Файл: Организация текущего хранения документов, систематизация документов в дела в государственном учреждении.docx
Добавлен: 05.12.2023
Просмотров: 127
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Содержание
| Введение……………………………………………………………………… | 3 |
| §1. Документационное обеспечение деятельности государственного учреждении…………………………………………………………………… | |
| §2. Организация текущего хранения документов, систематизация документов в дела в государственном учреждении ……………………..……………………………………………………………. | |
| §3 Пакет документов для текущего хранения документов, систематизации документов в дела в государственном учреждении………..…………………………………………………………. | |
| Заключение…………………………………………………………………… | |
| Список литературы………………………………………………………….. | |
Введение
Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России.
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала соответствующего подразделения службы ДОУ. Доступ к местам хранения документов не должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п. Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания. Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени - сдаваться дежурному под роспись.
Актуальность выбранной темы. Каждый день в организациях и учреждениях разрабатывается и действует огромное число разных типов документов. Все они обладают различную важность, конкретный период сохранения и могут быть вновь востребованы после завершения работы с ними. Для того чтобы отыскать необходимый акт не составляло труда, была изобретена показательная концепция учреждения сохранения бумаг в учреждения после завершения работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил дает возможность не только лишь не потерять, но легко и быстро находить значимые документы.
Проблемы, затрагивающие учреждения сохранения бумаг в делопроизводстве, изрядно отлично освещены в учебной литературе согласно ДОУ, к примеру, у таких авторов как Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Фактичное предоставление управления», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное предоставление управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство для колледжей». Сведения источниках проанализированы прогрессивные способы и направленности в сферы учреждения сохранения бумаг в делопроизводстве.
Тема исследования: Текущее сохранение документов, систематизирование бумаг в дела в государственном учреждении.
Цель исследования: исследовать формирование текущего сохранения документов и их систематизацию в дела в государственном учреждении.
Объект исследования: документационное предоставление работы государственного учреждения.
Предмет исследования: текущее хранение документов, систематизация документов в дела в государственном учреждении.
Задачи исследования:
1. Выполнить исследование и систематизацию научной и методичной, деловой и тренировочной литературы, а кроме того нормативно-правовой основы согласно проблеме изучения.
2. Квалифицировать формирование документационного обеспечения и управления в государственных организациях.
3. Проанализировать специфику работы согласно текущему сбережению документов и их систематизации в разбирательства в государственном учреждении.
4. Создать пакет документов требуемых для текущего сохранения бумаг и систематизации документов в разбирательства в государственном учреждении.
Методы исследования:
- абстрактные: исследование, обобщение, умозаключение, выведение, консультационный анализ, способ аналогии;
- эмпирические: способ документоведческого изучения, способ проектирования бумаг, способ оптимизации важного документа-потока, способ исследования организационно-распорядительных документов согласно сортировке, прогнозирование.
§ 1. Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения
Документационное предоставление управления – это работа аппарата управления, охватывающая проблемы документирования и системы работы с бумагами в ходе исполнения им административных функций.
Основными задачами службы ДОУ являются:
- организация делопроизводства;
- ведение делопроизводства;
- совершенствование делопроизводства. [14, с. 190]
Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
- управление делами;
- управление делопроизводства;
- канцелярия;
- отдел ДОУ;
- секретариат (дирекция); - инспекция при руководителе.
Управленческие функции:
- организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия;
- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
- прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам;
- рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия;
- организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия;
- обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них;
- составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;
- участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии;
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; - инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. [10, с. 201]
Законы РФ:
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией; Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов. [1, с. 67]
Государственные стандарты:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
ГОСТ 6.38-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. [2, с. 34]
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Бумажный акт предполагает собою бумагу, на которой располагается какая-либо информация. Бумажный акт имеет возможность использоваться для сохранения, записи, чтения, передачи либо распространения какой-либо информации. Им может быть что угодно - от обычной записки – вплоть до указа высшего управления. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации - так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать - вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность. [7, с. 255]
Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот.
Документопотоки.
Увеличение бумажного документооборота влечет за собою огромное число задач, сопряженных с путаницей бумаг и другими аналогичными проблемами.
Электронный акт – это сведения, представленные в электронной форме. Электронный акт имеет возможность оценивается человеком с использованием компьютеров, а кроме того для передачи согласно средствам сети интернет либо обрабатывания в информативных режимах.
Юридическую важность документу – как бумажному, так и электронному – придает его содержание и подписи. Учет документооборота.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
В обеспечении учета, контролирования и поиска бумаг регистрации принадлежит основная роль. Именно оформление представляется первоначальным шагом при формировании информационно-поисковых конструкций согласно бумагам учреждения. Она дает возможность создать основу информации о бумагах, представляется основной для контролирования выполнения бумаг и информационно-справочной работы. С целью преимущества целей регистрации исполняется введение в информационно-справочную концепцию данных о бумагах.
Выбранная концепция регистрации существенным способом оказывает большое влияние на целую концепцию документационного обеспеченья управления: технологию контролирования выполнения бумаг, формирование информационно-справочной работы, предоставление сохранности бумаг. Для современных учреждений и организаций характерен непрерывный рост размеров документооборота, и большая часть прибывающих, внутренних и отправляемых бумаг фиксируется. Оформление представляется одной из более сложных делопроизводственных действий, следовательно, при системе разумной организации регистрации принципиально определить, которые бумаги должны фиксироваться, а какие нет. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации.