Файл: Тема 4: Документация и инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учета..doc
ВУЗ: Запорожский институт экономики и информационных технологий
Категория: Лекция
Дисциплина: БухУчет
Добавлен: 06.02.2019
Просмотров: 587
Скачиваний: 4
Тема 4: Документация и инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учета.
Лекция 1. Документирование хозяйственных операций
План:
-
Понятие о бухгалтерских документах. Требования к содержанию и оформлению документов.
-
Классификация документов.
-
Порядок приемки, проверки и обработки документов в бухгалтерии.
-
Организация на предприятии документооборота.
-
Порядок хранения и передачи бухгалтерских дел в архив. Уничтожение документов.
Нормативная база:
1.Закон Украины № 996 от 16.07.1999г. « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
2. Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995г.
Вопрос 1.
Основой синтетического и аналитического учета является первичный учет. От его точности и своевременности зависит качество учетных показателей, необходимых для контроля и управления хозяйственной деятельностью предприятия.
Для отражения в учете любой хозяйственной операции, используются соответственно оформленные первичные документы ( основа первичного учета), которые являются письменным подтверждением ( доказательством):
-
Факт совершения хозяйственной операции ( или права собственности на ее совершение);
-
Ее законности;
-
Хозяйственной целесообразности;
Информация на предприятии первоначально отражается в первичных документах, а затем обобщается в учетных регистрах.
Документация, как один из основополагающих элементов метода бухгалтерского учета, представляет собой способ сплошного и беспрерывного наблюдения за осуществляемыми на предприятии хозяйственными операциями и их первичной фиксации в специальных носителях информации ( документах).
Документирование - это процесс оформления производственных, финансовых и хозяйственных операций соответствующими документами – на основе наблюдения, восприятия факта совершения операций, измерения ее показателей ( натуральных, трудовых, денежных) и фиксации в первичных документах.
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранение первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями ( кроме банков) независимо от форм собственности учреждения и организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета определяется Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995г.
Первичный документ – это письменное свидетельство, фиксирующее и подтверждающее хозяйственную операцию, включая распоряжение (разрешение ) администрации или собственника предприятия на ее осуществление.
Бухгалтерский документ- это документ, который содержит информацию о хозяйственной операции и является юридическим доказательством ее совершения.
Выписываются первичные документы на самых различных участках деятельности предприятия. Составляются в момент осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения, содержать полные и достоверные данные. Составляется в бумажном виде.
Они могут быть :
-
кассовые и банковские;
-
товарные и расчетные;
-
приходные и расходные;
-
первичные и сводные
На основании первичных документов можно судить о том, какая операция была совершена, кто принимал участие в ее совершении, кто дал распоряжение (право) на ее совершение( распорядительные подписи руководители и главного бухгалтера или др. должностных лиц имеющих право первой и второй подписи).
Документы имеют большое значение в управлении деятельностью предприятия, в контроле над выполнением тех основных задач, которые стоят в настоящее время перед бухгалтерским, финансовым, управленческим, налоговым и статистическим видами учета.
Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.
Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом.
Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приеме и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.
Огромное значение имеют документы в обеспечении контроля над сохранностью имущества предприятия, рационального его использования.
Документы имеют и правовое ( юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются в качестве источника доказательства при разрешении в суде хозяйственных споров, при проведении судебно – бухгалтерской экспертизы и ревизий. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и правильно оформлены.
Требования к содержанию, составлению и оформлению документов.
Бухгалтерские документы должны составляться, заполняться на бланках типовых, стандартных, унифицированных форм( документы, утвержденные Госкомстатом Украины, являются обязательными для применения всеми предприятиями независимо от организационно – правовой формы). В настоящее время применяются утвержденные приказами Министерства статистики Украины типовые формы первичной учетной документации по учету основных средств, сырья и материалов, по учету начисления и выплаты заработной платы, кассовых и банковских операций и др. Транспортные документы ( товарно – транспортная накладная) утверждаются приказами Мнтранса Украины.
Каждый документ имеет свою определенную форму и содержит определенные показатели, которые уже напечатаны типографическим способом или требуют дополнительного заполнения. Иногда документы могут иметь произвольную форму. Но в любом случае они должны содержать обязательные реквизиты.
Обязательные сведения, приведенные в документе, без которых он не имеет юридической силы называются его реквизитами.
Существуют обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены в каждом документе и есть дополнительные реквизиты, которые в одних ситуациях заполняются, а в других – нет.
К обязательным реквизитам относятся:
-
название документа (формы), его номер, код формы ( если это бланк установленной типовой формы);
-
название предприятия (учреждения), от имени которого составлен документ;
-
содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
-
должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции, и составление первичного документа ( иногда необходимо указывать адреса сторон, участвующих в хозяйственной операции);
-
дата ( число, месяц, год ) и место составления документа;
Документ без подписей ответственных лиц к исполнению не принимается.
Дополнительные реквизиты:
-
идентификационный код предприятия из Государственного реестра (ЕГРПОУ);
-
основание для осуществления хозяйственной операции ( договор, контракт, приказ, распоряжение, акт и др., с указанием их номера и даты подписания);
-
данные о документах, удостоверяющие личность получателя и пр.
Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа и пр.
Однако, следует обратить внимание, что в случаях, если речь идет о документах : расчетных, расчетных чеков, доверенностях , оформление кассовых документов, письменные сделки, то в этих случаях недопустимо применение факсимиле.
Основные правила заполнения документов.
Документы должны заполняться чисто ( без подчисток и помарок), четко, ясно, аккуратно, чернилами или пастой темного цвета, на пишущих машинках или других средствах оргтехники. Карандашом или цветными чернилами записи выполнять запрещено.
Все необходимые реквизиты, как обязательные, так и дополнительные должны быть заполнены. Свободные строки по правилам прочеркиваются.
