Файл: Обработка табличных электронных документов.pdf

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
КАЛИНИНГРАДСКИЙ ФИЛИАЛ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО
УНИВЕРСИТЕТА
КАФЕДРА АДМИНСТРАТИВНО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН
И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОВД
УЧЕБНЫЙ МАТЕРИАЛ по дисциплине «Информационно-коммуникационные технологии в служебной деятельности»
Тема 6: Обработка табличных электронных документов
Калининград
2023 г.

2
СОДЕРЖАНИЕ
1. Понятие и история развития табличных процессоров.
2. Основные понятия и приемы работы с электронной таблицей.

3
1. ПОНЯТИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ
ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ
Пользователям в процессе работы с информацией очень часто обраба- тываемую информацию приходится представлять в виде таблиц. Это имеет ме- сто при создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ве- домостей, при составлении планов и распределении ресурсов предприятий, при выполнении научных исследований. Стремление к автоматизации такого вида работ привело к созданию специализированных программных средств для обработки информации, представляемой в табличной форме. Такие про- граммные средства называют табличными процессорами или электрон-
ными таблицами.
ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА – программа для математической,
статистической и графической обработки массивов текстовых и число-
вых данных, организованных в виде таблиц.
Табличные процессоры позволяют не только создавать таблицы, но и ав- томатизировать обработку табличных данных. Созданные вначале для выпол- нения только расчетных операций электронные таблицы по мере их совершен- ствования оказались эффективными и при решении более сложных задач, например, таких как:
− сортировка данных;
− обработка статистических данных;
− оптимизация;
− прогнозирование и т.д.
Электронные таблицы используются в компьютерной технике уже около 30 лет. В 80-е годы большое распространение в нашей стране получили такие табличные процессоры как Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и Su- perCalc фирмы Computer Associates, работавшие с MS-DOS в текстовом ре- жиме. До сих пор на машинах малой мощности широко используется русифи- цированная версия программы SuperCalc-4. На современных машинах чаще

4 применяются программы обработки электронных таблиц, работающих в гра- фическом режиме под управлением оболочки Windows. Причем в нашей стране наибольшей популярностью пользуются программы Quattro Pro фирмы
Novell и особенно Microsoft Excel.
Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдель- ного класса программного обеспечения является Дэн Бриклин, который сов- местно с Бобом Фрэнкстоном разработал программу VisiCalc в 1979 г. Эта электронная таблица для компьютера Apple II стала очень популярной, пре- вратив персональный компьютер из игрушки для технофилов в массовый ин- струмент для бизнеса. VisiCalc стала очень известной и особо дальновидные компании приобретали компьютеры Apple II с единственной целью – плани- ровать бюджет с помощью программы VisiCalc. Поэтому многие считают, что своим успехом в то время компьютеры Apple II в значительной мере обязаны
VisiCalc.
Идея выделения таблиц в особый класс документов и создание специа- лизированной программы, выполняющей всевозможные операции с таблич- ными данными, оказалась весьма удачной и была подхвачена многими фир- мами. Популярность электронных таблиц стремительно росла.
В 1982 году компания IВМ громко заявила о себе, способствуя в даль- нейшем утверждению персональных компьютеров на мировом рынке. Не тратя времени даром, VisiCorp адаптировала VisiCalc к новой аппаратной среде. Стремясь превзойти успех VisiCalc, небольшая группа программистов
Кембриджа (штат Массачусетс) решила создать более совершенную про- грамму управления электронными таблицами. Объединившись в небольшую компанию во главе с Митчем Капором и Джонатаном Заксом, эти энтузиасты создали новый программный продукт. Кроме того, впервые в истории созда- ния программных средств была проведена широкомасштабная рекламная ком- пания по продвижению нового продукта на рынок. Lotus, появившийся в 1983 году, пользовался неизменным успехом в течение многих лет. Несмотря на вы- сокую цену – $495 (да, в те времена люди действительно платили за программу

5 такие деньги), новая программа быстро превзошла VisiCalc по объему продаж.
Долгое время Lotus имел одни из самых высоких показателей торговой актив- ности, поскольку этот табличный процессор впервые дал возможность исполь- зовать графику и работу с системами управления базами данных. Его появле- ние имело такой же эффект для компьютеров фирмы IBM, какой в свое время произвел редактор VisiCalk для компьютеров Apple. Именно появление этого процессора сделало фирму IBM самой большой независимой компанией – про- изводителем программных средств.
Следующим шагом было появление на рынке программ табличного про- цессора Excel фирмы Microsoft. Программа предлагает более простой графи- ческий интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информа- ции.
В настоящее время электронная таблица представляет собой программ- ный продукт, позволяющее решать целый комплекс задач.
1. Выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, ре- шение численными методами целого ряда математических задач; удобно вы- полнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удоб- ный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вы- числительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать
2. Математическое моделирование. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство электронной таблицы – мгновенный пересчет формул при изменении значе- ний входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представ- ляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:
− подбор параметров;

