков, пересортицы, брака и прочих претензий составляйте акт. Можно применять унифицированную форму ТОРГ-2, разработанную Госкомстатом, но она очень громоздка. Закон разрешает использовать собственную утверждённую форму акта.

Хранение.

1. Для каждой категории товара должна быть выделена своя зона. А в системе управления складом должны быть созданы отдельные или так называемые «виртуальные» склады. К примеру, склад «в зоне длительного хранения» или склад «в зоне ожидания отгрузки». Таким образом Вы всегда будете знать, как перемещается товар внутри «физического» (основного) склада.

2. Внутри выделенной зоны должно быть отведено место (ящик, полка, поддон, стеллаж) для определённого артикула.

Хранение на складе.

1. Часто востребованные товары должны быть легкодоступны. Такие позиции нужно размещать максимально близко к зоне отгрузки. Для определения востребованности используйте анализ АВС или специальную методику процентной доли обращения.

2. Иногда "правило востребованности" имеет исключения: крупногабаритный товар, независимо от востребованности лучше хранить рядом возле зоны отгрузки. Продукцию большой ценности целесообразно хранить в глубине помещения.

3. Определите категории товара для статистического хранения - на выделенные места, а динамического хранения - располагайте на свободные места в момент его поступления. Назначьте сотрудников, ответственных за организацию размещения.

4. Нельзя хранить товар на полу! Используйте поддоны единого стандарта 800х1200, 1000х1200 или любого другого размера.

5. Товар на хранение передавайте максимально бережно. Ежедневно осматривайте его на предмет целостности.

6. Введите правило "3 шага" для быстрого поиска:

1-ый шаг - разложите товар по группам. Персонал запомнит место хранения данной группы.

2-ой шаг - адресное хранение (продукт в количестве "х" хранится в отделе "А", на стеллаже "Б", на полке "1", в ячейке "11"). Информацию занесите в учётную систему. Ярлыки сделайте разных цветов. Цвет будет помогать в идентификации.

3-й шаг - внедрение автоматизированной системы учёта, использование штрих-кодов, бар-кодов, цифровых кодов, электронных меток. Данный метод помогает наладить работу быстро и эффективно, но имеет недостатки:

- высокая стоимость;

- строгое регламентирование всех действий;

- хранение только зоннированное;

- наличие хорошего ПО;

- необходимо обучить персонал работе с системой.

- автоматизированная система учёта

Комплектация и отгрузка.

1. Никогда не отпускайте груз без сопроводительных документов. Система управления складом ЕКАМ позволяет формировать товарно-транспортные накладные, счет-фактуру, ТОРГ-12 и многие другие документы.

2. Разработайте комплектовочные маршруты, установите сроки подготовки сопроводительных документов.

3. Установите время приёма заявок от клиентов: например заявки поданные после 16 ч, обрабатываются на следующий день, заявки поданные до 12 ч обрабатываться в этот же день после 15 ч и т.д. Назначьте должностное лицо, которое будет уполномочено принимать решение об изменение регламентов по времени комплектации.

3. Определите приоритетные к отгрузке позиции. Это:

- заказы, которые будут доставлены клиенту раньше;

- заказы на последнюю точку разгрузки транспортного средства-перевозчика.

4. Разумно использовать сочетание двух способов комплектации:

- индивидуального, когда из отделов изымается нужное количество товара для одного заказа;

- комплексного, когда изымается продукт, присутствующий в нескольких заказах.

Назначьте работника, который будет принимать решение о методе комплектации.

Комплектация и отгрузка.

1. Скомплектованный товар укладывайте в тару, контейнер, ставьте на отдельную паллету, обматывайте плёнкой. Маркируйте, указывая наименование клиента, адрес доставки.

2. Заведите "Журнал комплектации", где каждый работник, ответственный за комплектацию заказа, будет ставить свою подпись.

3. Осматривайте транспортное средство на предмет соответствия перевозимому грузу. Не допускайте отгрузку в несоответствующий транспорт.

4. Не превышайте разрешённую грузоподъёмность транспортного средства, нагрузку на ось.

5. Не допускайте загрузки "навалом" или установки тяжёлого товара поверх лёгкого. Если продукция повредилась в процессе отгрузки, то сразу замените её - возврат от клиента неизбежен, но обойдётся дороже. По завершению загрузки пломбируем транспортное средство согласно установленному регламенту.

Зонирование склада.

1. Определите, какие помещения вам необходимы, исходя из рисунка.

2. Разделите всю площадь помещения на зоны.

3. Площадь каждой зоны необходимо использовать с максимальной пользой, тогда может оказаться, что часть помещений можно сдать в аренду.

4. Не допускайте распространения зоны хранения на другие отделы.

5. Используйте научный подход для расчёта необходимых площадей для каждой зоны. Расчёт ведётся на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.

6. Создайте зону "брака", складывайте туда продукцию, не соответствующую установленным требованиям. Желательно наглядно отгородить её.

7. Кладовщик ежемесячно представляет отчёт о продукции в зоне "брака" с предложением решений о её дальнейшем использовании.

8. Для того чтобы реализовать бракованный товар ли товар который залежался фирма периодически рассматривает такие варианты как :

- снижение цены;

- бонусы для менеджеров по продажам;

- акции, распродажи;

- возврат производителю;

- ремонт, восстановление;

- продажа своим работникам;

- благотворительные акции;

- утилизация.

9. Наличие проходов и проездов внутри склада обязательно!

10. Административно-бытовые помещения в достаточном количестве: туалеты, душевые, раздевалки, комнаты отдыха. Оптимальная норма - 3 кв. метра на 1 человека.

Порядок на складе.

1. Даже при значительной нехватке площади нужно оставить вдоль стен проходы минимум 50 см, это даст возможность обходить склад по периметру для осмотра и во время уборки.

2. Если не хватает места, возможность добавочных полок на стеллажах, пристройки антресолей сверху. А может можно сократить пространство между полками.

3. Не храните на складе посторонние вещи.

4. Используйте современную осветительную систему. Потолок покрашен в светлый цвет - это усиливает световой поток.

5. Создана такая система освещения, которая освещает только те части, которые необходимо осветить в данный момент. Это значительно сокращает энергозатраты.

6. Используется принципы эргономики: стены, потолок светлого цвета визуально увеличат пространство. Яркой окраской выделите травмоопасные места.

7. На полу нанесена разметка для движения техники. Обозначены места её стоянки.

8.Склад оборудован предупреждающими знаками, информационными табличками. Обязательно должен висеть стенд с информацией о технике безопасности.

10. Поддерживается чистота. Проводится систематическая уборка, дератизация. Сладиться за исправностью все системы: канализации, вентиляции, кондиционирования.

11. О нашем складе знают далеко за пределами нашего региона - перевозчики охотно делятся информацией об условиях работы.

Складская техника.

Погрузочно-разгрузочная техника весьма недешёвая. Расчёт её необходимого количества лучше провести по известной методике Гаджинского. Важно правильно рассчитать показатель запаса: когда определённое число тележек при разгрузке можно дополнить простаивающими из соседнего отдела. Каждая единица техники закреплена за конкретным человеком - индивидуальная ответственность многократно повышает срок её службы.

В техническом отделе всё необходимое для обслуживания: щётки, тряпки, пылесос, вёдра. Материалы для смазывания и ухода также должны быть доступны и располагаться в техотделе. Сотрудники, работающие со сложной техникой, обязаны пройти обучение. Для проведения обучения требуется заключить контракт с учебной организацией. На ровном полу применяйте колёса с полиуретановым покрытием. При неровном, земляном полу, асфальтовом покрытии - резиновые колёса или ролики из нейлона. Уменьшите количество ручных операций с перемещением груза до минимально возможного. Производительность труда повысится – затраты уменьшатся. Повышайте уровень подготовки персонала. Создайте гибкую систему мотивации. Утвердите нормы на расходные материалы. Периодически их пересматривайте.

Склад не тратит деньги, он их зарабатывает!

Сохранность материальных ценностей.

Периодически нужно проводить инвентаризацию склада. Это позволяет сверить наличие товара с компьютером по которому работают менеджеры. Весь товар внесет в базу серка остатков на складе и нет ли пересортицы. Регламентируйте процедуру инвентаризации. Чётко определите цели, сроки проведения. Целями инвентаризации могут быть:

- выявление несоответствие между документальными и фактическими данными;

- повышение эффективности управления запасами;

- повышение уровня сервиса и другое.