Файл: Увеличением числа пользователей фондом архивных учреждений.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.12.2023
Просмотров: 229
Скачиваний: 4
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Задание 7.
Составьте руководство по проведению конверсии и миграции для муниципального архива, используя ГОСТ Р ИСО 13008-2015 Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов.
Ответ:
Планирование деятельности по конверсии и миграции.
В электронной среде конверсия и миграция документов будут обычным явлением, поэтому организации следует иметь программу, планы и указания, обеспечивающие их выполнение в соответствии со стандартами и практиками деловой деятельности. Связанные с документами обязательства и взаимозависимости с вопросами обеспечения долговременной сохранности документов необходимо как можно раньше выявить на стадии анализа и формирования требований в рамках планирования бизнес-процессов и планирования инвестиций в технологии. При принятии решений об использовании для проведения конверсии или миграции (как проекта)
внутренних или внешних ресурсов либо их комбинации следует учесть следующие факторы:
Навыки и компетенции: есть ли у организации сотрудники, обладающие необходимыми для проведения конверсии и миграции опытом и знаниями?
Наличие кадровых и технических ресурсов: можно ли обеспечить проект конверсии или миграции обладающими соответствующими навыками специалистами на весь период его выполнения?
Оборудование: имеются ли у организации подходящие условия и инструменты для выполнения конверсии и миграции?
Стоимость и сроки: имеет ли организация ресурсы (бюджет и время) для проведения конверсии и миграции?
Способность обеспечивать/контролировать качество: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для выполнения работ по обеспечению и контролю качества?
Совместное использование данных/курирование данных, ответственность владельца: какие сотрудники или деловые подразделения организации будут направлять деятельность по проведению конверсии и миграции?
Валидация: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для валидации операций, выполняемых в рамках конверсии и миграции?
Циклы деловой деятельности: кто из сотрудников или деловых подразделений организации будет принимать решения о том, когда нужно проводить конверсию или миграцию?
Организации, сохраняющие электронные документы в течение сроков, делающих необходимым регулярное проведение конверсии или миграции, должны разработать программу конверсии и миграции прежде, чем начнут крупные проекты в этой области.
Разработка такой программы подразумевает появление требования о проведении конверсии или миграции электронных компонентов, образующих документы организации, и создание управляющей структуры, наделенной собственной или делегированной исполнительной властью. Корпоративные политики организации должны санкционировать введение программы конверсии и миграции.
Управляющая структура программы конверсии и миграции определяет, когда и каким образом осуществляются конверсии и миграции и кто их выполняет. Обычно за авторизацию конверсии и миграции отвечают специалисты по управлению документами, которым помогают ИТ-специалисты, владельцы деловых процессов и юристы. Управляющая структура программы конверсии и миграции также определяет, как будет осуществляться аудит и кто отвечает за его проведение.
Такая авторизация управляющей структуры и определение ответственного делового подразделения имеют ключевое значение для того, чтобы конверсия и миграция стали в организации одним из видов обычной, регулярно выполняемой деловой деятельности. В крупных организациях с целью минимизации риска программа конверсии и миграции должна определить
- ограниченный перечень событий-триггеров, инициирующих проведение конверсии или миграции;
- типы выполняемых конверсий и миграций и их периодичность;
- методы документирования (и при необходимости свидетельствования) того, что процессы выполняются в соответствии с требованиями.
Программа конверсии и миграции может также регламентировать: подлежащие конверсии или миграции документы, или типы документов; действия с исходными документами по завершении их конверсии или миграции (разработчик).