В данной ситуации начальнику отдела не стоит развивать конфликтную ситуацию, а постараться побеседовать с починенным лично и выяснить, чем вызвана критика в его адрес.

3) Как можно нейтрализовать конфликт?

Для восстановления авторитета начальника отдела на ближайшем служебном совещании стоит вернуться к обсуждения затронутых на предыдущем совещании проблем и предложить совместные пути их решения.

 

Задание 6. (максимальное количество баллов – 3 балла)

Прочитайте предложения, взятые из деловых бумаг. Найдите лексические ошибки и исправьте их.

1. 
   Гражданка Сидорова Н.Ф. обратилась с заявлением о разводе брака. 
   

Гражданка Сидорова Н.Ф. обратилась с заявлением о расторжении брака.

2. 
   Споры нередко доходили до прямых оскорблений во лжи.
   

Споры нередко доходили до прямых обвинений во лжи.

3. 
   Пишите Ваши инициалы полностью. 
   

Пишите Ваши имя и отчество полностью.

4. 
   Эффективность режима экономики во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. 
   

Эффективность режима экономики во многом зависит от того, насколько ограничены финансовые расходы.

5. 
   На вверенной Вам территории необходимо еще возвести баню для жителей села.
   

 На вверенной Вам территории необходимо еще построить баню для жителей села.

6. 
   Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298. Ул. Народного Ополчения.
   

Сообщаем наши реквизиты: почтовый индекс: 123298, ул. Народного Ополчения,д.4.

7.  При работе с новым специалистом необходимо описать номенклатуру дел его отдела.

 При работе с новым специалистом необходимо составить номенклатуру дел его отдела.

Задание 7. (максимальное количество баллов – 2 балла)

Кейс «Откройте! Совещательная полиция!»

Иван Сергеевич попросил секретаря приготовить кофе и задумался о прошедшем совещании. Сегодня он поделился с коллегами прочитанной недавно информацией о том, что в одной турецкой компании руководство ввело «Переговорную полицию», имеющую право посещать любые переговоры, которые ведут сотрудники, с целью удостовериться, что общительные турки говорят исключительно по делу, а не тратят время на разговоры о родственниках, погоде и т.д. В ответ услышал: «А Совещательной полиции они не придумали?!», и коллеги иронично заулыбались, отводя глаза. В принципе, он уже давно начал догадываться, что еженедельные совещания, которые он проводил по понедельникам для ключевых сотрудников своей небольшой тренинговой компании, особой популярностью не пользуются, но не очень понимал – почему. Ведь его целью было укрепить командный дух, повысить эффективность групповой работы – в обсуждении проблем компании поначалу рождались интересные идеи. Однако постепенно сотрудники все

---

больше стали отмалчиваться на совещании, нетерпеливо поглядывали на часы, пока он обсуждал с одним из них какой-нибудь актуальный вопрос. Возможно, он слишком углублялся в детали, стараясь до конца разобраться в очередной проблеме, касающейся не всех, а только того сотрудника, который эту проблему поднимал. Но всплывали такие разные вопросы — и по клиентам, и по мероприятиям, и по стратегическим планам, о которых можно было говорить долго. Иван Сергеевич полагал, что если подчиненные будут в курсе того, кто чем занимается, будут принимать участие в обсуждении важных вопросов и принятии решений по фирме – это сплотит коллектив.

И в их организации не будет слухов и сплетен, потому что на подобных совещаниях вся информация обсуждается открыто: любые вопросы, проблемы, новости фирмы. Но, видимо, его сотрудники не считали подобные встречи эффективным способом коммуникации: когда кто-нибудь из них поднимался и уходил после звонка секретаря – «ой, извините, ко мне пришел важный клиент!», остальные провожали его откровенно завистливыми взглядами. Нужно было что-то менять.

Вопросы:

1. 
   Почему сотрудники фирмы считали еженедельные совещания потерей рабочего времени?
   

Возможно, переизбыток совещаний, когда уже нечего обсуждать, а также неэффективное планирование предстоящего совещания Иваном Сергеевичем. Он, как руководитель, не до конца осознает, какой результат он хочет получить в итоге. Истинные цели совещания никому не понятны, нет видимой пользы. Люди приходят на совещание только потому, что за неявку ожидают те или иные меры. Здесь также руководитель ставит цель принять совместное решение, а ограничивается монологом по проблеме.

2. 
   Что Ивану Сергеевичу следует изменить в планировании и организации совещаний, чтобы повысить их результативность?
   

Ивану Сергеевичу нужно собирать сотрудников на совещания только тогда, когда будут действительно важные темы для обсуждений. Он должен придерживаться только той темы, которую собирался обсуждать, не отвлекаясь на другие.

 

Задание 8. (максимальное количество баллов – 3 балла)

Заполните таблицу, обозначая  наличие  реквизита  в  документе  знаком  "+", возможное, но необязательное наличие реквизита - знаком "+/-", отсутствие реквизита - знаком "-".

---

	Доверенность	Расписка	Объяснительная записка	Заявление
Наименование адресата	+	+	+	+
Должность, фамилия, имя,  отчество адресата	+	+	+/-	+
Фамилия, имя, отчество  составителя документа	+	+	+	+
Заголовочная часть  (наименование документа)	+	+	+	+
Основной текст документа в  т.ч.: указание  на  действия,  которые разрешается выполнять  доверенному лицу	+	-	-	-
Наименование учреждения, предприятия или  лица,  от которого получено чего- либо	-	+	-	+/-
Точное наименование полученного с  указанием количества или суммы	-	+	-	+/-
Объяснение причин  нарушения  в производственном процессе	-	-	-	+
Опись прилагаемых документов	-	-	-	+
Подпись составителя документа	+	+	+	+
Дата составления документа	+	+	+	+
Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись составителя документа, дата удостоверения документа	+	-	-	+

 

Задание 9. (максимальное количество баллов – 3 балла)

Составьте план подготовки секретарем бизнес-поездки руководителя, используя следующие данные:

---

- цель поездки – заключение контракта;

- время и место пребывания, наименование организации – Самара. Фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05.2021 г.

- обсуждаемые вопросы – ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки;

- необходимая информация: характеристика товара (сертификат), проект контракта, программа пребывания.

1. 
   Узнать цель поездки (заключение контракта), место встречи и места посещения (Самара. Фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05.2021 г.).
   
2. 
   Разработать проект программы пребывания руководителя в Самаре, согласовать его с руководителем.
   
3. 
   Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания руководителя, внести коррективы, если они будут.
   
4. 
   Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов, согласно которому:
   

• 
  заказать билет на 1 мая до Самары и обратный билет на вечерний рейс 15 мая;
  
• 
  оформить все выездные документы;
  
• 
  забронировать одноместный номер в гостинице;
  
• 
  подготовить служебные документы и материалы, которые могут пригодиться руководителю при проведении переговоров (ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки, характеристика товара (сертификат), проект контракта). Вместе с руководителем проанализировать их, доработать, если будут замечания. Сделать несколько ксерокопий, одну из которых оставить себе;
  
• 
  выписать командировочное удостоверение на имя руководителя;
  

Все документы должны быть готовы к 27 апреля.

5. Отксерокопировать паспорт руководителя и карту медицинского страхования; один экземпляр оставить себе, другой - отдать руководителя.

6. Подготовить бланки документов, визитные карточки руководителя, блокноты, ручки и другие необходимые ему принадлежности.

7. Продумать список подарков и сувениров.

8. Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.

9. Отдать распоряжение шоферу, подготовить машину 1 мая за 2 часа до отлета быть у подъезда дома руководителя.

10. Получить указания руководителя о неотложных делах, которые надо сделать в его отсутствие.

11. Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке.

12. Лично проводить руководителя в аэропорт и, убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании.

---

13. 15 мая сделать контрольный звонок референту компании, которая принимает руководителя, и спросить, нет ли изменений в программе пребывания его в Самаре.

14. 16 мая организовать встречу руководителя.

Заполните бланк командировочного удостоверения в соответствии с ситуацией.

Цель поездки. Время и место пребывания	Обсуждаемые вопросы	Необходимая информация	Исполнители, задействованные в подготовке материалов	Технологические и технические вопросы подготовки
Заключение контракта. Самара. Фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05.2021 г.	Ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки;	Характеристика товара (сертификат), проект контракта, программа пребывания.	Секретарь	Отдать распоряжение шоферу, контрольный звонок референту компании «Старый город»

 

Задание 10. (максимальное количество баллов – 2 балла)

Аргументированно обоснуйте утверждение о том, что секретарь – это социально-значимая профессия. Составьте спецификацию технических средств секретаря руководителя небольшой организации.

 Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Спрос на рынке труда на данных специалистов большой, что связано со значительным ростом количества коммерческих структур. Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.

Секретарь берет на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону.

Спецификация технических средств секретаря

---

Смотрите также файлы

• Тесты составлены Себенцовым А. Б. Примеры тестов для подготовки к зачёту по курсу региональная экономика.pdf

• Лазерный уровнемер.docx

• Практическая работа 10 Охрана труда.docx

• Реферат по дисциплине Менеджмент производства и услуг предприятий питания.docx

• Мероприятия, проводимые в преддверии Дня Победы в мкоу сош 6.docx