В кассовых и банковских документах сумма обязательно должна быть указана прописью ( гривны - прописью, копейки цифрами; запятой гривны (прописью) и копейки( цифрами) не отделять) . В кассовых документах указание суммы требуется начинать с начала строки и с большой буквы.
В товарных документах, которыми оформляется отпуск или получение материальных ценностей в обязательном порядке прописью должна быть указана итоговая сумма « Всего к оплате на сумму», « Всего получено товаров на сумму ( прописью)».
Д аты:
-
- нельзя писать!
Нужно писать:
11 декабря 2002г.
Суммы цифрами:
Нужно писать: 435,26 или 435,00 грн.
Нельзя писать: 435.24 или 435 или 435-24 грн.
Если при выписке документа была допущена ошибка , то можно выписать документ на новом бланке, а испорченный уничтожить. Если же это невозможно, то исправление производится так:
-
неправильный текст или сумма зачеркиваются одной тонкой линией, так, чтобы можно было прочитать написанное ранее.
-
Сверху или сбоку пишется правильный текст( сумма) и на полях документа или на свободном месте, делается оговорка- « исправлено», ставится дата и подпись лица.
В кассовых и банковских документах никакие исправления, даже оговорки не разрешаются (за исключением кассовой книги, в ней допущенную ошибку можно исправить, но исправление ошибки должно быть оговорено подписью главного бухгалтера и кассира,. Можно подстраховаться еще и печатью).
В документах строгой отчетности ( это документы, которые связаны с оформлением денежных операций ( денежные чеки, доверенности, векселя, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и др.) и составляются на бланках с водяными знаками. Учет их ведется поштучно, списание использованных оформляется актами. В приказе об учетной политике предприятия обязательно должен быть перечень применяемых видов бланков строгой отчетности и указаны работники ( должности), ответственные за их хранение) никакие исправления не допускаются. Необходимо выписать новый документ, а испорченный списать по акту.
Язык документа – украинский, но наряду с украинским может применяться другой язык – в порядке, определенном ст. 3 и ст.11 Закона « О языках в Украине» ( № 8312 – XI от 28.10.89г.).
Ответственность за своевременное и качественное составление документа, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в БУ, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
Вопрос 2. Классификация документов.
Бухгалтерские документы классифицируют по 4 основным признакам :
-
По назначению
-
По способу составления
-
По месту составления
-
По способу отражения информации
1.По назначению документы классифицируются на следующие виды:
а). Распорядительные
б). исполнительные
в). документы бухгалтерского оформления
г). комбинированные документы
а).Распорядительные содержат распоряжение или приказ собственника на право совершения определенной хозяйственной операции
Например:
1. Перед отправлением работников в командировку по предприятию издается приказ- распоряжение о том, кто направляется в командировку, на какой срок, для выполнения какой работы.
На основании этого приказа выписывается командировочное удостоверение , работнику выдается денежный аванс( под отчет), за работником сохраняется средняя заработная плата и пр.
2. Прием на работу, перевод, увольнение и пр.
3. Доверенность.
Однако эти документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций, а поэтому не служат основанием для отражения их в учете.
Б).Исполнительные ( оправдательные), подтверждают факт осуществления хозяйственных операций, т.е. содержат сведения о ее выполнении, а поэтому служат основанием для отражения их в учете. Например: выписки банка с текущего счета , накладные, счета фактуры, авансовые отчеты, путевые листы.
В).Бухгалтерского оформления – составляются самими работниками бухгалтерии, на основании ( исполнительных)оправдательных документов. Это бухгалтерские справки- расчеты, ведомость начисления амортизации, отчетные калькуляции , накопительные ведомости т.д.
Эти документы самостоятельного значения не имеют, они не отражают непосредственно хозяйственные операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.
Г).Комбинированные – это документы, являются одновременно распорядительными, исполнительными и бухгалтерского оформления. Например: приходные и расходные кассовые ордера.
Т.е. эти документы выписывает бухгалтерия, но до передачи их кассиру для исполнения, документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером ( т.к. именно они являются распорядителями финансов).- распоряжение.
При получении денег работник предприятия должен указать в ордере сумму прописью, поставить дату и подпись и указать документ удостоверяющий его личность, а после выдачи денег, ордер подписывает кассир- этим подтверждается факт совершения операции- т.е. исполнения.
Затем этот ордер сдается в бухгалтерию, где производится его бухгалтерская обработка ( контировка и пр).
2. По способу составления документы можно классифицировать:
-
разовые и накопительные;
-
первичные и сводные;
Разовые. В них фиксируется одна хозяйственная операция.
Например: кассовые ордера, платежные поручения, накладные и пр.
Накопительные в течение рабочего дня или за отчетный период времени может быть зафиксировано, зарегистрировано несколько хозяйственных операций.
Например: лимитно- заборная карта ( обычно выписывается отделом снабжения или на стройках плановым отделом или производственно- техническим). Этим документом оформляется отпуск сырья, материалов, запчастей на выполнение сторительно- монтажных работ, ремонтных работ и пр. В этом документе по датам отпуска в течении отчетного периода( обычно месяц) фиксируется отпуск ценностей. По окончании отчетного периода подсчитываются общие итоги.
Первичные - документы, которые оформляются в момент совершения хозяйственной операции( кассовый ордер, накладная на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ)
Сводные - которые составляются на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей.
Например:
1. Отчет кассира. Т.е. о окончании рабочего дня кассир на основании первичных документов( ПКО, РКО) составляет отчет кассира по кассовой книге.
2. Банковская выписка.
3. По месту составления бывают:
-
внутренние
-
внешние
-
служебные
Внутренние- выписываются на данном предприятии.(заявление о приеме на работу – внутренний документ)