6
− прогноз поведения моделируемой системы;
− анализ зависимостей;
− планирование.
Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графи- ческого представления данных (диаграммы);
3. Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Ко- нечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возмож- ности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования дан- ными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск ин- формации по заданным условиям и сортировка информации.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПРИЕМЫ РАБОТЫ
С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ
Как уже ранее нами отмечалось, электронные таблицы – это набор ком- пьютерных инструментов для работы с информацией, представленной в таб- личной форме. Рассмотрим основные приемы работы с электронной таблицей на примере программы MS Excel, получившей наибольшее распространение в
России и за рубежом.
Начиная разговор об Excel, прежде всего, хочется обратить внимание на тот качественный скачок, который происходит при переходе от электронного аналога текстовых документов к электронным таблицам. Ценность любой ин- формации в значительной мере определяется качеством ее организации, и, бо- лее того, существенная доля затрат на обработку информации связана с при- данием ей той или иной логической структуры. Особенностью электронных таблиц является то, что в них структурирование информации начинается непо- средственно на этапе ввода данных: с самого начала своего существования в машинной форме они привязываются к структурным подразделениям таблиц
– ячейкам.

7
Как показал опыт развития прикладного программного обеспечения, идея таблично ориентированной организации данных, несмотря на кажущу- юся простоту, оказалась весьма плодотворной.
MS Excel является одной из составляющих интегрированной программ- ной системы автоматизации офисной деятельности Microsoft Office. Он хорошо взаимодействует с другими программными приложениями, входящими в ее со- став. Прежде всего, это касается возможности создавать собственные про- граммные расширения, работающие в среде Excel. Принципиальным свойством процесса создания таких программных надстроек является то, что как в Excel, так и в других программных продуктах, входящих в семейство MS Office, для этого используется среда программирования Visual Basic for Applications
(VBA), что, в конечном счете, открывает широкие возможности для их после- дующей тесной интеграции.
Важнейшей особенностью процессоров электронных таблиц является их способность обеспечивать автоматический пересчет и обновление связей при вводе или изменении данных. Как только вводятся новые данные, электронная таблица мгновенно проводит перерасчет по ранее заданным формулам, и ин- формация моментально обновляется. Эта особенность таблиц с успехом ис- пользуется для анализа многовариантных ситуаций или ответа на вопросы типа
«Что будет, если...?».
При запуске программы MS Excel появляется главное окно программы
(рис. 1). Среди основных интерфейсных элементов окна могут быть названы:
− лента инструментов;
− строка ввода данных;
− окно адреса активной (текущей) ячейки;
− ярлыки листов рабочей книги и кнопки навигации по ним;
− линейки прокрутки.
Интерфейс Excel 2010 является дальнейшим развитием пользователь- ского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы

8
Microsoft Office 2007. При создании интерфейса разработчиками была постав- лена задача: сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе.
В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.
Кнопки навигации по листам
Ярлыки листов рабочей книги
Окно адреса текущей ячейки
Строка ввода данных
Заголовок окна
Лента инструментов
Рис. 1. Главное окно программы MS Excel 2010
Как можно заметить, все команды Excel 2010 собраны в виде инструмен- тов на ленте инструментов и объединены по функциям на вкладках. Рассмот- рим, какая вкладка за какой набор команд отвечает.
Главная – основные операции редактирования (вставка, удаление, вы- резание, копирование), основные операции форматирования текста и задания формата ячеек, а также задание и вставка простых формул.

