ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.12.2023
Просмотров: 43
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Работа с первичными средствами хранения.
При выполнении заданий данного практического занятия используйте:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).
1. Перечислите, что должно быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.
2. Перечислите, что может быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.
Решение:
1. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.
2. Допускается дополнение ярлыка:
полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;
названием архивного фонда;
штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;
отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;
отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.
Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.
отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;
отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.
Задание 2.
Заполните карточку постеллажного топографического указателя. Сведения внесите по своему усмотрению.
Решение:
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ОГКУ «Государственный архив ХХХХХХХХ области»
| Стелаж № | 1 | | ХРАНИЛИЩЕ № | 42 |
| Шкаф № | Полка № | Фонд № | Опись № (н/д) | | Дела с № | | Примечание | |
| | по № | | ||||||
| | | | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
| 1 | 1 | 1 | 1 дел п/хр за 2000 | 1-35 | | |||
| 1 | 2 | 1 | 1 дел п/хр за 2000 | 36-51 | | |||
| 1 | 3 | 1 | 1 дел п/хр за 2001 | 1-65 | | |||
| 1 | 4 | 1 | 1 дел п/хр за 2001 | 66-89 | | |||
| 1 | 5 | 1 | 1 дел п/хр за 2002 | 1-50 | | |||
Задание 3.
Решение:
ОГКУ «Государственный архив ХХХХХХХХ области»
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ОГКУ «Государственный архив ХХХХХХХХ области»
| Фонд № | 1 | | ХРАНИЛИЩЕ № | 42 |
Исполнительный комитет ХХХХХХХХ областного Совета народных депутатов
| Опись N | Дела с N ____ по N ________ | Стеллаж N | Шкаф N | Полка N | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 дел п/хр за 2000 | 1-35 | 1 | 1 | 1 | |
| 1 дел п/хр за 2000 | 36-51 | 1 | 1 | 2 | |
| 1 дел п/хр за 2001 | 1-65 | 1 | 1 | 3 | |
| 1 дел п/хр за 2001 | 66-89 | 1 | 1 | 4 | |
Задание 4
Составьте инструкцию для сотрудника архива по проведению проверки наличия документов в архивохранилище и действиях при выявлении документов, подвергшихся поражению. При составлении инструкции используйте:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);
- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования
Решение:
Этапы проведения проверки наличия и состояния архивных документов
1 Выверка учетных документов.
2 Проверка наличия и состояния дел (документов) в
хранилищах.
3 Документирование результатов проверки наличия и
состояния архивных документов.
4 Организация розыска необнаруженных дел.
5 Снятие необнаруженных дел с государственного
учета.
В ходе проверки наличия и состояния на этапе проверки в архивохранилище запрещается:
Вносить в опись дел неучтенные единицы хранения.
Делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел и других обязательных учетных документах.
Инструкция по организации проведения и оформлению результатов
проверки наличия и состояния архивных документов
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации проведения и оформлению результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов подготовлена с целью организации и порядка:
• проведения работ по проверке наличия и состояния архивных документов;
• рассмотрения вопросов, связанных с розыском необнаруженных при проверке единиц хранения и с внесением изменений в учетные документы.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);
- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования.
1.3. Проверка наличия проводится в целях:
• установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска;
• выявления и устранения недостатков в учете архивных документов;
• выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
1.4. Проверка наличия проводится в плановом порядке в соответствии с планом работы архива и индивидуальных планов сотрудников отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее - отдел обеспечения сохранности), занимающихся проверкой.
1.5. Плановая цикличная проверка наличия в архиве проводится:
• уникальных документов - ежегодно;
• особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;
• остальных архивных документов - на основании решения экспертно - методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
1.6. Единовременно (внеочередные) проверки наличия проводятся в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы.
1.7. Не подлежат проверке наличия фонды, которые за последние пять лет:
- поступили в архив;
- прошли научно-техническую обработку;
- подверглись целевой экспертизе ценности с одновременной проверкой наличия дел;
- проводилось усовершенствование описей с частичным редактированием заголовков, просмотром дел и проверкой их наличия.
1.8. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия дел, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года.
1.9. Инструкция предназначена для сотрудников отдела обеспечения сохранности архива, занимающихся проверкой наличия и состояния архивных документов.
2. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов
2.1. Проверка наличия является постоянной плановой работой архива. План рассчитывается по действующим в архиве нормам времени на работы и услуги. Норма выработки включает те виды работ, которые будут проведены в ходе проверки наличия, а именно:
• выемка дела;
• сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках;
• визуальный осмотр физического состояния дел;
• сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях;
• подкладка дела;
• заполнение листа проверки;
• отметка в описи об окончании проверки наличия.
2.2. На розыск необнаруженных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку не зашифрованных дел, смену ярлыков, и другие виды работ предусматривается специальное время.
2.3. Проверку наличия одного фонда рекомендуется проводить двум специалистам.
2.4. Проверку наличия конкретного фонда рекомендуется завершать по возможности в течение года. Розыск необнаруженных дел проводится в течение года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела.
2.5. Координация и контроль работы по проверке наличия осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем.
3. Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов
3.1. В начале проверки наличия заведующим архивохранилищем проводится выверка учетных документов, которая включает: