Файл: Организация текущего хранения документов, систематизация документов в дела в государственном учреждении.docx
Добавлен: 05.12.2023
Просмотров: 128
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Вследствие завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не разрешается. При потребности во временное пользование может быть выдано дело полностью.
Бухгалтерские дела могут являться выданы только лишь согласно постановлению основного бухгалтера. Предоставление дел в прочие учреждения допускается только управляющим учреждения.
Исключение документов из дел согласно запросу компетентных организаций может производиться только лишь на основании письменного постановления этих организаций и с позволения управления с обязательным составлением действия об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его положение заверенной копии. [13, с. 344]
Завершающий этап работы с бумагами в текущем делопроизводстве – обработка дел для дальнейшего их сохранения и применения.
В структурных подразделениях документы обязаны, находится еще год после завершения текущего года. В данный этап к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми бумагами заканчивается в начале нового календарного года. Согласно истечении данного времени, дела обязаны являться подвергнуты обработке для долгого сохранения. Они должны быть сданы в картотеку учреждения, в случае если он есть, либо переложены в другой шкаф
Обработка дел для сохранения содержит: осуществление экспертизы научной и практической значения бумаг, формирование дел; формирование описи на разбирательства с непрерывным и длительным сроками сохранения. В больших организациях эти деятельность проводятся под контролированием и методической поддержки работников архива учреждения.
Вывод по 2 главе
Значимой функцией делопроизводственной работы представляется систематизирование и сохранение бумаг. Скопление разработанной документации — это особая память системы, отношение к которой предоставляет способ анализировать труд коллектива, разрешать неоднозначные проблемы, получать новые заключения. С целью текущего и долгого сохранения документы комплектуются в разбирательства.
Лица, отвечающие в учреждения или структурном подразделении за управление дел, должны гарантировать безопасность бумаг.
В целях обеспеченья физиологической сохранности, бумаги подшиваются в жесткие обложки либо папки-регистраторы. С целью предотвращения утери бумаг с момента их заведения и вплоть до сдачи в архив либо ликвидированные они обязаны содержаться в рабочих комнатах либо в особо назначенных местах.
На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах.
В текущих архивах подразделений, для размещения крупного числа оснащенных в деле бумаг, используются полки и шкафчики с подвижными и недвижимыми секциями.
В архивах учреждения, в специализированных архивах бумаги сохраняются в специальных комнатах, которые обеспечивают условия сохранения, с применением металлических полок разных объемов и различной степени механизации.
§3 Пакет документов для текущего хранения документов, систематизации документов в дела в государственном учреждении
В деле государственных учреждений формируется совокупность организационно-распорядительных бумаг:
-постановления;
-распоряжения;
-заключения коллегии;
-протоколы;
-акты;
-докладные;
-пояснительные и должностные записки;
-контракты (договоры, соглашения), должностная переписка. [8, с. 190]
Коллективно обговариваемые задачи и принимаемые в соответствии с ним решения фиксируются в протоколах коллегии, координационных и консультативных учреждений, прочих заседаний и совещаний. Двусторонние обязательства государственных институтов с контрагентами и руководство обещаний оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других бумаг.
В зависимости от определенных вопросов управления в работы государственных учреждений формируются прочие типы бумаг: проекты, мониторинги, программы, справки, доклады и прочие варианты.
В определенных законодательством вариантах государственными учреждениями издаваться акты совместно с органами правительство и иными государственными учреждениями согласно проблемам, представляющим взаимный интерес и поступающим в компетенцию обеих сторон. Подобные акты оформляются как общий акт (распоряжение, протокол, положение).
Заключение
С ростом числа создаваемых бумаг в государствах складывались традиции в отрасли документирования, формировался штат высококлассных экспертов в сферы формирования и обрабатывания бумаг, начали развиваться крепкие образцы обращений и завершений в бумагах, формуляры.
Основными тенденциями улучшения документации с окончания 60-х годов XX века становятся нормализация и стандартизация
, разрабатываются унифицированные организации документации, сформированные согласно общим законам и условиям и содержащие информацию, необходимую для управления в установленной области работы.
В настоящее время функционирует примерно двадцати унифицированных конструкций документации (далее – УСД). Разработаны и утверждены Государственные эталоны, устанавливающие определение, направление и состав видов бумаг, вступающих в унифицированные организации, а кроме того форматы, объемы полей бумаг, положение частей и зон важного документа.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и общественной сведении, обеспечивающие встроенную автоматизированную обрабатывание информации, держащихся в УСД. Стандартизация административных бумаг увеличивает степень и эффективность административного работы, содействуют увеличению креативных компонентов в административном труде, увеличению его культуры.
Список использованной литературы
1. Андреева, В.И. Канцелярская работа (с эталонами бумаг в основании ГОСТов РФ): тренировочное пособие/ В.И. Андреева. – М.: ОБЩЕСТВО «Бизнес-учебное заведение «Интел-синтез», 2014 – 192 с.
2. Андреева, В.И. «Делопроизводство» (Выпуск 10-е, переделанное и пополненное): Фактическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2015 – 200 с.
3. Архипова, Н.Г. Канцелярская работа на компьютере: тренировочное пособие/ Н.Г. Архипова. – М., 2014. – 260 с.
4. Баранин, А.Б. «Делопроизводство в предприятии»: фактическое руководство / А.Б. Баранин. - М.: 2013.
5. Баскаков, М.И. Канцелярская работа и сообщение в проблемах и выводах: тренировочное пособие/ М.И. Басаков - Ростов на дону-в-Дону, 2014.
6. Вигер А.М Секретарское проблема / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2014 – 320 с.
7. Верховцева, А.В. «Делопроизводство в профессиональной службе»: тренировочное пособие/ А.В. Верховцева. - М.: ИНФРА, 2014.
8. Вялова, М.Н. Картотека компании (негосударственной учреждения). Методичное руководство и Приблизительный список бумаг, образовывающихся в работы негосударственных учреждений: М.Н. Волова - М.: Мосгорархив, 2014.
9. Замыцкова, О.И.Канцелярская работа для колледжей: Книга – 5 изд./ О.И. Замыцкова. – Ростов на дону-в-Дону.: 2013 – 235 с.
10. Иванова, А.Л. Право и нормативы согласно обеспечивай сохранности бумаг: А.Л. Иванова – М.: 2013 – 185 с.
11. Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс действий делопроизводства: Фактичное предоставление управления: Тренировочное руководство – 4 изд./ М.В Кирсанова – М.: ИНФРА-М; Город: НГАЭиУ, 2014.
12. Крайнова, Л.А. Канцелярская работа в кадрах: Л.А. Крайнова – М.: 2014 – 154 с.
13. Кудряева, В.А. система деятельность с бумагами: Книга – 2 изд./ В.А. Кудряева – М.: 2015.
15. Кузнецова, Т.В. Канцелярская работа: Тренировочное руководство – 6 изд./ Т.В. Кузнецова – М.: 2016.
16. Лихачев, М.Т. Бумаги и канцелярская работа: ссылочное пособие/ М.Т. Лихачев. - М.: «Экономика», 2014.
17. Максимович, Ю.А., Берестова В.И. Канцелярская работа в кадрах: Тренировочное руководство – 4 изд./ Ю. А. Максимович. - М.: 2013.
18. Мингалев, В.С. «Специальные организации документирования»/ В.С. Мингалев. - М .: 2010.
19. Павлюк, Л.В., Киселева, Т.И., Воробьев, Н.И., Классификатор согласно делопроизводству, архивному процессу и почвам деятельность в компьютере/ Л.В. Павлюк. - Спб.: 2010.
20.Печникова, Т.В., Печников, А.В. Практическая деятельность деятельность с бумагами в учреждения: тренировочное пособие/ Т.В. Печников. – М.: ЭКМОС, 2013.
21. Рогозина, К.В. Документационное предоставление управления: Книга – 5 изд./ К.В. Рогозина. – М.: 2013.
22. Розанова, В.А. Стандартная описание согласно делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ: фактическое пособие/ В.А. Розанова. – М.: 2013.
Румынина, Л.А. Канцелярская работа: Тренировочное руководство – 3 изд./ Л.А. Румынина - М.: 2011.
24. Степняков, М.В. Бумаги. Канцелярская работа: Фактическое руководство согласно документационному обеспечивай работы предприятия/ М.В.
25. Степняков. - М.: “ПРИОР”, 2014.
26. www.yandex.ru
27. www.5ballov.ru