9
Вставка – отвечает за создание и вставку в текущий лист самых разных объектов: рисунков, диаграмм, сводных таблиц, ссылок на другие документы.
Разметка страницы – все, связанное с размерами листа, областью пе- чати, ориентацией страницы, а также некоторые параметры оформления, вли- яющие на всю таблицу.
Формулы – все связанное с вычислениями в таблице Excel: вставка фор- мул, установление связи между объектами, именование фрагментов таблицы и объектов, задание параметров вычислений.
Данные – задание параметров подключения к внешнему источнику дан- ных (будь то другой документ или источник данных в Интернете), управление процессом получения данных, задание способа размещения полученных дан- ных в таблице и, наконец, задание способа отображения этих данных.
Рецензирование – отвечает за подготовку таблицы к тому, чтобы пока- зать ее другим людям, и за совместную работу над этой таблицей. Включает в себя как инструменты для совместной работы над документом, в том числе инструменты для вставки примечаний и сохранения правки, так и инстру- менты «хорошего тона», например для проверки орфографии.
Вид – отвечает за то, как выглядит программа внешне, видны или скрыты те или иные из ее инструментов, размещает на экране несколько одно- временно открытых окон Excel, позволяет задавать масштаб отображения как для листа в целом, так и для выделенной его области.
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, име- ющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной про- граммы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ , ВА до BZ и т. д.
Максимальное количество строк и столбцов определяется особенно- стями используемой программы и объемом памяти компьютера. MS Excel
2010 позволяет размещать на листе 1.048.576 строк и 16.384 столбца. Таким

10 образом, для решения практических задач можно создавать таблицы, содержа- щие более 1 млн. ячеек, хотя в большинстве случаев этого не требуется.
Рис. 2. Рабочая область электронной таблицы
Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).
Ячейка– область, определяемая пересечением столбца и строки элек- тронной таблицы.
Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки. Обычное обозначение ячейки, составленное из имени столбца и номера строки (А5, В7, С4 и т.д.), называется относительным адресом(или просто адресом). При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах, вводимых в ячейки. Это обес- печивает неоценимые удобства для автоматизации ввода информации. В то же время, иногда это служит источником ошибок – когда такая переадре- сация нежелательна. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса

11 данной ячейки, ей назначают абсолютный адрес. Для этого необходимо про- ставить перед именем столбца и (или) перед номером строки знак доллара
«$». Например, в адресе $В7 не будет меняться имя столбца, в адресе C$3 – номер строки, а в адресе $F$12 не изменится ни имя столбца, ни номер строки.
При работе с таблицей можно ссылаться не только на отдельную ячейку
(ее адрес), но и на группу смежных ячеек в строках или столбцах. Такая группа называется диапазоном. Диапазон могут образовывать смежные ячейки
строки, смежные ячейки столбца или группа смежных ячеек, образующих прямоугольную область (блок). Ссылка на диапазон состоит из адресов ячеек начала и конца диапазона, разделенных двоеточием, Так, например, ссылка С3:С9 (рис. 3) означает включение в диапазон всех ячеек столбца С с
3 по 9 строку включительно.
Рис. 3. Задание диапазона ячеек

12
Ссылка D1:F1 означает включение в диапазон всех ячеек первой строки, начиная со столбца D и заканчивая столбцом F. Ссылка B3:G7 означает, что в диапазон включен прямоугольный блок. у которого левый верхний угол имеет адрес ВЗ, правый нижний (противоположный по диагонали прямоугольного блока) – G7.
Ячейкам (диапазонам ячеек) также можно присваивать собственные имена и использовать их для ссылок на ячейки наряду с адресами. Для этого необходимо:
1. Выделить ячейку (диапазон ячеек).
2. На закладке Выбрать пункт меню Вставка > Имя > Определить.
3. Указать имя ячейки (блока ячеек), начинающееся с буквы.
Рис. 4. Присваивание имени диапазону ячеек
Использование содержательных имен вместо «слепых» адресов при ра- боте с ячейками, как правило, является элементом хорошего стиля работы: хотя их присвоение на начальном этапе требует дополнительных трудозатрат от пользователя, в последующем они позволяют лучше ориентироваться в боль- ших массивах информации со сложными взаимозависимостями.

13
Основные объекты обработки информации – электронные таблицы – размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в кото- рых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одно- временно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» ра- боты. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окна, которые в настоящий момент мы видим на экране, называются текущими (активными).
Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, а которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Вы мо- жете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих вас ли- стов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листы ра- бочей книги сохраняются в одном файле. Заметим, что, термин «рабочая книга» не является стандартным. Так, например, табличный процессор
Framework вместо него использует понятие Frame (рамка).
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следую- щих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты. Вы можете использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы (рис. 5).
Так, например, общий формат используется по умолчанию, обеспечи- вая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.
Числовой формат обеспечивает представление чисел в ячейках с задан- ной точностью, определяемой установленным пользователем количеством де- сятичных знаков после запятой (десятичной точки). Например, если установ- лен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0.12345 – как .12.
Процентный форматобеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством